Sắp xếp trường học, hiệu trưởng làm gì để tránh 'nơi này - nơi kia'?

Học sinh trường Tiểu học Hoàng Mai (Hà Nội). Ảnh minh họa: Đinh Hà.

Cả nước đang sắp xếp mạng lưới trường công lập với mục tiêu giảm ít nhất 30% đầu mối. Sau sáp nhập, các nhà trường hoàn thành việc kiện toàn tổ chức, phân công nhiệm vụ và phân cấp, phân quyền cho đội ngũ quản lý.

Trao đổi về bài toán vận hành sau sắp xếp, TS Lê Đức Thuận, nguyên Trưởng phòng GD&ĐT quận Ba Đình cũ (Hà Nội), cho rằng nếu mỗi điểm trường vẫn làm việc theo một cách, mỗi tổ chuyên môn vẫn xử lý công việc theo thói quen riêng và mỗi cán bộ quản lý vẫn điều hành chủ yếu bằng kinh nghiệm cá nhân, rất dễ xảy ra nghịch lý: Bộ máy đã được hợp nhất, nhưng cách vận hành vẫn rời rạc. Khi đó, sáp nhập mới chỉ là sự thay đổi về mặt tổ chức, còn chất lượng quản trị của nhà trường hầu như chưa thay đổi.

“Theo tôi, đây mới là một trong những vấn đề cần được quan tâm nhất sau sáp nhập”, ông Thuận nhận định.

Quản trị bằng quy trình, không phải bằng con người

Trao đổi với Tri Thức - Znews, TS Lê Đức Thuận nhận định bản chất của quản trị không phải là người đứng đầu giải quyết được bao nhiêu công việc, mà là cả tổ chức có cùng làm việc theo một quy trình thống nhất để tạo ra cùng một chất lượng hay không.

Một nhà trường có thể thay đổi hiệu trưởng, thay đổi cán bộ quản lý hoặc thay đổi giáo viên, nhưng nếu cách thức vận hành vẫn được chuẩn hóa, chất lượng của tổ chức vẫn được duy trì. Ngược lại, nếu mọi công việc đều phụ thuộc vào trí nhớ, kinh nghiệm hoặc sự có mặt của một vài cá nhân, tổ chức sẽ luôn tiềm ẩn rủi ro.

“Vì vậy, quản trị bằng quy trình không phải là tăng thêm thủ tục, mà là thiết kế một hệ thống để công việc không còn phụ thuộc vào từng con người”, ông Thuận nói.

Để làm được điều này, theo chuyên gia, các trường cần tập trung vào 5 vấn đề. Thứ nhất, quy trình phải tạo ra sự thống nhất trong toàn hệ thống. Một trường học có nhiều điểm trường không thể để tình trạng mỗi nơi xây dựng một kế hoạch, tổ chức chuyên môn theo một cách hay phối hợp với phụ huynh theo một cách khác.

Khi quy trình được thống nhất, mọi hoạt động từ quản lý, dạy học, khảo thí đến phục vụ học sinh đều được thực hiện theo cùng một chuẩn mực. Chỉ khi đó, nhiều điểm trường mới thực sự trở thành một nhà trường.

Thứ hai, quy trình phải biến kinh nghiệm của cá nhân thành tri thức của tổ chức. Theo ông Thuận, trong thực tế, không ít nhà trường vẫn tồn tại những người “không thể thay thế” vì chỉ họ mới biết công việc được thực hiện như thế nào. Khi họ chuyển công tác hoặc nghỉ hưu, hoạt động của đơn vị bị xáo trộn.

Do đó, một tổ chức hiện đại không nên phụ thuộc vào bất kỳ cá nhân nào. Đó cũng là cách để kinh nghiệm được kế thừa, chia sẻ và không ngừng cải tiến.

Theo TS Lê Đức Thuận, sáp nhập trường học là cơ hội để thiết kế lại toàn bộ cách thức vận hành của nhà trường. Ảnh minh họa: Phương Lâm.

Thứ ba, quy trình phải hướng tới giảm gánh nặng hành chính. Ông Thuận nhận định hiện nay, nhiều giáo viên không áp lực vì chuyên môn mà áp lực vì phải thực hiện nhiều công việc lặp lại, nhiều biểu mẫu trùng lặp và nhiều yêu cầu chưa thống nhất giữa các bộ phận.

“Muốn tinh giản hồ sơ, sổ sách, trước hết phải tinh giản quy trình. Muốn giảm việc, trước hết phải chuẩn hóa cách làm việc. Không thể cải cách hành chính nếu mỗi người vẫn đang làm theo một cách khác nhau”, ông Thuận nói.

