Sửa quy chế quản lý chung cư - Bài 2: Lỗ hổng từ hồ sơ lưu trữ

Chủ đầu tư cần lập và lưu trữ hồ sơ nhà chung cư. Ảnh: Hoàng Anh

Khó quản lý vận hành chung cư do thiếu hồ sơ lưu trữ

Đại diện ban quản trị một chung cư tại quận Long Biên, Hà Nội, chia sẻ cái “khổ” của ban quản trị và cư dân là khi bàn giao, hồ sơ của chủ đầu tư không đầy đủ, rõ ràng, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến hạ tầng kỹ thuật, phòng cháy chữa cháy.

Điều này đã ảnh hưởng rất lớn đến việc bảo trì, bảo dưỡng nhà chung cư theo quy định, nhằm đảm bảo an toàn cho người dân sinh sống.

Đơn cử như việc một đường ống dẫn nước bị hỏng, đơn vị quản lý vận hành tòa nhà kết hợp với ban quản trị đã phải rất vất vả khi không có hồ sơ thiết kế thi công đầy đủ để sửa chữa một cách nhanh chóng, vị này cho hay.

Bên cạnh đó, ban quản trị , cư dân cũng gặp phải thách thức khi không được chuyển giao hết tất cả các quyền sở hữu công nghệ, phần mềm, quy trình công nghệ liên quan đến vận hành như nước xả thải, thang máy, phòng cháy chữa cháy, vận hành bãi xe tòa nhà.

Nhiều dự án phải sử dụng độc quyền các dịch vụ bảo trì bảo dưỡng, dẫn đến ảnh hưởng đến chi phí dịch vụ của cư dân.

Trục lợi quỹ bảo trì chung cư

Theo quy định của dự thảo quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư đang được Bộ Xây dựng soạn thảo, chủ đầu tư dự án phải lập hồ sơ nhà chung cư và lưu trữ hồ sơ nhà chung cư theo quy định tại Luật Nhà ở.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy không nhiều dự án quan tâm đến vấn đề lập và lưu trữ hồ sơ này, thậm chí có nhà chung cư hiện không còn hồ sơ lưu trữ.

Với các dự án này, chủ đầu tư phải lập lại hồ sơ hoàn công của công trình nhà chung cư theo quy định của pháp luật xây dựng. Trường hợp không còn chủ đầu tư, hội nghị nhà chung cư sẽ giao cho ban quản trị thuê đơn vị có năng lực chuyên môn để lập lại hồ sơ nhà chung cư.

Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ khi ban quản trị hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư có văn bản yêu cầu bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư, chủ đầu tư có trách nhiệm bàn giao hai bộ hồ sơ sao y từ bản chính cho ban quản trị.

Hồ sơ bàn giao cho ban quản trị gồm bản vẽ hoàn công, bản vẽ bố trí công trình nhà chung cư với danh mục bản vẽ kèm theo, theo quy định của pháp luật về xây dựng, hợp đồng lắp đặt thiết bị trong nhà chung cư được ký kết với bên lắp đặt, hồ sơ xử lý nước thải; quy trình vận hành, khai thác công trình; quy trình bảo trì công trình.

Bên cạnh đó, chủ đầu tư cũng phải bàn giao thông báo chấp thuận kết quả nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình nhà chung cư của cơ quan chuyên môn về xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng.

Chủ đầu tư phải bàn giao bản vẽ mặt bằng khu vực để xe do chủ đầu tư lập trên cơ sở hồ sơ dự án và thiết kế đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

Bản vẽ này phải được phân định rõ khu vực để xe cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, bao gồm chỗ để xe thuộc sở hữu chung, chỗ để xe ô tô và khu vực để xe công cộng.

Cần làm rõ nhiều quy định về hồ sơ lưu trữ

Bên cạnh những quy định trên, nhiều chuyên gia cho rằng, nội dung bàn giao và lưu trữ hồ sơ nhà chung cư cần tuân thủ Luật Xây dựng, các nghị định liên quan tới luật này và hồ sơ đảm bảo thiết kế xây dựng, bàn giao đưa tòa nhà vào khai thác, sử dụng.

Sở dĩ như vậy là do nhiều dự án hiện nay chưa hoàn thành tất cả các thủ tục được quy định tại Luật Xây dựng và các luật chuyên ngành khác như phòng cháy cháy nổ, xả thải, an toàn môi trường... nhưng vẫn được các chủ đầu tư đưa vào khai thác, sử dụng, dẫn đến tranh chấp xảy ra liên tục.

