Mẹo dọn dẹp hộp thư đến nhanh chóng bằng cách sắp xếp email theo người gửi thay vì thời gian

Thay vì dựa vào thứ tự thời gian, việc sắp xếp email theo người gửi là phương pháp hiệu quả để làm sạch hộp thư đến đang bị quá tải. Cách tiếp cận này giúp người dùng xử lý thư theo lô, thay vì phải kiểm tra từng mục nhỏ lẻ, từ đó tiết kiệm tối đa thời gian quản lý dữ liệu hàng ngày.

Lợi ích của việc sắp xếp email theo người gửi

Phần lớn người dùng có thói quen xử lý email từ trên xuống dưới theo trình tự thời gian. Tuy nhiên, phương pháp này thường khó làm lộ ra các quy luật liên lạc hoặc mối liên hệ giữa các tệp dữ liệu. Việc nhóm thư theo người gửi mang lại những ưu điểm cụ thể sau:

Xử lý thư quảng cáo hàng loạt: Dễ dàng nhận diện các bản tin (newsletter) hoặc danh sách quảng cáo gửi thư thường xuyên để xóa hoặc hủy đăng ký nhanh chóng.
Ưu tiên đối tác quan trọng: Nhận diện ngay những đồng nghiệp hoặc tổ chức có tần suất tương tác cao để ưu tiên phản hồi hoặc thêm vào danh sách yêu thích.
Tối ưu hóa quy trình quản lý: Hỗ trợ các phương pháp như 4D (Xóa, Thực hiện, Giao phó, Trì hoãn) bằng cách xử lý một lần cho toàn bộ chuỗi liên lạc từ một nguồn nhất định.

Cách sắp xếp email theo người gửi trên Gmail

Mặc dù Gmail chưa hỗ trợ tính năng sắp xếp toàn bộ hộp thư đến theo người gửi trong một lần bấm, người dùng vẫn có thể gom nhóm thủ công một cách hiệu quả theo các bước sau:

Nhấp chuột phải vào một email từ người gửi bạn muốn gom nhóm trong hộp thư đến.

Chọn

Tìm email từ

. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tất cả các thư liên quan đến địa chỉ đó.

Người dùng cũng có thể gõ trực tiếp cú pháp from:[địa chỉ email] vào thanh tìm kiếm hoặc sử dụng bộ lọc tìm kiếm nâng cao để lọc danh sách.

Cách sắp xếp theo người gửi trong Gmail

Cách sắp xếp email theo người gửi trên Microsoft Outlook

Outlook cung cấp khả năng tùy biến sâu hơn, cho phép thay đổi cấu trúc hiển thị của toàn bộ hộp thư một cách trực quan:

Sử dụng bộ lọc: Tại phía trên cùng của hộp thư đến, nhấp vào mục Lọc (Filter), chọn Sắp xếp theo (Sort by) và nhấn vào Từ (From).
Sử dụng thẻ Xem: Trên thanh công cụ, truy cập tab Xem (View), tìm nhóm Sắp xếp (Arrangement) và chọn tiêu chí Từ (From).

Sau khi thực hiện, các email sẽ được xếp thẳng hàng theo tên người gửi. Lúc này, bạn có thể dễ dàng chọn toàn bộ các lô thư không quan trọng để thực hiện thao tác xóa hoặc lưu trữ chỉ trong vài giây, giúp không gian làm việc số trở nên gọn gàng hơn.

Tuệ Nhân