Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán quản trị với quản trị doanh nghiệp

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.

Thông tin kế toán quản trị được nhà quản trị sử dụng cho mỗi chức năng của quản trị doanh nghiệp. Bài viết khái quát và phân tích hệ thống thông tin kế toán quản trị trong mối liên hệ với các nội dung của quản trị doanh nghiệp, qua đó giúp doanh nghiệp hiểu rõ và vận dụng hiệu quả trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Hệ thống thông tin (HTTT) kế toán quản trị (KTQT) là một cấu trúc nội bộ sử dụng các kỹ thuật khác nhau để thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu, cung cấp, báo cáo và lưu trữ thông tin, nhằm hỗ trợ các nhà quản lý trong các tổ chức doanh nghiệp (DN) ra quyết định lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và tổ chức các hoạt động kinh doanh. HTTT KTQT cung cấp thông tin cho các nhà quản trị thực hiện các chức năng quản trị của mình.

Nhà quản trị luôn phải ra quyết định và quyết định là sản phẩm quan trọng của nhà quản trị. Nhà quản trị DN thực hiện chức năng quản trị theo các nội dung sau: Quản trị chiến lược, quản trị sản xuất, quản trị nhân lực và quản trị tài chính. Như vậy, nhà quản trị sử dụng thông tin KTQT để thực hiện các nội dung cụ thể như sau:

Quản trị chiến lược

Quản trị chiến lược bao gồm các giai đoạn: Hình thành chiến lược, tổ chức thực thi chiến lược và kiểm soát chiến lược. Cụ thể:

Thứ nhất, hình thành chiến lược.

Trong giai đoạn hình thành chiến lược, nhà quản trị cấp cao sử dụng ma trận điểm mạnh – điểm yếu, cơ hội – nguy cơ (SWOT); ma trận đánh giá các yếu tố nội bộ (EFE). Các yếu tố nội bộ của một DN bao gồm: Khả năng tài chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ công nghệ, uy tín DN, trình độ cán bộ công nhân viên, nếp sống văn hóa, HTTT, hoạt động đấu thầu, chất lượng sản phẩm, năng lực cán bộ quản lý, nghiên cứu và phát triển. Điểm mạnh, điểm yếu của môi trường bên trong DN bao gồm thông tin về khả năng tài chính của DN. HTTT KTQT đảm nhận nhiệm vụ cung cấp thông tin về việc đánh giá khả năng tài chính của DN là mạnh hay yếu. Thông tin KTQT cung cấp để đánh giá hoạt động nghiên cứu phát triển của DN. Thông tin KTQT để đánh giá cơ sở vật chất và trình độ công nghệ: những thông tin về việc đầu tư xây dựng cơ bản, về hoạt động mua sắm đầu tư đổi mới dây chuyền công nghệ của DN trong các năm. Đánh giá sức mạnh tiềm năng bên trong DN của ma trận SWOT còn phải kể đến các yếu tố về chi phí. Do vậy, HTTT KTQT cung cấp thông tin về chuỗi giá trị. Việc một DN quản lý tốt các hoạt động chuỗi giá trị của mình so với các đối thủ cạnh tranh sẽ là chìa khóa để xây dụng các năng lực cạnh tranh cơ bản và biến chúng thành lợi thế cạnh tranh bền vững.

Trong phân tích điểm mạnh điểm yếu của DN, cũng như cơ hội nguy cơ của DN, ngoài các thông tin về các yếu tố bên trong của DN, thì nhà quản trị cấp cao còn cần các thông tin về các yếu tố bên ngoài DN. Một trong những yếu tố bên ngoài là đối thủ cạnh tranh.

HTTT KTQT sử dụng kỹ thuật giám sát vị trí của đối thủ cạnh tranh để có được các thông tin về đối thủ cạnh tranh, bao gồm: Doanh số, thị phần, khối lượng và CP đơn vị. Phân tích đối thủ cạnh tranh cũng là xác định và định lượng các điểm mạnh, điểm yếu một cách tương đối, nhằm hoạch định chiến lược cạnh tranh thành công. Dựa vào những thông tin kỹ thuật KTQT chiến lược này, DN có thể đánh giá vị trí của mình so với các đối thủ chính và xây dựng các mô hình về cách họ có thể phản ứng dựa trên các mục tiêu, giả định, khả năng và tình hình hiện tại của DN.

