Một container, 30 - 40 loại giấy tờ: Nông sản bớt 'gánh' chi phí thế nào?

Đứng ở góc nhìn của một chuyên gia logistics, ông Trần Chí Dũng, Ủy viên Ban Thường vụ Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA), chỉ ra một thực tế đáng chú ý. Một container nông sản, điển hình là rau quả xuất khẩu (XK), có thể đi kèm khoảng 30-40 loại chứng từ, với nhiều chủ thể cùng xác nhận, từ vùng trồng, cơ sở đóng gói, kiểm dịch, hải quan, logistics đến ngân hàng và nhà nhập khẩu.

Điểm nghẽn sau những chồng chứng từ

Đằng sau số lượng chứng từ lớn là một điểm nghẽn khác: dữ liệu giữa các khâu chưa liên thông. Khi các hệ thống không kết nối, cùng một thông tin phải nhập lại nhiều lần và qua những vòng kiểm tra chồng chéo, làm tăng thời gian, chi phí và rủi ro, nhất là với nông sản tươi.

Số hóa dữ liệu và kiểm soát chuỗi lạnh là những giải pháp giúp nông sản Việt giảm chi phí logistics, hạn chế tổn thất và nâng sức cạnh tranh khi xuất khẩu.

Trong khi đó, các thị trường nhập khẩu ngày càng yêu cầu minh bạch sâu hơn về quá trình tạo ra sản phẩm. DN không chỉ phải chứng minh nguồn gốc mà còn phải cung cấp dữ liệu về sản xuất, kiểm dịch, bảo quản và phát thải.

Từ yêu cầu này, ông Trần Chí Dũng đề xuất xây dựng kiến trúc dữ liệu gồm năm lớp: định danh số, bằng chứng số, hộ chiếu số, Trí tuệ nhân tạo (AI) tin cậy và thương mại xanh. Theo đó, vùng trồng, nông hộ và cơ sở đóng gói được gắn định danh. Các hoạt động canh tác, kiểm dịch và vận chuyển được ghi nhận thành bằng chứng số, rồi liên kết với từng lô hàng thành một hồ sơ dữ liệu thống nhất.

Trên nền dữ liệu đã được xác thực, AI mới có thể phát huy hiệu quả trong dự báo sản lượng, cảnh báo rủi ro và tối ưu logistics. Công nghệ này cũng có thể hỗ trợ tính toán phát thải và phục vụ báo cáo ESG.

Theo ông Dũng, một hộ chiếu số của lô hàng có thể tích hợp nhiều dữ liệu quan trọng, từ tọa độ và lịch sử vùng trồng, nhật ký nông vụ đến kết quả kiểm dịch, chiếu xạ. Dữ liệu nhiệt độ, độ ẩm container lạnh, phát thải trong sản xuất và vận chuyển cũng có thể được cập nhật, cùng các tiêu chí về môi trường, xã hội và quản trị.

Một container rau quả có thể đi qua hàng chục khâu xác nhận. Liên thông dữ liệu giúp giảm khai báo lặp lại, rút ngắn thời gian và tạo nền tảng cho việc ứng dụng AI trong chuỗi xuất khẩu.

Từ đó, vị chuyên gia này cho rằng chuyển đổi số chuỗi rau quả không thể chỉ dừng ở mã QR hay một phần mềm riêng lẻ. Hệ thống phải bảo đảm chuẩn dữ liệu, khả năng liên thông, trách nhiệm cập nhật, quyền truy cập, bảo mật và giá trị pháp lý của bằng chứng số. Về lâu dài, cần hình thành hạ tầng dữ liệu dùng chung cho cả hệ sinh thái, kết nối DN, logistics, kiểm định, ngân hàng, bảo hiểm, hải quan, hiệp hội ngành hàng và cơ quan quản lý.

“Tuy nhiên, mục tiêu này cần được triển khai từng bước. Trước mắt, nên thí điểm theo từng sản phẩm, vùng trồng, tuyến vận chuyển và thị trường đích, thay vì triển khai dàn trải”, ông Dũng nói.

Cách làm này giúp nhận diện rõ dữ liệu cần thiết, khâu phát sinh chi phí và phần việc có thể số hóa. DN cũng giảm rủi ro đầu tư, đồng thời tránh tình trạng mỗi đơn vị xây dựng một hệ thống riêng.

Hàng càng tươi, thời gian càng đắt

Nhưng với nông sản tươi, giảm chi phí không chỉ là xử lý giấy tờ nhanh hơn. Mỗi giờ chờ đợi đều có thể làm tăng chi phí bảo quản, vận chuyển và rủi ro giảm chất lượng. Vì vậy, logistics cần được tính toán ngay từ kế hoạch sản xuất, thu hoạch và XK.

Điều này cũng được phản ánh rõ ở ngành thủy sản. Trong báo cáo mới nhất gửi Bộ Tài chính, Hiệp hội Chế biến và Xuất khẩu thủy sản (Vasep) cho biết chi phí logistics tác động trực tiếp đến giá thành, tiến độ giao hàng và biên lợi nhuận của DN thủy sản đông lạnh.

