Tái sử dụng dữ liệu và nút thắt rủi ro tuân thủ

Ảnh: AI

Công văn 159/TTg-CĐS của Thủ tướng Chính phủ ngày 13-2-2026 (Công văn 159) yêu cầu các bộ, ngành, địa phương tái sử dụng tối đa dữ liệu đã có khi giải quyết thủ tục hành chính, đồng thời không được yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại thông tin đã tồn tại trong hệ thống. Việc nội dung này được nhấn mạnh kèm theo các biện pháp triển khai cụ thể cho thấy tái sử dụng dữ liệu đã được đặt ở trọng tâm thực thi cải cách.

Những năm qua, chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính đã tạo nền tảng cho quản lý dựa trên dữ liệu. Đề án 06 về phát triển dữ liệu dân cư, Luật Giao dịch điện tử và các nghị quyết về đơn giản hóa thủ tục từng bước xác lập cơ sở pháp lý cho việc sử dụng dữ liệu điện tử thay cho giấy tờ. Có thể thấy, ở cấp độ thiết kế, việc chuyển từ xác thực bằng hồ sơ giấy sang khai thác dữ liệu đã được định hình khá rõ.

Tuy nhiên, khoảng cách giữa quy định và thực tiễn vẫn còn. Dù số hóa đã đạt nhiều bước tiến, vận hành ở một số khâu tiếp nhận hồ sơ vẫn chịu ảnh hưởng bởi tâm lý e ngại rủi ro. Khi dữ liệu điện tử trở thành căn cứ mặc định, cấu trúc rủi ro cũng thay đổi. Nếu hồ sơ giấy cho phép kiểm chứng qua từng bản sao và con dấu, thì dữ liệu số vận hành theo cơ chế liên thông và phụ thuộc lẫn nhau. Một sai lệch ở khâu tạo lập hoặc cập nhật có thể lan sang nhiều cơ quan, làm ranh giới trách nhiệm không còn tập trung ở một điểm xử lý. Khi đó, người tiếp nhận buộc phải đặt câu hỏi: trách nhiệm sẽ được phân định và xử lý thế nào nếu dữ liệu nguồn phát sinh sai sót?

Khi câu hỏi này chưa được làm rõ, sự thận trọng của cán bộ thụ lý là phản ứng dễ hiểu. Vì vậy, vấn đề hiện nay không chỉ là nhấn mạnh kỷ luật thực thi, mà còn là hoàn thiện các điều kiện vận hành, đặc biệt là cơ chế phân định và xử lý trách nhiệm trong quá trình khai thác dữ liệu.

Để tái sử dụng dữ liệu trở thành thực tiễn ổn định, cần bảo đảm đồng bộ hai điều kiện.

Thứ nhất, chất lượng và độ tin cậy của các cơ sở dữ liệu phải được duy trì liên tục, từ khâu tạo lập đến cập nhật, chuẩn hóa và liên thông. Một bản án đã có hiệu lực tuyên hủy giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng chưa được cập nhật trên hệ thống dữ liệu đất đai, hay tình trạng hôn nhân thay đổi nhưng chưa phản ánh trong dữ liệu hộ tịch, đều có thể tạo rủi ro khi dữ liệu được dùng làm căn cứ xử lý. Những độ trễ như vậy nếu không được kiểm soát sẽ làm suy giảm niềm tin vào nền tảng số.

Thứ hai, cơ chế trách nhiệm cần được thiết kế theo chuỗi, tách bạch rõ giữa cơ quan tạo lập và cơ quan khai thác dữ liệu. Trong thực tế, khi dữ liệu có dấu hiệu thiếu nhất quán, người xử lý có thể phải lựa chọn: tiếp tục giải quyết, tạm dừng để xác minh, hay yêu cầu đối chiếu bổ sung. Nếu quy trình và cơ chế quy trách nhiệm không rõ ràng, mọi quyết định đều tiềm ẩn rủi ro. Khi ranh giới trách nhiệm được xác lập minh bạch, việc sử dụng dữ liệu mới có thể trở thành thực hành thông suốt thay vì phụ thuộc vào cân nhắc phòng ngừa riêng lẻ.

Khi các điều kiện này chưa được bảo đảm, sự thận trọng trong vận hành có thể chuyển thành gánh nặng thủ tục. Người dân và doanh nghiệp vẫn phải chuẩn bị hồ sơ giấy, không chỉ vì thói quen mà còn để đáp ứng yêu cầu an toàn trong xử lý. Thời gian và nguồn lực xã hội vì thế bị phân tán cho các bước xác minh lặp lại thay vì tập trung vào các hoạt động tạo giá trị. Chi phí không chỉ nằm ở thao tác hành chính, mà còn ở sự chậm trễ trong ra quyết định và hiệu quả vận hành bị suy giảm. Trạng thái này chỉ thay đổi khi việc không yêu cầu cung cấp lại thông tin đã có trở thành chuẩn mực thực tế.

Ở quy mô lớn hơn, việc không khai thác hiệu quả dữ liệu đã có còn làm giảm hiệu suất chung của bộ máy. Nguồn lực đầu tư cho hạ tầng số không được chuyển hóa đầy đủ thành lợi ích thực tế, khiến khoảng cách giữa chi phí triển khai và giá trị thu được ngày càng lộ rõ. Nếu trạng thái này kéo dài, cải cách có thể đạt được tiến bộ về hình thức nhưng chưa tạo ra thay đổi tương xứng về chất lượng vận hành.

Yêu cầu kỷ luật thực thi được nhấn mạnh trong Công văn 159, vì vậy, không chỉ mang tính nhắc nhở. Nó gắn trực tiếp với yêu cầu củng cố cơ chế vận hành. Một văn bản điều hành không thể tự giải quyết mọi vấn đề, nhưng có thể định hướng việc hoàn thiện đồng bộ giữa hạ tầng kỹ thuật, cơ chế pháp lý và quy trình tác nghiệp. Khi các yếu tố này được củng cố nhất quán, quyết tâm chính sách mới chuyển hóa thành năng lực thực thi bền vững.

Phạm Đăng Khoa