Thứ hai, tổ chức thực hiện chiến lược.

Trong giai đoạn này, HTTT KTQT cung cấp thông tin cho nhà quản trị “xây dựng và đề xuất các chính sách cho quá trình tổ chức thực hiện chiến lược; thiết kế các mục tiêu và giải pháp thực hiện mục tiêu trung hạn, hàng năm và các kế hoạch ngắn hạn hơn, trên cơ sở đó đảm bảo phân phối các nguồn lực theo mục tiêu chiến lược đã được hoạch định và các kế hoạch đã xây dựng”.

Để thực thi chiến lược, DN cần thực hiện các nội dung cơ bản như: (1) Thiết lập mục tiêu hàng năm; (2) Phân bổ về nguồn lực; (3) Xây dựng cơ cấu tổ chức gắn với thực thi chiến lược; (4) Triển khai thực hiện và các hoạt động điều chỉnh.

Mục tiêu hàng năm được thiết lập thông qua hệ thống báo cáo dự toán về tiêu thụ của HTTT KTQT. Phân bổ về nguồn lực thực hiện thông qua hệ thống dự toán về các chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. Khi triển khai thực hiện chiến lược, HTTT KTQT cung cấp HTTT thực hiện thông qua các báo cáo về chi phí, doanh thu và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh đã đạt được trong từng giai đoạn. Đồng thời, HTTT KTQT còn có các báo cáo về rủi ro có thể xảy ra đối với DN, từ đó nhà quản trị sẽ chủ động chuẩn bị các phương án dự phòng để đảm bảo an toàn sản xuất kinh doanh cho DN.

Thứ ba, kiểm soát chiến lược.

Trong giai đoạn này, các nhà quản trị chiến lược phải tiến hành xem xét kiểm tra, đánh giá kết quả nghiên cứu và dự báo các yếu tố bên ngoài, bên trong DN; đo lường, đánh giá kết quả và so sánh chúng với các tiêu chuẩn mà DN đã xây dựng và thực hiện điều chỉnh mục tiêu, chính sách hoặc giải pháp cho phù hợp với những biểu hiện thay đổi mới của môi trường kinh doanh. HTTT KTQT cung cấp thông tin cho nhà quản trị để thực hiện hoạt động kiểm soát này thông qua các báo cáo so sánh giữa thực tế thực hiện và kế hoạch đã đề ra; kèm theo đó là các bản báo cáo phân tích chênh lệch, tìm ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục.

Quản trị sản xuất

Quản trị sản xuất bao gồm các nội dung chính sau: (1) Dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm; (2) Thiết kế sản phẩm và quy trình công nghệ; (3) Quản trị công suất của DN; (4) Định vị DN; (5) Bố trí sản xuất trong DN; (6) Lập kế hoạch các nguồn lực và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu; (7) Điều độ sản xuất; (8) Kiểm soát hệ thống sản xuất; (9) Quản trị dự án; (10) Quản trị chất lượng.

Trong các nội dung của quản trị sản xuất, HTTT KTQT đóng vai trò cung cấp thông tin, cùng phối hợp trong các hoạt động:

- Dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm:

Dự báo được chia thành ba loại là dự báo ngắn han, dự báo trung hạn và dự báo dài hạn. Trong đó, dự báo ngắn hạn được dùng trong kế hoạch mua hàng, cân bằng nhân lực… Dự báo trung hạn cần thiết cho lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch bán hàng, dự thảo ngân sách, kế hoạch tiền mặt, huy động các nguồn lực…

- Thiết kế sản phẩm và quy trình công nghệ:

