Nơi lưu trữ những tài liệu có giá trị lịch sử

Làm bạn với giấy tờ

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh nằm trong một con hẻm nhỏ trên đường Trương Định (TP.Quảng Ngãi), bốn bề không gian yên ắng. Những người làm việc ở đây gần như cả ngày chỉ làm bạn với giấy tờ, để thực hiện chỉnh lý tài liệu, một công việc ít ai biết đến.

Nhân viên Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện chỉnh lý tài liệu.

Chị Nguyễn Thị Hương (42 tuổi), người đã có 19 năm gắn bó với công việc chỉnh lý tài liệu chia sẻ, quy trình chỉnh lý tài liệu được quy định cụ thể gồm có 23 bước từ khi giao, nhận, vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý, vệ sinh sơ bộ tài liệu, sau đó phân loại tài liệu theo hướng dẫn rồi lập, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ tài liệu, kết hợp với xác định giá trị tài liệu. Cho đến các bước kiểm tra và chỉnh sửa biên mục hồ sơ, đánh số chính thức cho hồ sơ... Tài liệu sau khi chỉnh lý được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng với danh mục, số trang và đặt mã số hồ sơ. Điều này thuận tiện cho công tác bảo quản, lưu trữ và tìm kiếm tư liệu khi cần thiết. Để chỉnh lý số lượng lớn tài liệu, mỗi người phụ trách từng công đoạn. Đơn vị tài liệu chỉnh lý không phải được tính theo số trang hay ký lô gam mà tính bằng mét.

Bây giờ, chỉ cần gõ máy tính là có thể nhập danh mục tài liệu để mọi người dễ dàng nắm bắt, theo dõi các tài liệu trong hồ sơ. Còn trước đây, phần danh mục chủ yếu được viết tay nắn nót với những nét chữ rõ ràng và không kém phần bay bổng. Vì thế, ngày trước phần viết tay danh mục tài liệu vốn được xem là công việc dành cho những người viết chữ đẹp, cẩn thận.

Đảm bảo chính xác, an toàn

Một trong những khâu quan trọng của chỉnh lý tài liệu chính là xác định giá trị của tài liệu gồm tài liệu vĩnh viễn, lâu dài hoặc tạm thời, để từ đó đưa ra thời hạn bảo quản tài liệu. Các tài liệu sau khi được chỉnh lý sẽ chuyển về lại cơ quan, đơn vị đã đặt hàng với trung tâm để chỉnh lý. Đối với tài liệu vĩnh viễn, 10 năm sẽ được đưa về lại trung tâm để lưu trữ, bảo quản. Hiện nay, tại trung tâm đang lưu trữ hơn 2.000 mét giấy tài liệu vĩnh viễn liên quan đến các lĩnh vực hành chính của tỉnh.

Những tài liệu có giá trị vĩnh viễn có ý nghĩa quan trọng phục vụ việc tham khảo, tìm kiếm thông tin quá khứ. Do đó, công tác bảo quản, lưu trữ tài liệu được thực hiện cẩn thận, chu đáo. Tại khu vực lưu trữ, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp theo từng số thứ tự, danh mục, đơn vị. Tùy điều kiện thời tiết, khu vực này được theo dõi độ ẩm, nhiệt độ để kịp thời hút ẩm, bật điều hòa để nhiệt độ trong phòng luôn ổn định nhằm bảo quản tư liệu tốt nhất. Ngoài ra còn có hệ thống báo cháy tự động để kịp thời xử lý khi có sự cố xảy ra.

Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Nguyễn Văn Tân cho hay, bên cạnh thu thập, quản lý tài liệu có giá trị vĩnh viễn của tỉnh và chỉnh lý, phân loại tài liệu cho các cơ quan, đơn vị đặt hàng, trung tâm còn sưu tầm những tài liệu quý hiếm liên quan đến tỉnh Quảng Ngãi tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Như vừa qua, trung tâm sưu tầm được Mộc bản triều Nguyễn chứa đựng những thông tin về Quảng Ngãi tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 4. Tại trung tâm còn phục vụ việc khai thác tài liệu, sao y, chứng thực tài liệu cho cá nhân, tổ chức, đơn vị có nhu cầu tìm kiếm những tài liệu vĩnh viễn.

Bài, ảnh: BẢO HÒA