Nói cho rõ để có trách nhiệm

Tiếp cận các công văn trao đổi giữa các cơ quan nhà nước, chúng ta không khó để bắt gặp những cụm từ quen thuộc trong các văn bản hành chính như “cơ bản phù hợp”, “về nguyên tắc là thống nhất”, “đề nghị xem xét quyết định theo thẩm quyền”, “phù hợp với quy định hiện hành”… Những cách diễn đạt này, về mặt hình thức, hoàn toàn hợp lệ. Chúng không sai, không vi phạm quy định, và ở mức độ nào đó còn thể hiện sự thận trọng cần thiết.

Một câu tưởng như thủ tục, nhưng thực chất là một cấu trúc hoàn chỉnh của trách nhiệm: ý kiến đã có, nguyên tắc đã nêu, nhưng quyết định cuối cùng vẫn thuộc về nơi có thẩm quyền trực tiếp. Không vượt quyền, không né tránh, nhưng cũng không nhận thay trách nhiệm.

Nhưng giữa “thận trọng” và “không rõ ràng” là một ranh giới rất mỏng.

Khi sự thận trọng bị đẩy quá xa, ngôn ngữ có thể trở thành một lớp vỏ an toàn - nơi mọi thứ đều đúng về quy trình, nhưng không đủ rõ để tạo ra một quyết định tốt hơn, tạo ra sự suy diễn ở cấp thực hiện. Khi đó, công văn vẫn hoàn thành chức năng hình thức của nó, nhưng lại không hoàn thành chức năng quan trọng hơn: hỗ trợ tốt nhất trong quá trình ra quyết định, giảm thời gian thực hiện công việc hành chính.

Vì vậy, vấn đề đặt ra không phải là loại bỏ những cách diễn đạt mang tính điều kiện, mà là sử dụng chúng đúng mức và đúng chỗ.

Trước hết, cần phân biệt rõ các loại ý kiến trong công văn. Có những trường hợp chỉ cần ý kiến tham khảo; có những trường hợp cần ý kiến chuyên môn kèm điều kiện; và cũng có những trường hợp cần một sự chấp thuận hoặc không chấp thuận rõ ràng. Khi các mức độ này không được thể hiện rõ trong câu chữ, thì dù văn bản có đầy đủ về hình thức, giá trị sử dụng vẫn bị hạn chế.

Thứ hai, cần giảm bớt việc lạm dụng các cụm từ “vùng xám” như “cơ bản”, “về nguyên tắc”, “xem xét” trong những tình huống cần sự dứt khoát. Những cụm từ này không sai, nhưng nếu được sử dụng như một thói quen, chúng có thể làm mờ đi ranh giới giữa các mức độ trách nhiệm.

Thứ ba, cần nhìn nhận rằng trách nhiệm hành chính không chỉ nằm ở chữ ký cuối văn bản, mà nằm trong toàn bộ cấu trúc câu chữ dẫn đến chữ ký đó. Một văn bản càng rõ ràng, thì trách nhiệm càng được xác định cụ thể; ngược lại, một văn bản càng mơ hồ, thì trách nhiệm càng dễ bị phân tán.

Trong một hệ thống quản lý hiện đại, kỷ cương không chỉ nằm ở việc tuân thủ quy trình, mà còn nằm ở chất lượng của thông tin và mức độ rõ ràng của giao tiếp. Ngôn ngữ hành chính, vì thế, không chỉ cần trong sáng, dễ hiểu và hiểu đúng, mà là một phần của năng lực quản trị.

Và có lẽ, trong bối cảnh hiện nay, tăng cường kỷ cương trong sử dụng ngôn ngữ công văn đang trở thành yêu cầu cấp bách. Bởi mỗi câu chữ rõ ràng, không chỉ giúp công việc trôi chảy hơn, mà còn góp phần làm cho trách nhiệm trong hệ thống trở nên minh bạch và đáng tin cậy hơn.