HTTT KTQT cung cấp thông tin về chi phí sản phẩm và chi phí cho chương trình phát triển sản phẩm. Trong đó, chi phí cho sản phẩm là tổng chi phí cho toàn bộ các hoạt động từ khi nghiên cứu triển khai, tiến hành sản xuất cho tới khi đưa đến tay người tiêu dùng. DN luôn yêu cầu đảm bảo mức chi phí sao cho trong toàn bộ chu kỳ sống của sản phẩm chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm là thấp nhất. chi phí cho chương trình phát triển sản phẩm là chi phí thường xuyên dành cho công tác nghiên cứu. HTTT KTQT cung cấp thông tin để nhà quản trị so sánh xem tổng chi phí có vượt mức dự kiến trong ngân sách dành cho nghiên cứu hay không. Ngoài ra, chi phí này cần được so sánh với lợi nhuận lý thuyết thu được từ việc sản xuất – kinh doanh cũng như những lợi ích khác thu được từ sản xuất – kinh doanh sản phẩm được thiết kế. Chi phí không được cao hơn lợi ích nó tạo ra.

- Lựa chọn quy trình sản xuất và hoạch định công suất: HTTT KTQT sẽ cung cấp thông tin cho bộ phận quản trị sản xuất về nguồn vốn và khả năng huy động vốn. Đồng thời, trong công tác lựa chọn công suất, bộ phận quản trị sản xuất có thể áp dụng phương pháp phân tích điểm hòa vốn, một phương pháp của KTQT. Phân tích điểm hòa vốn là tìm ra mức công suất mà ở đó DN có doanh thu bằng chi phí. Hoặc DN có thể lựa chọn công suất dựa theo chỉ tiêu chi phí cơ hội bỏ lỡ thấp nhất. Đây cũng là một khái niệm chi phí mà KTQT đã đề cập “Trong trường hợp lựa chọn chỉ tiêu này, DN chọn phương án công suất mà chi phí cơ hội của phương án đó là thấp nhất”.

- Lập kế hoạch các nguồn lực và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP):

HTTT KTQT thông qua hệ thống dự toán của mình sẽ cung cấp thông tin cho nhà quản trị sản xuất về việc huy động và sử dụng các nguồn lực của DN trong kỳ dự toán.

- Kiểm soát hệ thống sản xuất:

Thông qua các báo cáo phân tích chênh lệch giữa chi phí sản xuất của dự toán đề ra với thực tế phát sinh, nhà quản trị sản xuất có thể kiểm soát hệ thống sản xuất.

- Quản trị dự án:

Bằng các sử dụng hệ thống phương pháp đánh giá hiệu quả dự án đầu tư bằng các chỉ tiêu được nhà quản trị thẩm định và lựa chọn dự án đầu tư.

- Quản trị chất lượng:

Thực hiện tốt công tác quản trị chất lượng sẽ giúp các DN phản ứng nhanh với nhu cầu thị trường, mặt khác cũng góp phần giảm chi phí trong sản xuất kinh doanh. HTTT KTQT sẽ cung cấp thông tin chi tiết về chi phí chất lượng cho nhà quản trị sản xuất. Các chi phí cụ thể gồm:

+ Chi phí phòng ngừa: Đây là các chi phí phát sinh do thực hiện các biện pháp nhằm giảm thiểu chi phí hư hỏng và thẩm định xuống mức thấp nhất. Chi phí phòng ngừa bao gồm: chi phí hoạch định chất lượng, chi phí kiểm soát quá trình, chi phí thiết kế và phát triển để đảm bảo chất lượng, chi phí đào tạo và phát triển lao động, chi phí thẩm tra thiết kế sản phẩm, chi phí phát triển và hỗ trợ hệ thống chất lượng.

+ Chi phí đánh giá: Đây là các khoản chi phí phát sinh do tiến hành đánh giá mức độ thực hiện theo các yêu cầu về chất lượng, bao gồm: chi phí kiểm tra vật liệu mua vào, chi phí thử nghiệm, chi phí phòng thí nghiệm đo lường, sửa chữa thiết bị đo khác, chi phí thanh tra, chi phí kiểm tra sản phẩm, chi phí kiểm tra lao động, chi phí thiết lập cho kiểm tra và thanh tra.

