Mùa cao điểm cận kề: Doanh nghiệp nhỏ làm sao thoát 'bẫy' chi phí?

Bà Vân Trần, đại diện CTCP Thiết bị giáo dục Minh Đức, cho biết trước đây, tổng phí bán hàng trên các sàn thương mại điện tử (TMĐT) thường ở mức 4-4,5%. Hiện nay, các khoản chi phí bị khấu trừ có thể vượt 30% doanh thu, trực tiếp bào mòn lợi nhuận.

Doanh số tăng chưa chắc tiền lãi tăng

Gánh nặng chi phí không chỉ nằm ở phí nền tảng mà còn phát sinh từ khâu đổi trả hàng. Như chia sẻ từ bà Vân Trần, có trường hợp doanh nghiệp (DN) vẫn phải chịu phí phát sinh dù việc đổi trả không xuất phát từ lỗi của người bán.

Doanh nghiệp nhỏ cần kiểm soát chi phí, tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả vận hành để bảo vệ lợi nhuận trong mùa cao điểm cuối năm.

Những khoản phí này khiến doanh số không còn phản ánh đầy đủ hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, Công ty Minh Đức tính đến việc phát triển kênh bán hàng riêng nhằm giảm phụ thuộc vào các sàn, đồng thời chủ động hơn trong kiểm soát chi phí.

“Nhiều DN sản xuất đang đứng trước bài toán tận dụng tệp khách hàng và độ phủ của các sàn TMĐT. Tuy nhiên, họ vẫn phải bảo đảm biên lợi nhuận đủ để duy trì hoạt động và tái đầu tư”, bà Vân Trần nói.

Để giải bài toán nêu trên, giới chuyên gia cho rằng DN không nhất thiết phải rời bỏ sàn, mà cần đánh giá đúng hiệu quả của từng kênh bán hàng. Các khoản phí nền tảng, quảng cáo, khuyến mãi, vận chuyển, đổi trả và nhân sự phải được tính đủ để xác định lợi nhuận thực tế của mỗi sản phẩm.

Chi phí bán hàng trên sàn thương mại điện tử, quảng cáo, vận chuyển và đổi trả đang bào mòn lợi nhuận của nhiều DN nhỏ. Muốn tránh doanh số tăng nhưng lãi giảm, DN cần tính đúng hiệu quả từng kênh, kiểm soát ngân sách tiếp thị và dự báo sát sức mua mùa cao điểm.

Trên cơ sở đó, DN nên ưu tiên mặt hàng có khả năng sinh lời và lượng khách mua lại ổn định, thay vì chạy theo doanh số bằng mọi giá. Trước mùa cao điểm cuối năm, DN cần dự báo sát sức mua, kiểm soát ngân sách tiếp thị và lượng hàng dự trữ để hạn chế chi phí, tránh tồn kho lớn.

Sức ép tương tự xuất hiện ở các DN dịch vụ. Trao đổi với VnBusiness, ông Vũ Đức Hùng, giám đốc một DN tư vấn du học tại TP.HCM, cho biết lượng khách hàng giảm trong khi chi phí vận hành tăng. Sức ép này buộc DN thu hẹp nhân sự và mặt bằng để duy trì hoạt động.

“Nếu trước đây DN có thể bố trí nhiều nhân viên cho từng công việc, hiện nay mỗi người phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ hơn. Mặt bằng cũng cần được tính toán lại theo quy mô hoạt động và lượng khách thực tế. Tuy nhiên, cắt giảm thiếu tính toán có thể làm giảm chất lượng phục vụ, ảnh hưởng đến khả năng giữ chân khách hàng”, ông Hùng nói.

Không chỉ vậy, DN còn chịu áp lực từ vốn vay ngân hàng. Khi lãi suất biến động, chi phí tài chính có thể tăng trong lúc doanh thu chưa phục hồi tương ứng. Theo ông Vũ Đức Hùng, giai đoạn này đòi hỏi DN phải chuẩn hóa quy trình, tối ưu nhân sự và loại bỏ những khâu vận hành kém hiệu quả. Những mô hình cồng kềnh, thiếu năng lực cạnh tranh sẽ khó trụ lại khi thị trường tiếp tục sàng lọc.

Tính lại từng khoản chi, giữ sức cho mùa cao điểm

Áp lực chi phí cũng đang làm thay đổi tương quan cạnh tranh trên thị trường bán lẻ. Theo Công ty Chứng khoán SSI, yêu cầu chặt chẽ hơn về nguồn gốc, truy xuất sản phẩm và việc chuyển từ thuế khoán sang thuế trên doanh thu đối với hộ kinh doanh có thể làm tăng chi phí tuân thủ của những nhà bán lẻ nhỏ có năng lực hạn chế.

SSI cũng nhận định mức phí sàn tăng thêm 6% doanh thu làm gia tăng gánh nặng vận hành đối với người bán trực tuyến. Khi chi phí nền tảng và nghĩa vụ thuế tăng, lợi thế giá của một số người bán online có thể suy giảm. Điều này có thể làm dịu áp lực cạnh tranh về giá đối với các chuỗi cửa hàng vật lý.

