Sáng kiến số kết nối doanh nghiệp và chính quyền: Giảm giấy tờ, tiết kiệm chi phí

Cánh cửa số cho doanh nghiệp

Thực hiện Quyết định số 6785/QĐ-UBND ngày 31-12-2024 của UBND thành phố Hà Nội về Đề án “Một số nhiệm vụ đột phá về chuyển đổi số năm 2025”, Sở Khoa học và Công nghệ đã chủ động thiết kế và triển khai thử nghiệm một hệ thống ứng dụng hoàn toàn mới: Cổng gửi, nhận văn bản trực tuyến giữa các tổ chức, doanh nghiệp và Sở. Đây là một trong những sáng kiến cụ thể, có tính ứng dụng cao để hiện thực hóa các mục tiêu của Nghị quyết số 68-NQ/TW về hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số và thúc đẩy khu vực kinh tế tư nhân.

Sau hơn một tháng thử nghiệm (từ 5-5 đến 15-6-2025), hệ thống đã thu hút 230 doanh nghiệp tham gia, với tổng số 350 tài khoản được cấp quyền sử dụng. Trong giai đoạn này, Sở Khoa học và Công nghệ đã gửi 16 văn bản với tổng cộng 314 lượt gửi đến doanh nghiệp, đồng thời tiếp nhận 54 văn bản từ phía các doanh nghiệp. Những con số tưởng như nhỏ bé nhưng lại hàm chứa một bước ngoặt: Lần đầu tiên, hoạt động giao tiếp hành chính giữa cơ quan nhà nước và doanh nghiệp diễn ra hoàn toàn qua môi trường số, nhanh gọn, chính xác và tiết kiệm.

Ông Nguyễn Anh Việt – Trưởng phòng Công nghệ và Kinh tế số (Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội) cho biết, hệ thống gồm hai phân hệ chính: Dành cho doanh nghiệp (qlvbdn.hanoi.gov.vn) và dành cho cán bộ Sở (quantri-qlvbdn.hanoi.gov.vn), liên thông với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Thành phố. Qua đó, doanh nghiệp có thể đăng ký, gửi và nhận văn bản, theo dõi trạng thái xử lý 24/7, không phụ thuộc vào không gian, thời gian làm việc; trong khi cơ quan quản lý có thể kiểm soát dữ liệu, thống kê văn bản và liên thông quy trình một cách xuyên suốt. Tất cả đều được bảo mật qua xác thực chữ ký số.

Cũng theo ông Nguyễn Anh Việt, những lợi ích ban đầu của hệ thống này rất cụ thể: Chi phí gửi chuyển phát nhanh văn bản đã giảm hơn 3,6 triệu đồng; thời gian xử lý rút ngắn từ hàng chục phút xuống còn vài phút; hoạt động văn phòng giảm đáng kể nhu cầu giấy, mực in, nhân lực… Điều này góp phần tiết kiệm cả về nguồn lực tài chính và môi trường.

Ông Dương Ngọc Huân - Founder-CEO Cty cổ phần Giáo dục và Công nghệ Techco Việt Nam cho biết: “Chúng tôi tham gia thử nghiệm hệ thống từ những ngày đầu và thực sự thấy rõ hiệu quả. Trước đây, chỉ riêng việc in văn bản, ký tay rồi gửi qua đường bưu điện mất ít nhất 1–2 ngày, chưa kể chi phí chuyển phát. Nay, mọi thao tác được thực hiện online, ký số và gửi đi trong vài phút, nhận được phản hồi cũng nhanh hơn nhiều. Hệ thống giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, lại rất dễ sử dụng. Chúng tôi mong muốn hệ thống này sớm được mở rộng để doanh nghiệp nào cũng được hưởng lợi”.

