Nghĩa trang Yên Kỳ: Từng bước hướng tới mô hình quản lý chuyên nghiệp, hiện đại

Sự thay đổi ấy trước hết từ cách tổ chức quản lý: Chuẩn hóa quy trình, công khai thông tin, nâng cao trách nhiệm phục vụ, từng bước số hóa dữ liệu mộ phần và cải thiện môi trường, cảnh quan trong khuôn viên nghĩa trang.

Từ nghĩa trang truyền thống đến yêu cầu đổi mới phương thức quản lý

Nghĩa trang Yên Kỳ được thành lập từ năm 1963 tại khu vực Phú Sơn, Ba Vì, với diện tích hiện hữu khoảng 38,4 ha, do Ban Phục vụ lễ tang Hà Nội trực tiếp quản lý, vận hành.

Trải qua nhiều thập kỷ hoạt động, nơi đây đã trở thành nơi an nghỉ của nhiều thế hệ người dân Thủ đô. Cũng như nhiều nghĩa trang được hình thành từ lâu, Yên Kỳ mang những đặc điểm của mô hình nghĩa trang truyền thống: Số lượng phần mộ lớn, hồ sơ quản lý được hình thành qua nhiều thời kỳ, hạ tầng và cảnh quan cần thường xuyên được duy tu, chỉnh trang.

Khuôn viên Nghĩa trang Yên Kỳ bảo đảm môi trường sạch sẽ, cảnh quan trang nghiêm. Ảnh: Anh Hoàn

Trong bối cảnh Hà Nội ngày càng chú trọng xây dựng đô thị văn minh, xanh và hiện đại, công tác quản lý nghĩa trang cũng đứng trước những yêu cầu mới. Nghĩa trang không chỉ cần đáp ứng nhu cầu an táng, mà còn phải bảo đảm môi trường sạch sẽ, cảnh quan trang nghiêm, quy trình phục vụ minh bạch, thuận tiện và thông tin mộ phần được quản lý chính xác, lâu dài.

Từ yêu cầu thực tiễn đó, Nghĩa trang Yên Kỳ đang từng bước đổi mới phương thức tổ chức và quản lý, lấy chất lượng phục vụ người dân làm một trong những trọng tâm.

Một trong những thay đổi rõ nét là việc từng bước chuẩn hóa các khâu tiếp nhận và giải quyết nhu cầu của người dân. Thay vì quản lý chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và hồ sơ truyền thống, công tác phục vụ ngày càng được tổ chức theo quy trình cụ thể, xác định rõ trách nhiệm tại từng khâu. Từ tiếp nhận thông tin, kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn thủ tục, ký hợp đồng dịch vụ, bố trí thời gian thực hiện đến quản lý thông tin phần mộ đều được hướng tới thực hiện thống nhất, công khai và thuận tiện hơn. Các thông tin về dịch vụ, mức giá và những nội dung người dân cần biết được niêm yết, công khai theo quy định.

Đây là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao tính minh bạch, đồng thời giúp thân nhân chủ động hơn khi thực hiện các thủ tục liên quan đến an táng và chăm sóc phần mộ.

Cùng với đó, việc xây dựng nếp sống văn minh trong khuôn viên nghĩa trang cũng ngày càng được chú trọng. Hoạt động kinh doanh dịch vụ được bố trí, quản lý theo khu vực; việc dừng, đỗ phương tiện, vệ sinh môi trường, sử dụng vàng mã và các hoạt động trong khuôn viên được tổ chức theo hướng bảo đảm trật tự, an toàn và giữ gìn sự tôn nghiêm của nơi an nghỉ.

Những thay đổi tưởng như nhỏ trong công tác vận hành lại có ý nghĩa thiết thực. Đặc thù của nghĩa trang lâu năm là khối lượng hồ sơ mộ phần rất lớn, được hình thành qua nhiều giai đoạn khác nhau. Nếu chỉ phụ thuộc vào hồ sơ giấy, việc tra cứu, đối chiếu và cập nhật thông tin về lâu dài có thể gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, một trong những hướng đổi mới quan trọng là từng bước chuẩn hóa hồ sơ, xây dựng cơ sở dữ liệu mộ phần và tiến tới kết nối thông tin với sơ đồ, bản đồ quản lý nghĩa trang.

