TAND khu vực 5 - Cần Thơ triển khai số hóa hơn 21.000 hồ sơ lưu trữ

Chủ động chuẩn bị, bảo đảm tiến độ số hóa hồ sơ

Thực hiện Kế hoạch số 626/KH-TANDTC ngày 6/10/2026 của TANDTC về triển khai Dự án “Số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu bản án, quyết định của Tòa án”, TAND khu vực 5 - Cần Thơ đã chủ động xây dựng kế hoạch, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân tham gia thực hiện.

Cán bộ, công chức TAND khu vực 5 - Cần Thơ rà soát, phân loại và sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ công tác số hóa.

Theo đó, ông Nguyễn Hoàng Nam, Chánh án TAND khu vực 5 - Cần Thơ, phụ trách chỉ đạo chung; ông Lê Trúc Phương, Phó Chánh án, trực tiếp chỉ đạo triển khai; Thư ký Nguyễn Minh Thuận, Phó Chánh Văn phòng, thực hiện nhiệm vụ điều phối cùng các Thẩm tra viên, Thư ký được phân công tham gia.

Quá trình triển khai được thực hiện theo phương châm “rõ người, rõ việc, rõ đầu mối, rõ tiến độ, rõ trách nhiệm”, bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, đồng thời không làm gián đoạn hoạt động chuyên môn và việc khai thác hồ sơ khi có yêu cầu đột xuất.

Theo hướng dẫn của TANDTC tại Công văn số 631/TANDTC-VP ngày 10/10/2026, các đơn vị phải rà soát, chỉnh lý, lựa chọn đầy đủ tài liệu thuộc phạm vi số hóa; kiểm tra bút lục, sắp xếp khoa học, hợp lý, bảo đảm không để xảy ra nhầm lẫn, mất mát, thất lạc trong quá trình bàn giao, quét tài liệu và hoàn trả hồ sơ.

Các tập hồ sơ được tập hợp, sắp xếp theo từng loại án để chuẩn bị cho các bước số hóa tiếp theo.

Trong đó, việc sắp xếp được thực hiện theo thứ tự ưu tiên đối với hồ sơ hình sự, thi hành án hình sự, hôn nhân và gia đình cùng một số loại việc dân sự; đồng thời sắp xếp từ hồ sơ mới nhất đến hồ sơ cũ nhất.

Việc số hóa hồ sơ, tài liệu, bản án, quyết định của Tòa án nhằm tạo lập cơ sở dữ liệu điện tử, phục vụ công tác quản lý, lưu trữ, tra cứu, khai thác thông tin và từng bước kết nối, chia sẻ dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo quy định.

Tranh thủ ngày nghỉ, tập trung xử lý khối lượng hồ sơ lớn

Tại TAND khu vực 5 - Cần Thơ, không khí làm việc diễn ra khẩn trương. Dù là ngày nghỉ cuối tuần, các cán bộ, công chức vẫn có mặt tại cơ quan, tập trung rà soát, kiểm tra và sắp xếp những tập hồ sơ lưu trữ để chuẩn bị cho công tác số hóa.

Không khí làm việc tại TAND khu vực 5 - Cần Thơ trong ngày đầu triển khai chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ số hóa.

Từng chồng hồ sơ được tập hợp, phân loại theo các lĩnh vực hình sự, dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh thương mại... Các thành viên được phân công lần lượt kiểm tra, đối chiếu, sắp xếp tài liệu theo từng nhóm, tạo thuận lợi cho việc kiểm đếm, bàn giao và thực hiện các bước số hóa tiếp theo.

Với khối lượng hơn 21.000 hồ sơ lưu trữ, công tác chuẩn bị đòi hỏi nhiều thời gian, sự cẩn trọng và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Mỗi tập hồ sơ phải được rà soát, phân loại, sắp xếp khoa học, bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, tránh nhầm lẫn hoặc thất lạc trong quá trình thực hiện.

Để chủ động tiến độ, đơn vị đã bố trí lực lượng tham gia thực hiện ngay trong ngày nghỉ, tranh thủ thời gian tập trung xử lý khối lượng công việc lớn, đồng thời hạn chế ảnh hưởng đến nhiệm vụ chuyên môn và công tác giải quyết các loại án trong những ngày làm việc.

TAND khu vực 5 - Cần Thơ triển khai số hóa hơn 21.000 hồ sơ lưu trữ

Thư ký Nguyễn Minh Thuận, Phó Chánh Văn phòng TAND khu vực 5 - Cần Thơ, cho biết: “Khối lượng hồ sơ lưu trữ của đơn vị khá lớn, trong khi công việc chuyên môn hằng ngày vẫn phải bảo đảm tiến độ. Vì vậy, đơn vị tranh thủ cả ngày nghỉ để tập trung rà soát, phân loại, sắp xếp hồ sơ. Mặc dù công việc nhiều, đòi hỏi sự tỉ mỉ, nhưng cán bộ, công chức đều nêu cao tinh thần trách nhiệm, tích cực phối hợp thực hiện với mục tiêu chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác, tạo thuận lợi cho quá trình số hóa sắp tới”.

Việc chủ động tổ chức làm việc trong ngày nghỉ không chỉ góp phần đẩy nhanh tiến độ số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm, sự tận tụy của đội ngũ cán bộ, công chức TAND khu vực 5 - Cần Thơ trong thực hiện nhiệm vụ được giao.

Từ những công việc cụ thể như kiểm tra từng tập hồ sơ, phân loại, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu, tập thể đơn vị đang từng bước tạo nền tảng cho việc triển khai số hóa hồ sơ lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý, hiện đại hóa hoạt động Tòa án, đáp ứng yêu cầu cải cách tư pháp và chuyển đổi số trong tình hình mới.