Quy định về sử dụng giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn điện tử thay bản giấy

Sau khi hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch, người dân có thể sử dụng bản điện tử giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn… để thực hiện các thủ tục hành chính (ảnh minh họa).

Cụ thể, tại khoản 2, Điều 9, Thông tư này nêu rõ, bản điện tử giấy tờ hộ tịch có giá trị sử dụng như giấy tờ hộ tịch bản giấy trong các giao dịch, thủ tục hành chính thực hiện trực tuyến; có giá trị thay thế các giấy tờ hộ tịch bản giấy khi làm thủ tục đăng ký hộ tịch trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Theo đó, thay vì sử dụng giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn bản giấy như trước đây, người dân có thể sử dụng bản điện tử giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn… để thực hiện các thủ tục hành chính.

Điều đặc biệt của bản điện tử giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn là có mã QR. Mã này là địa chỉ internet dẫn tới dữ liệu, định dạng hình ảnh của giấy tờ tương ứng trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Khi xuất trình giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn bản điện tử, cá nhân, cơ quan, tổ chức tiếp nhận có thể kiểm tra tính chính xác, thời hạn sử dụng, thông tin cập nhật của bản điện tử thông qua mã QR trên bản điện tử của giấy tờ đó.

Để có được bản điện tử này, người dân truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh đăng ký tài khoản và xác thực người dùng theo hướng dẫn. Sau khi đăng nhập tài khoản thành công, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật…

Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được nhận kết quả đăng ký hộ tịch theo một trong các phương thức như gửi qua thư điện tử, kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó; nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin… Thông tư này có hiệu lực từ ngày 18.2.2022.

Thông tư 01/2022 hướng dẫn Nghị định số 87/2020 có nhiều điểm cải cách và mang lại thuận lợi trong thực hiện thủ tục liên quan đến hộ tịch cho người dân. Các biểu mẫu bản hộ tịch điện tử (khai sinh, kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân…) có thể sử dụng thay thế bản giấy. Giá trị pháp lý của bản điện tử giấy tờ hộ tịch được thực hiện theo quy định tại khoản 6, Điều 12, Nghị định 87/2020. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chấp nhận, sử dụng, không được yêu cầu cá nhân nộp hoặc xuất trình giấy tờ hộ tịch để đối chiếu. Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại vẫn chưa thể sử dụng bản điện tử để thay bản giấy, cần có thời gian và các điều kiện khi triển khai. Điều kiện tiên quyết để cấp bản hộ tịch điện tử là phải có cơ sở dữ liệu hộ tịch và người dân xin cấp theo quy định tại Nghị định 87/2020.

Để triển khai có hiệu quả Thông tư 01, Sở Tư pháp có văn bản gửi UBND các huyện, thị xã, thành phố đề nghị chủ động phổ biến, quán triệt việc thực hiện Thông tư đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện và UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn. Trong đó, cần tuyên truyền, phổ biến nội dung cơ bản của Thông tư tới các tầng lớp nhân dân; chỉ đạo các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn và công chức làm công tác hộ tịch nghiên cứu, triển khai thực hiện nghiêm túc các quy định.

Cơ quan đăng ký hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin hộ tịch đã được đăng ký vào Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung (phần mềm) theo đúng hướng dẫn; rà soát, kiểm tra, xử lý bảo đảm thông tin trong phần mềm chính xác, thống nhất với thông tin trong sổ đăng ký hộ tịch. Để bảo đảm triển khai có hiệu quả, đề nghị UBND các huyện, thị xã, thành phố tiếp tục theo dõi, đôn đốc hoàn thành xong công tác số hóa hộ tịch ở địa phương mình.

Mới đây, UBND tỉnh có văn bản giao Sở Thông tin và Truyền thông khẩn trương phối hợp với Sở Tư pháp thực hiện tích hợp, cung cấp các dịch vụ công thiết yếu trong lĩnh vực hộ tịch (đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký kết hôn) trên Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, kết nối Cổng dịch vụ công quốc gia, bảo đảm việc khai thác dữ liệu công dân từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; thực hiện việc kết nối, liên thông dữ liệu giữa Cổng dịch vụ công/Hệ thống một cửa điện tử cấp tỉnh với phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp. UBND tỉnh giao Sở Tư pháp, UBND cấp huyện khẩn trương đẩy nhanh hoạt động số hóa sổ hộ tịch, bảo đảm dữ liệu hộ tịch được số hóa theo đúng thời hạn.

Phương Thảo