Số hóa hồ sơ đảng viên: Quyết liệt từ cơ sở

Số hóa hồ sơ đảng viên không chỉ là thao tác chuyển tài liệu giấy thành dữ liệu điện tử, mà còn là quá trình rà soát, chuẩn hóa để tạo lập nguồn dữ liệu có thể sử dụng lâu dài. Đây cũng là yêu cầu cốt lõi của Chiến dịch 100 ngày thực hiện các nhiệm vụ về chuyển đổi số của ngành Tổ chức xây dựng Đảng.

Ngay sau khi có kế hoạch của cấp trên, tất cả các tổ chức Đảng trong toàn tỉnh đã khẩn trương xây dựng kế hoạch chỉ đạo triển khai. Các tổ số hóa hồ sơ được thành lập, phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ, chuyên viên Ban Xây dựng Đảng, Văn phòng Đảng ủy, Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy, bảo đảm quá trình số hóa, tạp lập dữ diệu đảng viên và hồ sơ đảng viên điện tử được triển khao thống nhất đồng bộ trong toàn tỉnh.

Tiến độ phải được bảo đảm nhưng không chạy theo số lượng. Một hồ sơ xác định hoàn thành khi thông tin đã được kiểm tra, đối chiếu và cập nhật đầy đủ trên hệ thống. Quy trình số hóa trải qua 7 bước cơ bản. Từ rà soát, phân loại hồ sơ; chuẩn bị điều kiện kỹ thuật; scan tài liệu; kiểm tra chất lượng; ký số xác nhận hồ sơ điện tử; cập nhật lên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên đến nghiệm thu, quản lý và khai thác. Hồ sơ đảng viên chứa nhiều thông tin quan trọng nên yêu cầu an toàn, bảo mật được đặt lên hàng đầu. Từ thu thập, chỉnh lý, số hóa, cập nhật, truyền nhận đến lưu trữ dữ liệu đều phải tuân thủ các quy định về bảo vệ bí mật của Đảng, bí mật Nhà nước, an toàn thông tin và an ninh mạng.

Đến ngày 17/9, công tác chỉnh lý hồ sơ đảng viên tại Đảng bộ xã Thanh Nưa đã đạt 100%, tỷ lệ hồ sơ số hóa đạt 83,45%.

Với gần 2.000 đảng viên, khối lượng hồ sơ Đảng bộ xã Thanh Nưa cần số hóa rất lớn. Đảng ủy xã xác định dữ liệu số phải bảo đảm “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”. Vì vậy, mỗi thông tin trước khi cập nhật lên hệ thống đều được kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ gốc, giúp hạn chế sai sót ngay từ đầu. Đồng thời bảo đảm dữ liệu sau khi tạo lập không chỉ phục vụ lưu trữ mà còn có thể khai thác trực tiếp trong quản lý đảng viên, tổ chức đảng và thực hiện các nhiệm vụ xây dựng Đảng. Đến ngày 17/9, công tác đã chỉnh lý đã đạt 100%, số hóa được 1.482 hồ sơ (đạt 83,45%). Xã chỉ đạo tổ số hóa làm việc xuyên suốt, kể cả thứ Bảy, Chủ nhật. Cán bộ tham gia chủ động tranh thủ thời gian ngoài giờ hành chính hoàn thiện từng phần việc, phấn đấu hoàn thành 100% hồ sơ trong tháng này.

Nếu ở Thanh Nưa, bài toán lớn nhất là khối lượng hồ sơ, thì tại xã Nậm Kè, khó khăn đến từ cả hồ sơ và điều kiện thực hiện. Đảng bộ xã Nậm Kè có 26 chi bộ với gần 430 đảng viên. Từ ngày 22/8, xã thành lập tổ chỉnh lý hồ sơ hơn 10 người. Điều kiện trụ sở sau sáp nhập còn chật hẹp, trong khi yêu cầu công việc liên tục. Để bảo đảm tiến độ, địa phương bố trí tạm thời máy móc, thiết bị phục vụ số hóa ngay tại khu vực hành lang. Công việc chia theo từng khâu; từ chỉnh lý, hoàn thiện hồ sơ đến nhập liệu, cập nhật dữ liệu đều được phân công cụ thể theo quy trình.

Đảng viên chi bộ công an và chi bộ các cơ quan đảng xã Nậm Kè tham gia chỉnh lý hồ sơ.

