Tăng tốc số hóa hồ sơ đảng viên

Tổ chỉnh lý và số hóa hồ sơ Đảng ủy xã Quế Phước phấn đấu hoàn tất số hóa hồ sơ trước 30/6/2027. Ảnh: PHAN VINH

Ở cơ sở, tiến độ được đẩy nhanh qua từng khâu, từ bổ sung tài liệu thiếu đến kiểm tra dữ liệu sau quét, với yêu cầu thông tin phải đúng, đủ, sạch và có thể khai thác lâu dài.

Chỉnh từng hồ sơ trước khi quét

Tranh thủ ngày cuối tuần, ông Đoàn Công Lâm, Bí thư Chi bộ thôn Bình Yên (xã Quế Phước) ghé thăm một số đảng viên lớn tuổi. Ngoài hỏi thăm sức khỏe, gia đình, ông Lâm còn hướng dẫn các đảng viên sử dụng điện thoại, làm quen với các nền tảng điện tử phục vụ sinh hoạt Đảng.

Trước đó, Chi bộ thôn Bình Yên đã phân công các đảng viên trẻ, thực hiện thành thạo phụ trách hỗ trợ đảng viên cao tuổi cách thức sử dụng Sổ tay đảng viên; có trường hợp phải hướng dẫn nhiều lần từ thao tác mở ứng dụng, đăng nhập đến tra cứu, cập nhật thông tin.

Ông Lê Bốn, đảng viên cao tuổi ở Bình Yên, trước đây ít dùng điện thoại cho công việc liên quan sinh hoạt Đảng nên ban đầu còn lúng túng. Sau những lần được cán bộ chi bộ đến tận nhà hướng dẫn, ông dần quen hơn. “Số hóa hồ sơ giúp thông tin được lưu giữ đầy đủ, tra cứu thuận tiện, còn với người lớn tuổi, sự hỗ trợ trực tiếp vẫn cần thiết để theo kịp cách làm”, ông Bốn nói.

Ông Đoàn Công Lâm (bên phải), Bí thư Chi bộ thôn Bình Yên hỗ trợ ông Lê Bốn cập nhật hồ sơ lên hệ thống điện tử. Ảnh: PHAN VINH

Theo ông Bùi Xuân Trung, Bí thư Đảng ủy xã Quế Phước, Đảng bộ xã đang quản lý khoảng 500 hồ sơ đảng viên. Có những hồ sơ hình thành từ nhiều năm trước, giấy đã ố vàng, chữ mờ, còn thiếu tài liệu. Trước khi quét, từng tập phải được mở ra kiểm kê, sắp xếp theo danh mục, đối chiếu thông tin và bổ sung phần còn thiếu. Những trường hợp họ tên, ngày sinh, quê quán chưa thống nhất giữa các giấy tờ phải quay lại hồ sơ gốc hoặc nguồn có giá trị pháp lý để xác minh.

Đến nay, Quế Phước đã rà soát, kiểm kê, chỉnh lý và phân loại toàn bộ hồ sơ theo danh mục 104 loại tài liệu và các nhóm ưu tiên. Hồ sơ của nhóm cán bộ do Ban Thường vụ Đảng ủy xã quản lý và cán bộ lãnh đạo, quản lý đã được số hóa, kiểm tra chất lượng, ký số. Khoảng 120 hồ sơ thuộc nhóm thường xuyên sử dụng đang tiếp tục xử lý. Địa phương đặt mục tiêu hoàn thành đợt này trước ngày 30/11/2026 và số hồ sơ còn lại trước ngày 30/6/2027.

“Khâu rà soát được làm kỹ ngay từ đầu bởi dữ liệu sai khi đưa vào hệ thống sẽ kéo theo khá nhiều việc phải kiểm tra lại. Chúng tôi đặc biệt quan tâm đến chất lượng dữ liệu sau số hóa. Mỗi hồ sơ phải được rà soát, đối chiếu và kiểm tra chặt chẽ, bảo đảm chính xác, đầy đủ trước khi đưa vào khai thác. Cán bộ thực hiện cũng được quán triệt không tự ý điều chỉnh thông tin khi chưa có đủ căn cứ. Làm nhanh là cần thiết, nhưng dữ liệu phải đủ độ tin cậy để sử dụng lâu dài trong công tác quản lý đảng viên”, ông Trung cho biết.

Cán bộ xã Đức Phú rà soát thông tin hồ sơ, xử lý chất lượng hình ảnh và tải dữ liệu lên hệ thống. Ảnh: Đảng ủy xã Đức Phú

Giữ dữ liệu sạch sau số hóa

Tại Đảng bộ xã Đức Phú, 367 hồ sơ đảng viên đã được rà soát, chỉnh lý và chuẩn hóa. Hồ sơ giấy đã quét, lưu trên máy tính, cán bộ đang xử lý chất lượng hình ảnh và tải dữ liệu lên hệ thống, phấn đấu hoàn thành trong tháng 11/2026. Mất thời gian nhất là đối chiếu từng tài liệu trước khi quét, bởi hồ sơ hình thành qua nhiều giai đoạn, thông tin phải thống nhất.

Ông Trần Công Hiệu, Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy xã Đức Phú cho hay, Ban Xây dựng Đảng xã theo dõi tiến độ, một cán bộ chuyên môn trực tiếp tham mưu từng công đoạn. Có thời điểm phần mềm đăng nhập khó, tài liệu chưa tải được lên tài khoản đảng viên, ảnh hưởng tiến độ số hóa và một số nghiệp vụ.