Chính vì vậy, các quy định của dự thảo quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư cần phải định nghĩa rõ hơn quá trình bàn giao đưa tòa nhà vào khai thác, sử dụng theo đúng quy định của Luật Xây dựng.

Ngoài ra, việc bàn giao và lưu giữ hồ sơ nhà chung cư cũng cần tuân thủ tinh thần của Luật Nhà ở, các nghị định có liên quan và các luật chuyên ngành khác như phòng cháy chữa cháy, điện lực, y tế dự phòng, sức khỏe cộng đồng...

Cùng với đó, các nội dung khác hiện chưa đề cập tại quy chế mà các luật chuyên ngành đang có quy định thì ưu tiên áp dụng các quy định của luật chuyên ngành.

Khối lượng hồ sơ cần cho hoạt động quản lý vận hành tòa nhà không đơn giản chỉ có một số gạch đầu dòng, mà cần tuân theo quy định của các luật chuyên ngành để đảm bảo hoạt động của các hệ thống.

Dự thảo quy chế nhà chung cư cần bổ sung quy định chặt chẽ về việc chuyển giao công nghệ và phần mềm vận hành các trang thiết bị liên quan đến nhà chung cư, tạo thuận lợi cho việc bàn giao hệ thống đưa vào khai thác, sử dụng.

Hiện các hạng mục chuyển giao công nghệ vẫn chưa có trong hồ sơ bàn giao cho ban quản trị của chủ đầu tư. Trong khi đó, đặc thù của nhà chung cư là sự kết hợp của nhiều hệ thống kỹ thuật phục vụ đời sống sinh hoạt của cộng đồng cư dân.

Mặt khác, định kỳ hàng năm, chung cư sẽ phải bảo trì lại các hệ thống, do vậy cần có quy định về hồ sơ (từ xin giấy phép xây dựng, thi công cho tới khi hoàn công) để nộp lưu chiểu.

Một số tổ hợp chung cư phải nộp lưu trữ tại Sở Tài nguyên môi trường và cấp mã số lưu trữ cho ban quản trị, cư dân trong trường hợp thất lạc hồ sơ được xin sao chụp.

Việc lưu trữ thông tin này rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý vận hành tòa nhà. Việc chuyển giao hồ sơ giữa chủ đầu tư cho ban quản trị, hoặc giữa các ban quản trị với nhau không đầy đủ, việc bảo trì, bảo dưỡng dự án sẽ gặp nhiều khó khăn.

Một vấn đề khác liên quan đến việc bàn giao hồ sơ nhà chung cư, theo quy định của dự thảo quy chế, trước khi bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư, chủ đầu tư và ban quản trị hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư phải thực hiện việc kiểm đếm trang thiết bị, phân định thực tế phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở.

Việc bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư và bàn giao thực tế hiện trạng phải được lập thành biên bản có xác nhận của các bên.

Trường hợp không thực hiện được việc kiểm đếm trang thiết bị, phân định rõ phần sở hữu chung, chủ đầu tư và ban quản trị lập biên bản ghi nhận hiện trạng thiết bị, hiện trạng quản lý sử dụng phần diện tích sở hữu chung của nhà chung cư và thực hiện việc bàn giao hồ sơ nhà chung cư.

Nếu các bên không lập được biên bản thì một trong các bên hoặc cả hai bên có văn bản đề nghị ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tổ chức kiểm đếm và lập biên bản.

Các nhà làm luật nên có quy định khuyến khích các đơn vị có chức năng chuyên môn là đơn vị độc lập để thay mặt ban quản trị và cư dân tiếp quản nhận hồ sơ bàn giao, nhằm đảm bảo hồ sơ bàn giao đầy đủ, đúng quy định.

Quản lý vận hành chung cư là một vấn đề phức tạp, gây ra nhiều xung đột và tranh chấp trong thời gian qua, xoay quanh mối quan hệ giữa cư dân, chủ đầu tư, ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành. Sau nhiều năm thực hiện, quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư đã bộc lộ nhiều bất cập, vì vậy Bộ Xây dựng đang soạn thảo quy chế mới nhằm khắc phục những vấn đề này.

Chuyên đề "Sửa quy chế quản lý chung cư" sẽ phân tích từng khía cạnh trong việc quản lý và vận hành nhà chung cư, làm rõ nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn, tranh chấp và đưa ra các kiến nghị cụ thể để quản lý và vận hành nhà chung cư hiệu quả hơn.

Bài 1: Thách thức quản lý chung cư đa công năng

An Chi