Số hóa sổ hộ tịch: Xây dựng cơ sở dữ liệu trực tuyến, thuận lợi cho người dân

Nhanh gọn, tiết kiệm

Từ đầu giờ chiều, anh Bùi Văn Tuấn ở thôn Giữa, xã Nghĩa Hưng (Lạng Giang) đã có mặt ở bộ phận tiếp nhận và trả kết quả TTHC (bộ phận một cửa) của huyện để thực hiện thủ tục cải chính hộ tịch. Giờ đây, anh Tuấn không phải phô tô, công chứng các loại giấy tờ tùy thân như trước mà chỉ cần mang theo bản gốc, điền vào mẫu phiếu do cán bộ Phòng Tư pháp huyện cung cấp. Tất cả thủ tục chỉ mất vài phút, vừa tiết kiệm thời gian công sức di chuyển, lại tiết kiệm chi phí. Anh Tuấn nói: "Tôi không nghĩ thủ tục lại nhanh gọn đến vậy. Thông tin được lưu trữ trên phần mềm nên cán bộ tra cứu dễ dàng hơn, không phải tìm từng cuốn sổ giấy như trước”.

Cán bộ Phòng Tư pháp huyện Lạng Giang hướng dẫn công dân thực hiện thủ tục cải chính hộ tịch.

Cũng là địa chỉ tin cậy của nhiều công dân khi giải quyết TTHC, từ đầu năm đến nay, bộ phận một cửa của UBND phường Trần Phú (TP Bắc Giang) đã tiếp nhận, giải quyết 765 hồ sơ chứng thực, hộ tịch, trong đó có 99,73% được giải quyết trước hạn, còn lại trả đúng hạn và không có hồ sơ quá hạn. Phường được đánh giá là đơn vị đứng đầu TP Bắc Giang trong lĩnh vực chứng thực điện tử. Anh Nguyễn Duy A ở quận Tây Hồ (TP Hà Nội) vừa thực hiện xong thủ tục nhận cha con. Thay vì lật giở từng trang tài liệu để đối chiếu, cán bộ công chức tư pháp - hộ tịch của phường chỉ cần bấm vài cú nhấp chuột là các thông tin hộ tịch của cá nhân đã hiển thị rõ ràng trên màn hình vi tính. Việc giải quyết TTHC được thực hiện nhanh chóng, tiện lợi hơn nhiều. Ba ngày sau đó, anh A có thể nhận kết quả trực tuyến.

Ông Nguyễn Đình Thắng, Phó Chủ tịch UBND phường Trần Phú thông tin, việc số hóa sổ hộ tịch được lãnh đạo Đảng ủy, UBND phường coi là nhiệm vụ trọng tâm. Năm 2023 và 2024, phường thực hiện số hóa 12.403 dữ liệu hộ tịch, đạt 100% chỉ tiêu.

Tiếp tục rà soát, khắc phục khó khăn

Trước đây, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên cả nước vốn được các cấp thực hiện theo phương pháp truyền thống là lưu trữ bằng giấy tờ, sổ sách. Tuy nhiên, việc bảo quản hồ sơ gặp nhiều khó khăn do lâu ngày thường bị mối mọt, tài liệu cồng kềnh, tốn không gian, diện tích. Từ đây dẫn đến tình trạng mất thông tin; dữ liệu hộ tịch của cá nhân chưa có sự kết nối, chia sẻ giữa các cơ quan, địa phương.

Vì thế, Bộ Tư pháp đã chỉ đạo số hóa dữ liệu sổ hộ tịch. Theo đó, toàn bộ thông tin được thu thập, phân loại, sao chụp chuyển thành các dữ liệu trên phần mềm điện tử. Khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức tư pháp - hộ tịch ở cơ sở không mất thời gian tìm kiếm như trước mà chỉ cần tra cứu trên phần mềm chung, qua đó góp phần giảm chi phí, thời gian giải quyết TTHC, nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tin học của đội ngũ cán bộ cơ sở.

Thực hiện công văn chỉ đạo của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 4190/KH-UBND ngày 21/9/2020 về số hóa sổ hộ tịch. Toàn tỉnh có 14.151 sổ, tương ứng với 1.829.709 dữ liệu hộ tịch được lưu giữ cần số hóa. Từ cuối năm 2020 đến nay, Sở đã triển khai số hóa dữ liệu của 5 giai đoạn, thực hiện liên tục trong các năm 2021, 2022, 2023. Kết quả, toàn tỉnh đã số hóa 1.671.311 sự kiện hộ tịch. Một số địa phương làm tốt công tác này như huyện Lạng Giang, thị xã Việt Yên, TP Bắc Giang…

Trong quá trình đó, một số địa phương đã có nhiều giải pháp mang tính đột phá nhằm đẩy nhanh tiến độ, khai thác hiệu quả dữ liệu hộ tịch điện tử. Bà Nguyễn Việt Anh, Phó trưởng Phòng Tư pháp huyện Lạng Giang nói: “Phòng đã tham mưu với UBND huyện ban hành kế hoạch, tổ chức tập huấn mỗi năm/lần cho công chức tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn; thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, trao đổi, kịp thời tháo gỡ khó khăn cho cơ sở”. Đảng ủy, UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện quan tâm chỉ đạo, dành nguồn kinh phí nhất định cho công tác này; huy động đoàn viên thanh niên, giáo viên, cán bộ hội phụ nữ tham gia.

Mặc dù vậy công tác rà soát, phê duyệt dữ liệu còn gặp khó khăn như: Bộ Công an chưa đồng bộ số định danh cá nhân trong giai đoạn từ năm 2016 đến 2019; thông tin ở một số đơn vị thay đổi tên, sáp nhập đơn vị hành chính chưa hiển thị.

Về vấn đề này, bà Phùng Thị Ngọc, Trưởng Phòng Tư pháp huyện Yên Thế chia sẻ thêm, huyện đã số hóa 1.043 sổ với hơn 100 nghìn sự kiện hộ tịch. Dù việc số hóa trên địa bàn đã hoàn thành nhưng quá trình khai thác còn gặp một số trở ngại như chưa kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu, phần mềm hoặc thông tin của huyện khác, tỉnh khác khiến việc giải quyết TTHC chưa thuận tiện.

Theo bà Trương Ngọc Bích, Phó Giám đốc Sở Tư pháp, thời gian tới, Sở tiếp tục chỉ đạo các cơ quan, đơn vị liên quan đối chiếu, cập nhật, đồng bộ dữ liệu cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử kết nối, tích hợp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cổng dịch vụ công quốc gia và các phần mềm dùng chung của tỉnh. Phòng tư pháp các huyện, thị xã, TP tích cực phối hợp với cơ quan công an địa phương kiểm tra, xác minh, xử lý với các trường hợp có sai sót, bảo đảm sử dụng hiệu quả, đúng quy trình.

Bài, ảnh: Tuyết Mai