Khu vực Văn phòng Nghĩa trang Yên Kỳ. Ảnh: Anh Hoàn

Khi dữ liệu được chuẩn hóa, mỗi phần mộ có thể được quản lý bằng thông tin định danh gắn với vị trí cụ thể. Điều này không chỉ hỗ trợ cán bộ quản lý trong việc tra cứu, kiểm tra và cập nhật hồ sơ mà còn tạo thuận lợi hơn cho thân nhân khi cần tìm kiếm phần mộ của gia đình. Trên nền tảng dữ liệu đó, việc từng bước nghiên cứu ứng dụng bản đồ số, mã QR hoặc các hình thức tra cứu điện tử có thể giúp giảm thời gian tìm kiếm, hạn chế sai lệch thông tin và nâng cao khả năng quản lý lâu dài.

Chú trọng cảnh quan, môi trường và không gian tưởng niệm

Cùng với đổi mới phương thức quản lý, chất lượng môi trường và cảnh quan cũng là yếu tố cần được quan tâm thường xuyên tại một nghĩa trang đã hoạt động lâu năm như Yên Kỳ.

Cây xanh, đường nội bộ, hệ thống thoát nước, vệ sinh môi trường và các công trình phục vụ đều cần được duy tu, chỉnh trang theo từng giai đoạn. Những khu vực xuống cấp hoặc chưa đồng bộ được rà soát để từng bước chỉnh trang phù hợp với điều kiện thực tế. Theo cách tiếp cận này, yếu tố “xanh” của nghĩa trang không chỉ được nhìn nhận ở số lượng cây xanh, mà còn nằm ở chất lượng vệ sinh môi trường, cách tổ chức không gian, việc sử dụng đất hợp lý và khả năng duy trì cảnh quan ổn định trong suốt quá trình vận hành.

Đối với Nghĩa trang Yên Kỳ, hướng tới mô hình quản lý chuyên nghiệp, hiện đại không đồng nghĩa với việc phải thay đổi toàn bộ diện mạo trong một thời gian ngắn. Với một nghĩa trang đã tồn tại hơn 60 năm, quá trình đổi mới cần được thực hiện từng bước, phù hợp với điều kiện hạ tầng hiện hữu và đặc điểm của hàng vạn phần mộ đã hình thành qua nhiều thời kỳ.

Trọng tâm trước hết là làm tốt những vấn đề trực tiếp liên quan đến người dân: Hồ sơ rõ ràng hơn, thủ tục thuận tiện hơn, giá dịch vụ công khai hơn, thông tin mộ phần chính xác hơn, cảnh quan sạch đẹp hơn và trách nhiệm của từng bộ phận trong quá trình phục vụ được xác định cụ thể hơn.

Cùng với đó là từng bước đưa công nghệ vào những khâu thực sự cần thiết, lấy dữ liệu làm nền tảng cho quản lý, thay vì chạy theo hình thức. Công nghệ phải giúp giảm công việc thủ công, hạn chế sai sót, nâng cao khả năng tra cứu và cuối cùng là tạo thuận lợi cho người dân.

Nghĩa trang Yên Kỳ đã và đang từng bước thích ứng với những yêu cầu mới của công tác quản lý nghĩa trang trong đô thị hiện đại. Sự chuyển biến được thể hiện từ những việc cụ thể: Chuẩn hóa quy trình phục vụ, tăng cường công khai, minh bạch, từng bước số hóa hồ sơ mộ phần, cải thiện cảnh quan, môi trường và nâng cao trách nhiệm của đội ngũ trực tiếp quản lý.

Những ngôi mộ được chăm sóc tỉ mỉ, trang nghiêm. Ảnh: Anh Hoàn

Thực tiễn Yên Kỳ cũng cho thấy, đổi mới không nhất thiết phải bắt đầu từ việc xây dựng một nghĩa trang mới, mà có thể bắt đầu từ việc quản lý tốt hơn một nghĩa trang hiện hữu. Từ chuẩn hóa hồ sơ, công khai quy trình, chỉnh trang từng khu vực, số hóa dữ liệu đến nâng cao tinh thần trách nhiệm và chất lượng phục vụ người dân - mỗi thay đổi tuy nhỏ nhưng khi được thực hiện đồng bộ, thường xuyên và bền bỉ sẽ tạo nên sự chuyển biến thực chất.

Giữ gìn sự trang nghiêm và những giá trị đã hình thành qua hơn 60 năm, đồng thời từng bước đổi mới phương thức quản lý theo hướng khoa học, minh bạch, thuận tiện và lấy người dân làm trung tâm, chính là hướng đi để Nghĩa trang Yên Kỳ tiếp tục nâng cao chất lượng phục vụ, từng bước trở thành một mô hình quản lý nghĩa trang hiện hữu chuyên nghiệp, hiện đại và văn minh của Thủ đô./.