Phí dịch vụ doanh nghiệp có phải đóng BHXH cho người lao động?

Điểm b khoản 1 Điều 31 Luật BHXH năm 2024 quy định: "Tiền lương tháng làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương". Đồng thời, Nghị định số 158/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật BHXH cũng quy định các khoản bổ sung khác được trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.

Với một số ngành nhà hàng - khách sạn, phí phục vụ (Service Charge) là khoản tiền DN thu từ khách hàng theo chính sách giá, sau đó phân phối lại cho người lao động theo quy chế của DN.

Khoản tiền này thường được chi trả cùng kỳ trả lương hằng tháng, liên tục trong suốt quá trình người lao động làm việc, mặc dù số tiền thực tế có thể thay đổi theo doanh thu từng tháng. Do vậy nhiều DN băn khoăn khoản Service Charge có được xem là khoản bổ sung khác thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc hay không.

Theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam, với trường hợp nêu trên, khoản phí phục vụ không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.

Theo điểm b khoản 1 Điều 31 Luật BHXH năm 2024, đối với người lao động hưởng chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Ảnh minh họa

Nội dung này được cụ thể hóa tại Điều 7 Nghị định số 158/2025/NĐ-CP. Theo đó, khoản bổ sung khác thuộc căn cứ đóng BHXH phải xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Các khoản bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động không thuộc nhóm khoản bổ sung đáp ứng các điều kiện nêu trên.

Như vậy, việc một khoản thu nhập được trả cùng kỳ lương hoặc xuất hiện đều đặn hằng tháng chưa đủ để xác định khoản đó thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc. DN còn phải xem xét mức tiền có được xác định cụ thể, có được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và có mang tính ổn định hay không.

Đối với trường hợp Service Charge được BHXH Việt Nam hướng dẫn, khoản tiền có nguồn gốc từ phí DN thu của khách hàng rồi phân phối lại cho người lao động theo quy chế. Số tiền thực tế từng người nhận được thay đổi theo doanh thu, không phải mức tiền cụ thể, ổn định được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

Từ những đặc điểm trên, BHXH Việt Nam xác định khoản phí phục vụ trong trường hợp này không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, dù khoản tiền có thể được DN chi trả cho người lao động cùng kỳ trả lương hằng tháng.

Hướng dẫn này có ý nghĩa thực tế đối với DN trong lĩnh vực khách sạn, nhà hàng, du lịch và các ngành dịch vụ có áp dụng Service Charge. Tuy nhiên, DN cần tránh cách hiểu rằng mọi khoản được đặt tên là “phí phục vụ” đều mặc nhiên nằm ngoài căn cứ đóng BHXH.

Tên gọi của khoản thu nhập không phải yếu tố quyết định. DN cần xem xét nguồn gốc khoản tiền, nội dung thỏa thuận với người lao động, cách xác định mức hưởng, tính thường xuyên, ổn định và các điều kiện chi trả để phân loại đúng theo quy định.

Chẳng hạn, nếu một khoản tiền được xác định trước ở mức cụ thể, ghi nhận trong hợp đồng lao động và được DN trả ổn định trong mỗi kỳ trả lương, khoản này cần được đối chiếu đầy đủ với quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, dù DN đặt tên khoản chi trả theo cách nào.

Ngược lại, với khoản thu nhập có mức hưởng biến động, phụ thuộc kết quả kinh doanh, doanh thu, năng suất hoặc những yếu tố không thể xác định cố định từ trước, việc xem xét nghĩa vụ đóng BHXH phải dựa trên bản chất và điều kiện chi trả cụ thể.

“ Ngay từ khi xây dựng hợp đồng lao động, thang bảng lương, quy chế tiền lương và quy chế phân phối thu nhập, DN cần phân định rõ từng khoản người lao động được hưởng. Đây là cơ sở quan trọng để thực hiện đúng nghĩa vụ đóng BHXH và tránh phát sinh cách hiểu khác nhau khi áp dụng’, BHXH Việt Nam khuyến cáo.