Tuy vậy, thử nghiệm ban đầu cũng ghi nhận không ít khó khăn. Từ sự đa dạng của chữ ký số doanh nghiệp đến hạn chế về hạ tầng máy chủ, hệ thống mới chỉ tiếp cận được 230 trên tổng số khoảng 4.000 tổ chức, doanh nghiệp thuộc sự quản lý của Sở. “Những khó khăn này càng cho thấy nhu cầu cần thiết phải triển khai rộng khắp, mở rộng quy mô, nâng cấp hệ thống để phục vụ đông đảo hơn nữa các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố” – ông Nguyễn Anh Việt bày tỏ.

Đột phá từ văn bản số - động lực chuyển mình cho kinh tế tư nhân

Văn bản hành chính là “mạch máu” của hệ thống quản trị. Nhưng trong bối cảnh Hà Nội có hơn 370.000 doanh nghiệp, hơn 390.000 tổ chức phi doanh nghiệp cùng hàng trăm nghìn đơn vị liên kết từ các tỉnh, việc giao tiếp hành chính bằng văn bản giấy như hiện nay không chỉ lạc hậu mà còn vô cùng tốn kém.

Theo thống kê, mỗi năm các cơ quan thuộc Thành phố Hà Nội gửi đi khoảng 5,3 triệu văn bản tới doanh nghiệp; chiều ngược lại là 20,6 triệu văn bản. Trong số đó, 6,98 triệu văn bản vẫn được xử lý hoàn toàn bằng giấy, tương đương gần 35 triệu trang in, phát sinh chi phí lên tới hơn 104,7 tỷ đồng (chưa kể chi phí nhân lực, lưu trữ, vận chuyển, in ấn…). Thời gian xử lý văn bản giấy trung bình lên tới 60 phút, trong khi với văn bản số chỉ cần 10-15 phút. Nếu chuyển toàn bộ văn bản sang số, có thể tiết kiệm tới 5,2 triệu giờ làm việc mỗi năm.

Cổng gửi, nhận văn bản trực tuyến giữa các tổ chức, doanh nghiệp và Sở Khoa học và Công nghệ Hà Nội

Không chỉ mang ý nghĩa tiết kiệm, hệ thống số hóa văn bản còn là bước đi chiến lược để hiện thực hóa các chủ trương lớn như Chỉ thị số 08/CT-UBND của Chủ tịch UBND Thành phố ban hành ngày 29-4-2025. Chỉ thị khẳng định: “Mọi thủ tục, giao dịch giữa cơ quan nhà nước với cá nhân, tổ chức phải được thực hiện trên môi trường số”, đồng thời khuyến khích tất cả tổ chức, doanh nghiệp, người dân cùng tham gia, đồng hành trong quá trình chuyển đổi số.

Với mục tiêu “Không giấy tờ - Không tiếp xúc - Toàn trình - Liền mạch”, sáng kiến Cổng gửi, nhận văn bản không chỉ giải quyết bài toán quản trị công mà còn mở ra không gian mới cho doanh nghiệp. Việc rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí giao tiếp với cơ quan công quyền chính là những lợi ích cụ thể nhất để kinh tế tư nhân có điều kiện bứt phá mạnh mẽ.

Hệ thống này, nếu được nhân rộng và đồng bộ hóa với nền tảng điều hành văn bản của thành phố, sẽ tạo nên một “hệ sinh thái số” kết nối giữa chính quyền và doanh nghiệp. Đây cũng là cơ hội để các cơ quan quản lý có cơ sở dữ liệu chuẩn xác, “đúng - đủ - sạch - sống” theo từng địa bàn, phục vụ công tác chỉ đạo điều hành nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Trong một bối cảnh mà đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số đã trở thành trọng tâm chiến lược, sáng kiến của Sở Khoa học và Công nghệ không chỉ là một bước tiến về mặt kỹ thuật, mà còn là hành động thiết thực. Việc chuyển đổi hình thức giao tiếp từ văn bản giấy sang môi trường số, đặc biệt với khu vực tư nhân, là đòn bẩy quan trọng để Hà Nội đẩy nhanh quá trình số hóa toàn diện, tạo nền tảng vững chắc cho một nền hành chính hiện đại, công khai, minh bạch, hiệu lực, hiệu quả.

Bài và ảnh Thu Hằng