Sáp nhập thôn, tổ dân phố: Khi nào cần cập nhật địa chỉ kinh doanh?

Ảnh minh họa

Trong quá trình triển khai phương án sắp xếp thôn, tổ dân phố, nhiều người dân, doanh nghiệp và hộ kinh doanh bày tỏ băn khoăn về việc thay đổi địa chỉ hành chính sau khi sáp nhập. Một trong những câu hỏi được quan tâm là liệu có phải thực hiện ngay thủ tục điều chỉnh đăng ký kinh doanh hay không.

Theo các luật sư, Nghị định 185/2026/NĐ-CP quy định việc thành lập, sắp xếp, tổ chức lại, giải thể, đặt tên hoặc đổi tên thôn, tổ dân phố thuộc thẩm quyền của HĐND cấp xã hoặc UBND đặc khu trong một số trường hợp.

Điều 8 của Nghị định nêu rõ việc sắp xếp thôn, tổ dân phố nhằm đáp ứng yêu cầu về quy mô dân cư, quản lý nhà nước, phát triển kinh tế - xã hội, quá trình đô thị hóa và tổ chức cộng đồng dân cư phù hợp với mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

Sau khi sắp xếp, tên gọi của thôn, tổ dân phố có thể thay đổi, kéo theo việc địa chỉ hành chính của người dân, doanh nghiệp và hộ kinh doanh trên các giấy tờ cũng được ghi nhận theo tên mới. Tuy nhiên, sự thay đổi này chỉ liên quan đến thông tin hành chính, không đồng nghĩa với việc chuyển địa điểm thực tế của trụ sở doanh nghiệp hay địa điểm kinh doanh.

Theo phân tích của các luật sư, pháp luật hiện hành phân biệt rõ giữa việc thay đổi địa giới hành chính do quyết định của cơ quan nhà nước với việc doanh nghiệp tự chuyển địa điểm hoạt động. Nếu Nhà nước thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính hoặc sắp xếp thôn, tổ dân phố dẫn tới thay đổi tên địa chỉ nhưng vị trí thực tế không thay đổi thì đây chỉ là sự điều chỉnh mang tính kỹ thuật.

Do đó, doanh nghiệp và hộ kinh doanh không bị coi là vi phạm nếu trong giai đoạn chuyển tiếp, các giấy tờ vẫn sử dụng tên thôn cũ. Thực tế, trong các đợt sáp nhập xã, huyện, tỉnh trước đây, cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế đều cho phép tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng giấy tờ đã được cấp cho đến khi phát sinh nhu cầu điều chỉnh hoặc cấp đổi.

Dù không phải thực hiện ngay việc thay đổi toàn bộ hồ sơ, doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn nên chủ động cập nhật thông tin khi thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan. Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có sự thay đổi thông tin đăng ký. Vì vậy, khi cập nhật địa chỉ theo đơn vị hành chính mới, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục điều chỉnh để bảo đảm tính thống nhất của hồ sơ pháp lý.

Tương tự, hộ kinh doanh khi phát sinh nhu cầu thay đổi hoặc bổ sung thông tin đăng ký cũng có thể đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã ghi nhận địa chỉ theo tên thôn, tổ dân phố mới. Việc đồng bộ dữ liệu sẽ ngày càng cần thiết trong bối cảnh Điều 5 và Điều 6 Nghị định 185/2026/NĐ-CP đặt ra yêu cầu đẩy mạnh chuyển đổi số, cập nhật cơ sở dữ liệu và ứng dụng các nền tảng số trong quản lý cộng đồng dân cư.

Các luật sư cho rằng người dân, doanh nghiệp và hộ kinh doanh không nên quá lo lắng trước việc sáp nhập hoặc đổi tên thôn, tổ dân phố. Đây chủ yếu là giải pháp tổ chức lại cộng đồng dân cư nhằm tinh gọn bộ máy và nâng cao hiệu quả quản lý.

Trong phần lớn trường hợp, các loại giấy tờ đã được cấp vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý. Khi phát sinh giao dịch, cấp đổi hoặc điều chỉnh hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ hướng dẫn cập nhật thông tin theo địa danh mới mà không ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức và cá nhân.

Quy định này cũng được thể hiện tại Điều 10 Nghị quyết 190/2025/QH15. Theo đó, các văn bản, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc cấp trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước vẫn tiếp tục được sử dụng cho đến khi hết thời hạn hoặc được thay thế, sửa đổi theo quy định. Đồng thời, cơ quan, tổ chức không được yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp đổi giấy tờ còn hiệu lực chỉ vì việc sắp xếp đơn vị hành chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.