Những nhóm nghề nào tại Việt Nam có rủi ro bị AI thay thế cao nhất?

Một ngày làm việc của nhân viên hành chính có thể bắt đầu bằng hàng chục email, tiếp đó là nhập dữ liệu vào bảng tính, tổng hợp hồ sơ, chuẩn bị báo cáo, ghi biên bản cuộc họp, lên lịch và gửi thông báo.

Đây chính là kiểu công việc mà AI tạo sinh có thể can thiệp sâu. Không phải vì AI “thông minh hơn” con người trong mọi khía cạnh, mà bởi rất nhiều nhiệm vụ văn phòng có ba đặc điểm: dữ liệu đã được số hóa, quy trình lặp lại và đầu ra có thể chuẩn hóa.

OECD trong nghiên cứu năm 2026 cho rằng năng lực AI hiện nay gần nhất với những công việc liên quan đến xử lý thông tin thường quy, hành chính và các nhiệm vụ có thể mã hóa.

Ở Việt Nam, con số còn đáng chú ý hơn. Theo Tổ chức Lao động quốc tế (ILO), khoảng 11,5 triệu người, tương đương 1/5 lực lượng lao động, đang làm các công việc có nhiệm vụ có thể bị ảnh hưởng bởi AI tạo sinh. Trong đó, nhóm nhân viên hành chính - văn thư có mức độ rủi ro cao nhất; gần 2/3 người làm những công việc này nằm trong nhóm dễ chịu tác động của tự động hóa nhiệm vụ.

Đây là nhóm bao gồm nhiều công việc hành chính, văn thư, nhập liệu và hỗ trợ văn phòng.

AI có thể tác động mạnh đến nhân viên hành chính, văn phòng. Ảnh: iStock

Điều đáng chú ý là ILO không cho rằng hàng triệu nhân viên này sẽ lập tức mất việc. Ngược lại, báo cáo nhận định kết quả có khả năng xảy ra hơn là công việc được tái cấu trúc.

Một nhân viên trước đây có thể dành một buổi sáng để tổng hợp dữ liệu từ 20 file Excel. Với AI, phần tổng hợp có thể được thực hiện nhanh hơn rất nhiều. Nhưng vẫn cần người kiểm tra dữ liệu, phát hiện ngoại lệ và giải thích kết quả.

Quy trình vì vậy chuyển từ: thu thập, nhập liệu, tổng hợp, viết báo cáo sang AI thu thập/tổng hợp, nhân viên kiểm tra, phân tích, xử lý ngoại lệ, đưa ra quyết định hoặc đề xuất.

Điều này tạo ra một nghịch lý: AI có thể làm giảm lượng công việc nhưng đồng thời nâng yêu cầu đối với người còn lại.

Một khảo sát khoảng 750 giám đốc tài chính tại Mỹ được The Wall Street Journal dẫn cho thấy các giám đốc tài chính dự báo AI tác động trước hết đến những vị trí lặp đi lặp lại, văn thư/giấy tờ, hành chính. Tuy nhiên, tổng mức giảm nhân sự mà họ dự kiến do AI trong năm 2026 chỉ khoảng 0,4% so với kịch bản không có AI.

Điều đó cho thấy doanh nghiệp có thể không cần sa thải toàn bộ phòng hành chính. Họ có thể đơn giản là không tuyển thêm người khi khối lượng công việc tăng.

Một phòng ban có 10 người có thể tiếp tục có 10 người trong một thời gian. Nhưng nếu năm sau khối lượng công việc tăng 20% mà doanh nghiệp vẫn không tuyển thêm, AI đã thực sự thay đổi năng suất lao động mà không nhất thiết tạo ra một con số sa thải rõ ràng.

CNN khuyến nghị người lao động phân tích công việc theo từng nhiệm vụ. Các công việc lặp lại, dự đoán được và chủ yếu thực hiện trên máy tính có mức độ dễ tự động hóa cao hơn.

Nhưng hành chính văn phòng cũng cho thấy một giới hạn quan trọng của AI. Một trợ lý có thể dùng AI để soạn email, nhưng không phải email nào cũng chỉ là một văn bản. Có những email liên quan đến quan hệ giữa hai phòng ban, một khách hàng khó tính hoặc một vấn đề nhạy cảm. Người gửi cần hiểu bối cảnh và biết điều gì nên nói, điều gì không nên nói.

AI có thể tóm tắt một cuộc họp, nhưng không nhất thiết biết ai thực sự phản đối một quyết định, vấn đề nào chưa được giải quyết hoặc câu nói nào chỉ là xã giao. AI có thể tạo một báo cáo nhưng người quản lý vẫn cần biết con số nào đáng tin.

Đây chính là ranh giới mà OECD chỉ ra: AI hiện có khoảng cách lớn hơn với những công việc đòi hỏi phán đoán theo ngữ cảnh, hiểu biết liên cá nhân, ra quyết định phức tạp và trách nhiệm.

Một khía cạnh khác cũng cần chú ý tại Việt Nam là giới tính. ILO cho biết mức độ dễ bị tác động bởi GenAI của lao động nữ là 24,1%, cao hơn đáng kể so với 17,8% ở nam giới. Một nguyên nhân là phụ nữ tập trung nhiều hơn trong các công việc hành chính, văn phòng và dịch vụ.

Điều này khiến quá trình tự động hóa hành chính không chỉ là câu chuyện công nghệ, mà còn là câu chuyện về cơ hội nghề nghiệp. Những nhân viên chỉ làm công việc nhập liệu, xử lý văn bản hoặc tổng hợp thông tin có thể phải chuyển sang những nhiệm vụ đòi hỏi kỹ năng cao hơn.

Và đó có thể là thay đổi lớn nhất của nghề hành chính. Người lao động không còn được trả chủ yếu để “làm cho xong một quy trình”, mà cho khả năng hiểu quy trình, kiểm tra máy và xử lý những tình huống mà máy không biết phải làm gì.