+ Chi phí sai hỏng bên trong: Đây là các khoản chi phí liên quan đến các khuyết tật của sản phẩm được phát hiện trước khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Chi phí này bao gồm: Chi phí phế liệu do đảm bảo chất lượng gây ra, chi phí làm lại sản phẩm, thứ phẩm, chi phí cho phân tích sai hỏng.

+ Chi phí sai hỏng bên ngoài: Đây là các chi phí liên quan đến các khuyết tật được phát hiện sau khi sản phẩm được đưa đến tay người sử dụng. Chi phí bao gồm: sửa chữa sản phẩm hỏng, xử lý khiếu nại, bảo hành, thay thế sản phẩm do sản phẩm hỏng, liên quan đến kiện tụng, xã hội hay môi trường.

Quản trị nhân lực

Xét về nội dung, quản trị nhân lực bao gồm các hoạt động cơ bản: Phân tích công việc; Hoạch định nhu cầu nhân sự; Tuyển chọn nhân sự; Đào tạo và phát triển nhân sự; Đánh giá thực hiện công việc; Tạo động lực lao động trong DN; Thù lao lao động và đảm bảo lợi ích cho người lao động trong DN; Quan hệ lao động.

Trong các hoạt động cơ bản của quản trị nhân sự, HTTT KTQT sẽ cung cấp thông tin giúp nhà quản trị trong các hoạt động về hoạch định nhu cầu nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động và đảm bảo lợi ích cho người lao động trong DN. HTTT KTQT cung cấp thông tin cụ thể như sau:

Hệ thống thông tin kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin cho bộ phận quản trị sản xuất về nguồn vốn và khả năng huy động vốn. Đồng thời, trong công tác lựa chọn công suất, bộ phận quản trị sản xuất có thể áp dụng phương pháp phân tích điểm hòa vốn, một phương pháp của kế toán quản trị. Phân tích điểm hòa vốn là tìm ra mức công suất mà ở đó doanh nghiệp có doanh thu bằng chi phí.

- Đối với hoạt động hoạch định nhu cầu nhân sự: Nhu cầu nhân sự phải căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ của DN và từng bộ phận trong DN. Cụ thể, nhu cầu nhân sự được xác định dựa trên cơ sở khối lượng công việc, trình độ trang bị kỹ thuật, cơ cấu tổ chức, cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu của công việc, khả năng nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, khả năng tài chính của DN. Căn cứ trên HTTT KTQT về dự toán sản xuất, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, DN sẽ xác định số lượng nhân sự cần có trong thời gian tới, cũng như lĩnh vực ngành nghề của lao động cần có.

- Đối với hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự. HTTT KTQT sẽ tham gia vào bước dự trù kinh phí đào tạo, phân tích, tính toán các nguồn chi phí phân bổ cho công tác đào tạo và phát triển nhân sự dựa trên khả năng của DN, mục tiêu, số lượng người được cử đi đào tạo và các yếu tố khác liên quan. Kinh phí đào tạo bao gồm kinh phí xây dựng chương trình đào tạo, thuê địa điểm, máy móc, phương tiện đào tạo, kinh phí trả lương cho cán bộ đào tạo, điện, nước và các yếu tố hỗ trợ cho quá trình đào tạo…

- Đối với hoạt động đánh giá thực hiện công việc, và chế độ tiền lương và tiền thưởng trong DN: Thông qua các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của các bộ phận, các dự án công trình mà HTTT KTQT cung cấp, nhà quản trị cấp cao sẽ có cái nhìn về năng lực điều hành, thực hiện công việc của nhà quản trị bộ phận đó, cũng như của người lao động thuộc bộ phận đó. Báo cáo bộ phận nào cho thấy bộ phận đó hoạt động hiệu quả, nhà quản lý sẽ có các chính sách trong việc động viên khen thưởng, tăng lương và chế độ cho người lao động. Đồng thời, thông qua báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh chung của toàn DN, nhà quản trị cũng phần nào đánh giá được hiệu quả và năng suất lao động của nguồn nhân lực DN mình.

