Số hóa hồ sơ đảng viên: Từ hồ sơ giấy đến quản trị bằng dữ liệu

Cán bộ, chuyên viên Ban Tổ chức Tỉnh ủy kiểm tra tiến độ số hóa hồ sơ đảng viên của các Đảng bộ trực thuộc.

Theo số liệu cập nhật đến ngày 7-9, toàn tỉnh đã chỉnh lý, chuẩn hóa hồ sơ đạt 90,5%; 53.893 hồ sơ được số hóa, đạt 38%; tỷ lệ ký số đạt 38,8%. Theo báo cáo của Ban Tổ chức Tỉnh ủy, toàn Đảng bộ có gần 145.000 đảng viên, với khoảng 15 triệu trang tài liệu cần số hóa.

Nhiều tài liệu được hình thành từ hàng chục năm trước, thậm chí có những trang cách đây khoảng 90 năm. Vì vậy, trước khi đưa một tài liệu lên hệ thống, cán bộ phải rà soát, phân loại, đối chiếu thông tin, kiểm tra thành phần hồ sơ và xử lý những trường hợp thiếu hoặc chưa thống nhất. Đây cũng là khâu quyết định chất lượng dữ liệu sau số hóa.

Đơn cử như tại phường Bách Quang, 1.925 hồ sơ đảng viên được giao cho 5 tổ công tác. Địa phương đã phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức tập huấn nghiệp vụ, đồng thời trưng tập 11 giáo viên tham gia. Quy trình được thực hiện tuần tự từ chỉnh lý, quét tài liệu, kiểm tra chất lượng, đặt tên tệp, ký số đến cập nhật lên hệ thống.

Đến ngày 8-9, Bách Quang đã ký số 558 hồ sơ, đạt 29%; cập nhật 501 hồ sơ lên Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên, đạt 26%. Thách thức của quá trình này càng rõ hơn ở những địa phương có hồ sơ được lưu giữ qua nhiều thời kỳ hoặc chịu tác động của thiên tai.

Còn tại phường Gia Sàng, địa phương có 3.565 đảng viên, với 3.440 hồ sơ thuộc diện tính vào chỉ tiêu số hóa. Phần chênh lệch là 125 đảng viên dự bị, chưa đủ các danh mục để tính vào chỉ tiêu số hóa hoàn chỉnh, nhưng vẫn được địa phương thực hiện số hóa. Đến ngày 8-9, Gia Sàng đã scan 1.900 hồ sơ, ký số 1.500 hồ sơ và cập nhật 1.300/3.440 hồ sơ lên hệ thống, đạt 37,8%.

Khó khăn ở Gia Sàng không chỉ nằm ở khối lượng hồ sơ. Gần 800 hồ sơ đảng viên bị ảnh hưởng bởi ngập lụt, khiến việc rà soát, xử lý và số hóa càng phức tạp. Với những tài liệu bị tác động bởi nước, đưa vào máy quét chỉ là một công đoạn. Trước đó, cán bộ phải kiểm tra khả năng đọc thông tin, sắp xếp lại tài liệu và đối chiếu những nội dung cần thiết.

Số hóa hồ sơ đảng viên tại phường Tích Lương.

Bên cạnh vấn đề về tài liệu, thiết bị cũng là một trở ngại ở cơ sở. Gia Sàng phải tận dụng máy móc được bàn giao từ các đơn vị cũ và thuê thêm thiết bị để bảo đảm tiến độ.

Tại nhiều Đảng bộ khác trong tỉnh, nguyên tắc chung được xác định là: “làm đến đâu chắc đến đó; số hóa đến đâu xác thực đến đó; dữ liệu đến đâu khai thác được đến đó”. Thái Nguyên đã hoàn thành chuẩn hóa 100% dữ liệu tổ chức đảng và đảng viên từ ngày 19/3/2026, thuộc nhóm 3 tỉnh hoàn thành đầu tiên theo tiến độ của Trung ương đề ra. 

Kết quả này tạo nền tảng để tỉnh tiếp tục số hóa khối lượng hồ sơ lớn còn lại. Mục tiêu là hình thành nguồn dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống và thống nhất dùng chung”. Khi dữ liệu được chuẩn hóa và kết nối, thông tin đảng viên có thể từng bước phục vụ cảnh báo biến động, tổng hợp báo cáo, theo dõi quá trình sinh hoạt Đảng, hỗ trợ chuyển sinh hoạt và cung cấp thông tin cho công tác quy hoạch, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm cán bộ.