Quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Có phải đổi mã số thuế sang căn cước công dân?

Người nộp thuế đặt câu hỏi: Khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho kỳ tính thuế năm 2025 thì công ty có cần phải cập nhật lại mã số thuế của người lao động và người phụ thuộc theo số căn cước công dân (CCCD) hay không?

Trả lời vấn đề này, Thuế TP Hà Nội cho biết, Điều 39 Thông tư 86/2024 của Bộ Tài chính quy định, từ ngày 1/7/2025, số định danh cá nhân (là dãy 12 chữ số trên CCCD gắn chip do Bộ Công an cấp) sẽ được sử dụng thay cho mã số thuế của người nộp thuế và người phụ thuộc trong hệ thống thuế, bao gồm việc quyết toán thuế TNCN và quản lý các khoản giảm trừ gia cảnh.

Trường hợp thông tin người phụ thuộc đã chính xác và đầy đủ, cơ quan thuế sẽ tự động chuyển đổi mã số thuế của người phụ thuộc sang CCCD nếu dữ liệu của người phụ thuộc phù hợp với cơ sở dữ liệu quốc gia (tức là dữ liệu cá nhân trùng khớp giữa cơ sở thuế và cơ sở dân cư).

Trường hợp dữ liệu không khớp hoặc thiếu, đề nghị công ty cập nhật thông tin, trong đó có CCCD nhằm đảm bảo quá trình tích hợp sử dụng CCCD làm định danh thuế.

Cơ quan thuế lưu ý, trên Tờ khai quyết toán thuế TNCN 2025 mẫu 05/QTT-TNCN, công ty kê khai mã số thuế, số CCCD của người lao động và người phụ thuộc trên các phụ lục kèm theo.

Người nộp thuế băn khoăn khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân có cần cập nhật mã số thuế theo căn cước công dân hay không? Ảnh: Nguyễn Lê

Cách xử lý khi người phụ thuộc có 2 mã số thuế

Tương tự, đại diện một công ty khác cũng đặt câu hỏi: Năm 2021, công ty nhận hồ sơ đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc là cha/mẹ của người nộp thuế, khi đăng ký sử dụng số CCCD để đăng ký mã số thuế và đã được cấp một mã số thuế người phụ thuộc 10 số. Công ty đã sử dụng mã số thuế này để quyết toán thuế trên tờ khai quyết toán.

“Tuy nhiên, thời điểm hiện tại chúng tôi thực hiện cập nhật mã số thuế người phụ thuộc 10 số vào CCCD thì phát hiện người phụ thuộc có 2 mã số thuế (một mã số thuế đăng ký theo CCCD và một mã số thuế đăng ký theo chứng minh thư nhân dân) và mã số thuế theo chứng minh thư đã được đồng bộ với số căn cước công dân.

Trong trường hợp này, chúng tôi cần xử lý như nào để có thể đồng bộ mã người phụ thuộc đã được đăng ký năm 2021 vào CCCD? Và tại sao mã số thuế người phụ thuộc 10 số đăng ký bằng số CCCD trước đây lại không được đồng bộ với mã CCCD?”, người nộp thuế muốn cơ quan thuế giải đáp rõ.

Thuế TP Hà Nội dẫn căn cứ điểm b khoản 1 và khoản 5 Điều 5 Thông tư 86/2024 của Bộ Tài chính quy định về cấu trúc mã số thuế dành cho hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân như sau:

Mã số thuế bao gồm mã số thuế dành cho doanh nghiệp, tổ chức và mã số thuế dành cho hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân.

Mã số thuế dành cho hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân là mã số thuế do cơ quan thuế cấp đối với các trường hợp quy định tại điểm a, đ, e, h khoản 4 Điều này; là số định danh cá nhân do Bộ Công an cấp theo quy định của pháp luật về căn cước đối với trường hợp sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế theo quy định tại khoản 5 Điều này.

Số định danh cá nhân của công dân Việt Nam do Bộ Công an cấp theo quy định của pháp luật về căn cước là dãy số tự nhiên gồm 12 chữ số được sử dụng thay cho mã số thuế của người nộp thuế là cá nhân, người phụ thuộc quy định tại điểm k, l, n khoản 2 Điều 4 Thông tư này; đồng thời, số định danh cá nhân của người đại diện hộ gia đình, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng được sử dụng thay cho mã số thuế của hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đó.

Đồng thời, khoản 2 Điều 38 Thông tư 86 quy định hiệu lực thi hành như sau: Mã số thuế do cơ quan thuế cấp cho cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh được thực hiện đến hết ngày 30/6/2025. Kể từ ngày 1/7/2025, người nộp thuế, cơ quan quản lý thuế, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc sử dụng mã số thuế theo quy định tại Điều 35 Luật Quản lý thuế thực hiện sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế.

Căn cứ các quy định nêu trên, Thuế TP Hà Nội cho biết, từ ngày 1/7/2025, số định danh cá nhân của công dân sẽ sử dụng thay cho mã số thuế cá nhân. Người nộp thuế được sử dụng số định danh cá nhân khi thông tin đăng ký thuế của cá nhân đã khớp đúng với thông tin của cá nhân được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Khi đó, người nộp thuế sẽ ghi số định danh cá nhân vào chỉ tiêu “Mã số thuế” trên tờ khai, chứng từ nộp thuế, hóa đơn, hồ sơ khấu trừ thuế TNCN, các hồ sơ, chứng từ, tài liệu khác có yêu cầu kê khai mã số thuế.

Căn cứ điểm b khoản 1 và khoản 5 Điều 5 Thông tư 86, NNT cần rà soát, chuẩn hóa dữ liệu mã số thuế cá nhân nhằm đảm bảo cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin về họ tên, số CCCD, số định danh đối với cá nhân chưa có CCCD và ngày tháng năm sinh của cá nhân vào dữ liệu của các mã số thuế thuộc phạm vi rà soát để đồng bộ với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Thuế TP Hà Nội đề nghị người nộp thuế liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị để được hướng dẫn hồ sơ cụ thể.

Nguyễn Lê