Quản trị tài chính

Quản trị tài chính DN bao hàm các nội dung chủ yếu sau: (1) Tham gia việc đánh giá, lựa chọn quyết định đầu tư; (2) Xác định nhu cầu vốn và tổ chức huy động vốn đáp ứng kịp thời, đủ nhu cầu vốn cho các hoạt động của DN; (3) Sử dụng có hiệu quả số vốn hiện có, quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi và đảm bảo khả năng thanh toán của DN; (4) Thực hiện phân phối lợi nhuận, trích lập và sử dụng quỹ của DN; (5) Kiểm soát thường xuyên tình hình hoạt động của DN; (6) Thực hiện kế hoạch hóa tài chính.

Triển vọng của một DN trong tương lai phụ thuộc rất lớn vào quyết định đầu tư dài hạn với quy mô lớn như quyết định đầu tư đổi mới công nghệ, mở rộng sản xuất kinh doanh, sản xuất sản phẩm mới… Để đi đến quyết định đầu tư đòi hỏi DN phải xem xét cân nhắc trên nhiều mặt về kinh tế, kỹ thuật và tài chính. Trong đó, về mặt tài chính phải xem xét các khoản chi tiêu vốn cho đầu tư và dự tính thu nhập do đầu tư đưa lại, nói cách khác là xem xét dòng tiền ra và dòng tiền vào liên quan đến khoản đầu tư để đánh giá cơ hội đầu tư về mặt tài chính. Đó là quá trình hoạch định dự án vốn đầu tư và đánh giá hiệu quả tài chính của việc đầu tư.

Để sử dụng các phương pháp phân tích dòng tiền chiết khấu như phương pháp giá trị hiện tại hoặc phương pháp sức sinh lời nội bộ trong việc phân tích và lựa chọn dự án, các nhà quản lý cần các ước tính chính xác về dòng tiền ròng của dự án. Các nhân viên KTQT đóng vai trò quan trọng trong công việc này. Các nhà quản lý yêu cầu nhân viên KTQT cung cấp các thông tin dự báo về doanh thu, chi phí của dự án; nhu cầu vốn lưu động tăng thêm do việc thực hiện dự án; tính toán khấu hao các tài sản của dự án; hoặc ước tính các khoản cắt giảm chi phí hoạt động của dự án. Nhân viên KTQT thường dựa vào các dữ liệu lịch sử và nhiều thông tin khác để thực hiện dự báo.

Nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin của các nhà quản trị trong việc thực hiện các nội dung còn lại của quản trị tài chính DN HTTT KTQT thực hiện chức năng cung cấp thông tin tương đối đầy đủ thông qua hệ thống báo cáo KTQT như báo cáo ngân sách, báo cáo doanh thu CP và kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo so sánh giữa kế hoạch và thực tế thực hiện.

Như vậy, HTTT KTQT có vai trò rất quan trọng trong các nội dung của quản trị doanh nghiệp, cụ thể là quản trị chiến lược, quản trị sản xuất, quản trị nhân lực và quản trị tài chính. Với thông tin mà KTQT cung cấp, nhà quản trị DN sử dụng để thực hiện các chức năng quản trị của mình. Thông tin KTQT cung cấp càng đầy đủ, kịp thời và chính xác thì quyết định của nhà quản trị càng chính xác hơn, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản trị DN.

Tài liệu tham khảo:

1. Đặng Thành Cương (2017), Giáo trình Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Đại học Vinh;

2. Nguyễn Ngọc Huyền (2016), Giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế quốc dân;

3. Trương Đoàn Thể (2007), Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp, NXB Đại học Kinh tế quốc dân;
4. Bùi Văn Vần (2015), Giáo trình Tài chính doanh nghiệp, NXB Tài chính;

5. Cadez, S., & Guilding, C (2008), An exploratory investigation of an integrated contingency model of strategic management accounting, Accounting, Organizations and Society, 33(7-8), 836-863.

ThS. Nguyễn Thị Mai Lê - Khoa Kinh tế - Trường Đại học Vinh

Bài viết đăng trên Tạp chí Tài chính Kỳ 2 - Tháng 10/2020