Theo Vasep, khi chi phí vận chuyển tăng mạnh, DN khó duy trì giá chào bán và sức cạnh tranh với các nước có lợi thế về quy mô sản xuất hoặc logistics. Chi phí cao cũng hạn chế khả năng mở rộng đơn hàng, thị phần tại các thị trường trọng điểm. Vì vậy, giảm chi phí logistics cần được xem là một giải pháp quan trọng để nâng sức cạnh tranh XK của Việt Nam.

Áp lực này càng đáng lưu ý khi chi phí logistics của Việt Nam được ước tính ở mức 16,8-20% GDP, cao hơn mức trung bình khu vực và thế giới. Với nông sản tươi, DN còn phải tính thêm chi phí thời gian, kiểm soát nhiệt độ và rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Bởi vậy, giấy tờ đầy đủ vẫn chưa đủ để bảo đảm giá trị lô hàng. Chỉ cần chờ đợi quá lâu hoặc đứt gãy chuỗi lạnh, chất lượng và giá trị thương mại của sản phẩm có thể giảm đáng kể.

Bà Đinh Thị Việt Chi, Phó Giám đốc Phát triển kinh doanh Công ty CP OPL Logistics, cho rằng tối ưu logistics rau quả tươi cần dựa trên ba yếu tố. Đó là chủ động kế hoạch sớm, kiểm soát chuỗi lạnh bằng công nghệ và tối ưu tổng chi phí thay vì chỉ so sánh giá cước.

Logistics cần tham gia ngay từ khâu lập kế hoạch XK, thay vì chờ đến khi hàng hóa sẵn sàng mới tìm phương án vận chuyển. Một phương án tốt không chỉ đưa hàng đi với mức giá thấp mà phải bảo đảm hàng đến đúng thị trường, đúng thời điểm và giữ được chất lượng.

Theo bà Chi, cách làm này đòi hỏi DN nông sản và logistics thay đổi quan hệ hợp tác. Hai bên cần chuyển từ mua - bán dịch vụ theo từng vụ mùa hoặc chuyến hàng sang những cam kết dài hạn hơn.

Khi biết trước sản lượng, lịch xuất hàng và tiêu chuẩn chất lượng, doanh nghiệp logistics mới có cơ sở đầu tư kho lạnh, container lạnh và phương tiện chuyên dụng. Ngược lại, DN nông sản cũng có thể chủ động hơn về năng lực vận chuyển và chi phí.

“Hợp tác dài hạn chỉ hiệu quả khi hai bên minh bạch về sản lượng, lịch xuất hàng, tiêu chuẩn chất lượng và trách nhiệm. Cơ chế chia sẻ rủi ro cũng cần rõ ràng. Hiệu quả phải được đo bằng chất lượng và giá trị hàng hóa tại thị trường đích, không chỉ bằng giá cước”, bà Chi lưu ý.

Với nông sản tươi, chi phí logistics không chỉ nằm ở cước vận chuyển. Chủ động chuỗi lạnh, kế hoạch xuất hàng và liên kết dài hạn giúp giảm thời gian chờ, hạn chế tổn thất và giữ giá trị hàng hóa.

Từ góc độ chính sách, Vasep đề xuất nghiên cứu xây dựng chương trình giảm chi phí logistics đối với nông, lâm, thủy sản, trong đó ưu tiên các mặt hàng xuất khẩu chủ lực.

Hiệp hội này cũng kiến nghị rà soát, minh bạch và kiểm soát các khoản phí, phụ phí trong chuỗi logistics và vận tải biển. Việc niêm yết và áp dụng phụ phí của DN cung cấp dịch vụ cần được giám sát chặt hơn.

Một hướng khác là phát triển đội tàu container và container lạnh của Việt Nam. Điều này giúp nâng năng lực vận chuyển hàng XK, giảm phụ thuộc vào hãng tàu nước ngoài và chủ động hơn khi thị trường vận tải biển biến động.

Cùng với đó, cần đầu tư kho lạnh và trung tâm logistics tại những vùng sản xuất lớn. Hệ thống này phải được kết nối tốt với cảng biển, cảng cá, vùng nguyên liệu và trung tâm chế biến.

Thực tế 5 năm qua cho thấy chuỗi cung ứng XK nông sản đang chuyển sang chuẩn hóa, liên kết và nâng giá trị. Tuy nhiên, logistics lạnh và sự thiếu đồng bộ giữa các khâu vẫn là điểm nghẽn lớn.

Vì vậy, cần chuẩn hóa dữ liệu, đầu tư chuỗi lạnh và tăng liên kết dài hạn để giảm thời gian chờ, chi phí và tổn thất. Với hàng tươi, rút ngắn thời gian logistics cũng chính là cách giữ lại giá trị cho nông sản Việt.