Theo chia sẻ của bà Nguyễn Thị Yến, Trưởng ban Xây dựng Đảng xã Nậm Kè, do hồ sơ đảng viên được hình thành qua nhiều thời kỳ nên không ít tài liệu còn thiếu, như ở chi bộ Pá Mỳ, Phiêng Vai hay Nậm Kè... Một số hồ sơ cũ bị mờ, rách, thiếu trang; thông tin giữa các tài liệu chưa thống nhất. Có trường hợp thông tin cá nhân của đảng viên đã thay đổi trong thời gian dài nhưng chưa được cập nhật. Do đó, khi thực hiện quy trình số hóa, đòi hỏi phải đối chiếu, xác minh lại cẩn thận trước khi nhập dữ liệu.

Khó khăn còn nằm ở máy scan, máy tính, đường truyền, dung lượng lưu trữ và nhân lực có chuyên môn công nghệ thông tin. Trong điều kiện đó, việc hoàn thành đúng tiến độ đòi hỏi địa phương phải chủ động tổ chức lại công việc và huy động nhân lực từ các chi bộ.

Ông Giàng A Dế, Bí thư Đảng ủy xã Nậm Kè, cho biết địa phương đã phân công cán bộ tập trung cao độ mỗi phần việc, rà soát, tra cứu tại kho lưu trữ, đối chiếu với hồ sơ gốc để bổ sung tài liệu còn thiếu. Nhiệm vụ được giao cụ thể đến từng cán bộ, từng chi bộ; tiến độ số hóa chia theo từng nhóm hồ sơ để hoàn thành dứt điểm. Đến ngày 11/9, Đảng bộ xã đã hoàn thành số hóa 100% hồ sơ đảng viên.

Sau các quy trình rà soát, đối chiếu... dữ liệu được cập nhật kịp thời lên hệ thống để đảm bảo tiến độ.

Tại xã Mường Ảng, hơn 1.220 hồ sơ đảng viên cần số hóa cũng tạo áp lực lớn về nhân lực và thời gian. Địa phương thành lập Tổ công tác số hóa, tạo lập dữ liệu hồ sơ đảng viên gồm 18 cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị, trường học trên địa bàn, do đồng chí Bí thư Đảng ủy xã làm Tổ trưởng. Phương châm “làm hết việc, không hết giờ”, cán bộ tranh thủ thời gian ngoài giờ hành chính, kể cả thứ Bảy, Chủ nhật, để chỉnh lý, rà soát, quét hồ sơ và cập nhật dữ liệu. Đến ngày 14/9, Đảng bộ xã Mường Ảng đã hoàn thành công tác số hóa hồ sơ đảng viên.

Các mục tiêu của chiến dịch được lượng hóa bằng các chỉ tiêu, sản phẩm đầu ra và chỉ số đánh giá kết quả (KPI) cụ thể. Kết quả thực hiện được theo dõi, giám sát, đánh giá thường xuyên trên hệ thống Dashboard (bảng chỉ số điều hành) và các minh chứng điện tử nhằm bảo đảm đánh giá khách quan, minh bạch và thực chất theo Kế hoạch của Ban Tổ chức Tỉnh ủy.

Việc tạo lập, cập nhật trên Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0 tại xã Quài Tở cơ bản bảo đảm tiến độ. Với 31 tổ chức đảng với 923 đảng viên, quá trình triển khai địa phương gặp khó khăn do khối lượng hồ sơ lớn, nhiều hồ sơ cũ thiếu thành phần hoặc chất lượng tài liệu kém; trang thiết bị hạn chế, đường truyền và phần mềm có thời điểm chưa ổn định. Đảng ủy xã kịp thời kiến nghị tiếp tục được hướng dẫn xử lý dữ liệu sai lệch, hồ sơ thiếu thành phần; hỗ trợ trang thiết bị, đường truyền, kinh phí và giải pháp đối với đảng viên cao tuổi, các tổ chức đảng ở địa bàn chưa có kết nối internet ổn định. Việc kiểm tra, nắm tình hình ngay trong quá trình thực hiện giúp những vướng mắc không bị dồn lại đến cuối chiến dịch. Đây cũng là cách để yêu cầu tiến độ đi cùng chất lượng, đúng với tinh thần của Chiến dịch 100 ngày.

Sau khi hoàn thành số hóa, kiểm tra chất lượng và nghiệm thu, hồ sơ đảng viên điện tử phải được cập nhật, lưu trữ tập trung trên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên theo Quy định số 342-QĐ/BTCTW ngày 20/6/2026 về Hệ thống thông tin lĩnh vực Tổ chức xây dựng Đảng. Với sự vào cuộc của các cấp ủy và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ trực tiếp thực hiện, Chiến dịch 100 ngày ở Điện Biên đang tạo chuyển biến lớn, góp phần hình thành hệ thống dữ liệu tổ chức đảng, đảng viên đồng bộ, chính xác, an toàn và có khả năng khai thác hiệu quả trong thực tiễn.