Thứ tư, quy trình phải trở thành nền tảng của dữ liệu và AI. Trong đó, dữ liệu chỉ có giá trị khi được thu thập từ các quy trình thống nhất; còn AI chỉ hỗ trợ hiệu quả khi được vận hành trên một hệ thống đã được thiết kế rõ ràng. Nếu quy trình chưa chuẩn, dữ liệu sẽ thiếu đồng bộ. Nếu dữ liệu chưa đồng bộ, AI cũng khó phát huy hết giá trị.

“Chuyển đổi số không bắt đầu từ việc mua sắm thêm phần mềm, mà bắt đầu từ việc chuẩn hóa quy trình quản trị”, ông Thuận nhấn mạnh.

Thứ năm, theo chuyên gia, quy trình phải giúp người đứng đầu chuyển từ điều hành công việc sang lãnh đạo hệ thống. Một hiệu trưởng không nên dành phần lớn thời gian để ký từng văn bản, xử lý từng tình huống hay giải quyết từng công việc phát sinh hàng ngày.

“Giá trị lớn nhất của người đứng đầu không nằm ở việc tự mình làm được bao nhiêu việc, mà ở việc xây dựng được một hệ thống để nhiều người cùng làm đúng việc”, ông Thuận nói.

Khi hệ thống hoạt động tốt, hiệu trưởng sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những nhiệm vụ mang tính chiến lược như phát triển đội ngũ, nâng cao chất lượng giáo dục và đổi mới nhà trường.

Từ hợp nhất bộ máy đến gắn kết con người

Nếu quy trình là bộ khung vận hành, con người và văn hóa là yếu tố quyết định bộ máy có thực sự hoạt động thống nhất hay không. Theo TS Lê Đức Thuận, hợp nhất bộ máy có thể hoàn thành bằng một quyết định hành chính, nhưng gắn kết con người chỉ có thể hình thành từ sự công bằng, tôn trọng và niềm tin.

Do đó, sau sáp nhập, các trường không thể để đơn vị đầu mối trở thành “đơn vị ở trên”. Theo đó, lựa chọn trụ sở hay điểm trường chính là cần thiết để điều hành. Tuy nhiên, nếu mọi nguồn lực, cơ hội và tiếng nói trọng yếu đều dồn về một nơi, các bộ phận còn lại sẽ dễ cảm thấy mình chỉ là phần bị “nhập vào”. Vì vậy, ông Thuận cho rằng đầu mối quản trị có thể đặt tại một nơi, nhưng cơ hội và sự ghi nhận phải hiện diện ở mọi nơi.

Vị chuyên gia cũng nhấn mạnh việc tổ chức mới không phải phiên bản phóng to của một đơn vị cũ. Áp đặt toàn bộ thói quen và văn hóa của đơn vị đầu mối lên tất cả cơ sở còn lại có thể thuận tiện về hành chính, nhưng khó tạo ra sự đồng thuận thực chất. Do đó, văn hóa mới phải được xây dựng từ những cách làm hiệu quả nhất của từng nơi.

Theo ông Thuận, đầu mối quản trị có thể đặt tại một nơi, nhưng cơ hội và sự ghi nhận phải hiện diện ở mọi nơi. Ảnh minh họa: Hoài Bảo.

Bên cạnh đó, đoàn kết trong tổ chức mới không thể hình thành bằng những lời kêu gọi suông hay khẩu hiệu phong trào. Ông Thuận cho rằng mọi quyết định về phân công nhiệm vụ, điều chuyển vị trí hay đánh giá thi đua đều phải dựa trên các tiêu chí minh bạch, có căn cứ và có thể giải thích. Công bằng ở đây không phải là chia đều chức vụ, mà là đánh giá con người theo cùng một thước đo chuyên môn và ghi nhận dựa trên kết quả thực tế.

Nhà trường cũng cần chủ động tạo ra các dự án chung giữa các điểm trường. Khi cùng làm việc và chịu trách nhiệm về một kết quả, giáo viên sẽ tự nhiên xóa bỏ tâm lý "bên này - bên kia".

Chia sẻ thêm với lãnh đạo trường học, TS Lê Đức Thuận cho rằng đội ngũ không chỉ nghe lãnh đạo nói, mà nhìn vào hành động thực tế: Lãnh đạo dành thời gian ở đâu, giao việc cho ai và ghi nhận ai. Nếu hiệu trưởng chỉ làm việc tại cơ sở chính, chỉ tin dùng người quen hay ưu ái thói quen cũ, tâm lý chia rẽ sẽ tiếp tục tồn tại.

“Xây dựng văn hóa không phải là tổ chức thêm phong trào, mà là cách lãnh đạo phân bổ sự quan tâm, nguồn lực và tạo ra sự công bằng thực chất”, ông Thuận nhấn mạnh.