Ở lĩnh vực thực phẩm và đồ uống (F&B), sức ép đến từ cả vận hành lẫn nguyên liệu. Khảo sát mới đây của Vietnam Report cho thấy 88,9% DN được khảo sát xem chi phí vận hành tăng là trở ngại lớn nhất. Tiếp đó, 85,3% đề cập biến động giá nông sản, nguyên vật liệu và 77,8% đối mặt với cạnh tranh ngày càng gay gắt.

Bên cạnh giá đầu vào, DN còn phải chi cho logistics, lưu kho, nhân công, nhiên liệu và tuân thủ quy định. Các yêu cầu về hóa đơn, chứng từ, an toàn thực phẩm, nhãn hàng hóa và truy xuất nguồn gốc cũng đòi hỏi thêm nguồn lực. Với DN nhỏ, những khoản chi tưởng như riêng lẻ có thể cộng dồn thành sức ép lớn lên biên lợi nhuận.

Tối ưu chi phí không chỉ là cắt giảm nhân sự hay mặt bằng, mà còn đòi hỏi quản trị dựa trên dữ liệu và nâng cao năng suất. Doanh nghiệp cần kiểm soát dòng tiền, tồn kho, công nợ; đồng thời cần thêm hỗ trợ về quản trị, chuyển đổi số và vốn để tăng sức chống chịu.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp F&B cần dự báo nhu cầu sát hơn, kiểm soát lượng hàng nhập và giảm hao hụt trong bảo quản, chế biến. Theo Vietnam Report, DN cần đa dạng hóa nhà cung cấp, tăng sử dụng nguyên liệu trong nước và xây dựng liên kết dài hạn với vùng nguyên liệu. Đồng thời, nâng cao năng lực dự báo sẽ giúp chủ động nguồn hàng, hạn chế biến động chi phí và bảo vệ biên lợi nhuận.

Giải pháp cốt lõi vẫn là thay đổi cách quản trị. Ông Phạm Văn Triêm, Chủ tịch Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa TP.HCM (HCM-SME), Chủ tịch HĐQT CTCP Đầu tư và Xây dựng Tân Phước Thịnh, cho rằng các chủ DN nhỏ cần chuyển từ điều hành dựa chủ yếu vào kinh nghiệm sang quản trị bằng hệ thống, quy trình và dữ liệu.

Theo ông Triêm, DN cần lấy quản trị tài chính, nhân sự và chiến lược dài hạn làm nền tảng, đồng thời thường xuyên theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ và dòng tiền. Số liệu minh bạch giúp chủ DN nhận diện khoản chi bất hợp lý, xác định lĩnh vực cần ưu tiên và chọn thời điểm phù hợp để mở rộng.

Chủ tịch HCM-SME lưu ý DN có thể bắt đầu chuyển đổi số từ các khâu kế toán, quản lý tồn kho, khách hàng và điều hành, không nhất thiết phải đầu tư lớn. Cách làm này giúp nâng năng suất, tiết giảm chi phí và kiểm soát hoạt động minh bạch, hiệu quả hơn.

DN nhỏ và vừa cần chọn đúng khâu để tối ưu chi phí theo đặc thù kinh doanh. DN bán lẻ kiểm soát lợi nhuận từng sản phẩm, DN dịch vụ tối ưu nhân sự và mặt bằng, còn DN F&B giảm hao hụt nguyên liệu, tồn kho. Dữ liệu thực tế sẽ giúp xác định khoản chi cần cắt giảm, tránh quyết định theo cảm tính.

Dù vậy, năng lực nội tại không phải rào cản duy nhất. Ông Triêm kiến nghị Nhà nước hỗ trợ DN nhỏ và vừa về quản trị, chuyển đổi số, chứng nhận chất lượng, đổi mới thiết bị và nâng năng suất. Đây là những lĩnh vực nhiều DN còn thiếu nguồn lực để đầu tư bài bản.

Khả năng tiếp cận vốn cũng cần được cải thiện, nhất là khi DN phải chuẩn bị hàng hóa, nguyên liệu và nhân lực trước mùa cao điểm. Như kiến nghị của ông Triêm, những DN có phương án kinh doanh khả thi, hợp đồng hoặc đơn hàng cụ thể cần được tiếp cận nguồn vốn phù hợp. Chính sách hỗ trợ mặt bằng, nhà xưởng và hạ tầng sản xuất với chi phí hợp lý cũng có thể tạo thêm dư địa đầu tư dài hạn.

Khi mùa cao điểm cuối năm đang đến gần, DN nhỏ cần ưu tiên những đơn hàng có hiệu quả, kiểm soát dòng tiền và hạn chế các khoản chi không tạo ra giá trị. Tăng doanh số vẫn quan trọng, nhưng khả năng giữ lại lợi nhuận mới quyết định DN có đủ nguồn lực duy trì hoạt động và bước sang năm mới hay không.