“Chúng tôi xác định hồ sơ sau số hóa phải đầy đủ, chính xác và thống nhất với hồ sơ giấy. Thời gian tới, xã tiếp tục kiểm tra, đối chiếu kỹ từng trường hợp, đồng thời duy trì cập nhật thường xuyên khi thông tin đảng viên có thay đổi. Điều địa phương mong được hỗ trợ thêm là đường truyền ổn định hơn, phần mềm vận hành thông suốt và cán bộ trực tiếp làm công tác này được tập huấn thường xuyên để xử lý công việc liên tục, hạn chế phải làm lại”, ông Hiệu chia sẻ.

Cập nhật thông tin đảng viên trên ứng dụng Sổ tay đảng viên điện tử. Ảnh: L.V

Trong khi đó, Đảng bộ xã Duy Xuyên có khối lượng hồ sơ lớn hơn. Đến ngày 16/10/2026, Ban Xây dựng Đảng xã đã hoàn thành chỉnh lý 1.268 hồ sơ đảng viên, đạt 100% kế hoạch. Tổ số hóa gồm 10 thành viên, chia theo nhóm hồ sơ và công đoạn. Hồ sơ được rà soát, chỉnh lý, sắp xếp, quét, kiểm tra chất lượng rồi cập nhật lên phần mềm cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0. Tài liệu thiếu hoặc thông tin chưa thống nhất được ghi riêng để xác minh trên hồ sơ gốc.

Ông Nguyễn Thanh Hải, Bí thư Đảng ủy xã Duy Xuyên cho biết, đợt này 100% đảng viên của xã cài đặt Sổ tay đảng viên điện tử. Cấp ủy, Bí thư Chi bộ trực tiếp hướng dẫn những đảng viên còn hạn chế kỹ năng số. Dữ liệu sau khi đưa lên hệ thống cũng tiếp tục cập nhật khi thông tin đảng viên thay đổi. Địa phương đang tiếp tục số hóa, kiểm tra chất lượng file và cập nhật dữ liệu, đặt mục tiêu hoàn thành kế hoạch trong tháng 11/2026.

“Quan trọng hơn là hình thành được nguồn dữ liệu đầy đủ, chính xác, thống nhất, an toàn và được cập nhật thường xuyên. Khi làm được điều đó, cán bộ sẽ thuận lợi hơn trong tra cứu, tổng hợp và quản lý đảng viên, còn các tổ chức Đảng có thêm một nền tảng để xử lý công việc nhanh và chính xác hơn”, ông Hải nói.

Làm sạch dữ liệu tổ chức Đảng, đảng viên

Ngày 12/10/2026, Ban Tổ chức Trung ương ban hành Công văn số 2424-CV/BTCTW về triển khai làm sạch dữ liệu tổ chức Đảng, đảng viên. Công văn nêu rõ: Thực hiện chủ trương của Trung ương về rà soát, thu nhận, cập nhật, đối soát, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu tổ chức Đảng, đảng viên trên phần mềm Cơ sở dữ liệu đảng viên và ứng dụng Sổ tay đảng viên điện tử, Ban Tổ chức Trung ương đã phối hợp với Văn phòng Trung ương Đảng (Cục Chuyển đổi số - Cơ yếu) triển khai nâng cấp chức năng cập nhật thông tin trên ứng dụng Sổ tay đảng viên điện tử. Đến ngày 10/10/2026, chức năng đã hoàn thành, đưa vào sử dụng trên phạm vi toàn quốc.

Để bảo đảm tiến độ, chất lượng dữ liệu tổ chức Đảng, đảng viên theo yêu cầu, Ban Tổ chức Trung ương đề nghị Ban Tổ chức các Tỉnh ủy, Thành ủy, Đảng ủy trực thuộc Trung ương thực hiện một số nội dung sau:

(1) Tham mưu Ban Thường vụ cấp ủy chỉ đạo, tổ chức triển khai ngay việc rà soát, cập nhật, đối soát, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu tổ chức Đảng, đảng viên theo Kế hoạch số 16-KH/BCĐ và Kế hoạch số 57-KH/BTCTW. (2) Chỉ đạo cấp ủy cơ sở, chi bộ hướng dẫn đảng viên kiểm tra, cập nhật thông tin cá nhân trên ứng dụng Sổ tay đảng viên điện tử; cấp ủy, tổ chức Đảng có thẩm quyền kịp thời kiểm tra, xác nhận thông tin trên phần mềm Cơ sở dữ liệu đảng viên. (3) Phân công cán bộ đầu mối theo dõi, đôn đốc tiến độ, kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc ở cơ sở, bảo đảm tỷ lệ dữ liệu tổ chức Đảng, đảng viên được làm sạch, chuẩn hóa đạt tối thiểu 98% trước ngày 30/11/2026; tuân thủ các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, an toàn, an ninh thông tin trong quá trình cập nhật, khai thác dữ liệu.

Theo đó, bên cạnh hồ sơ giấy, thực hiện Công văn số 2424-CV/BTCTW, mỗi đảng viên được hướng dẫn tự cập nhật thông tin của mình trên ứng dụng Sổ tay đảng viên điện tử, như: Thông tin cơ bản; Quá trình công tác; Đào tạo, bồi dưỡng; Khen thưởng, kỷ luật; Quan hệ gia đình; Hoàn cảnh kinh tế... Sau khi hoàn thành, đảng viên gửi xác nhận; cấp ủy có thẩm quyền sẽ kiểm tra, xác nhận các thông tin này trên phần mềm trước khi Đảng ủy cấp trên phê duyệt.