Thời gian hợp lý để họp đại hội đồng cổ đông nên hiểu như thế nào?

Hình ảnh họp Đại hội đồng cổ đông năm 2023 công ty Berkshire Hathaway của tỷ phú Warren Buffett, Mỹ. Hình ảnh có tính chất minh họa. Ảnh: sifterfund.com

Thời gian hợp lý được hiểu như thế nào?

Việc triệu tập, tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) trong công ty đại chúng là một trong những nội dung quản trị quan trọng và phải tuân thủ các quy định tại Luật Chứng khoán năm 2019, trong đó có quy định rằng, hội đồng quản trị, ban kiểm soát, người triệu tập họp ĐHĐCĐ phải tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục về triệu tập họp ĐHĐCĐ theo quy định của Luật Doanh nghiệp, điều lệ công ty và quy chế nội bộ về quản trị công ty; bố trí địa điểm, thời gian hợp lý để các cổ đông tham dự họp ĐHĐCĐ.

Tuy nhiên, “thời gian hợp lý để các cổ đông tham dự họp ĐHĐCĐ” là cụm từ mang tính định tính, do đó, trong bài viết này, tác giả sẽ phân tích một số lý luận về thời hạn hợp lý, hậu quả khi vi phạm và đưa ra khuyến nghị để hội đồng quản trị, ban kiểm soát, người triệu tập họp ĐHĐCĐ tuân thủ quy định này.

Theo điều 144 Bộ luật Dân sự năm 2015, thời hạn là một khoảng thời gian được xác định từ điểm này đến điểm khác. Thời hạn có thể được xác định bằng phút, giờ, ngày, tuần, tháng, năm hoặc bằng một sự kiện có thể xảy ra. Thời hạn để triệu tập họp ĐHĐCĐ quy định tại Luật Chứng khoán năm 2019 được tính là ngày (ngày dương lịch).

Theo Nghị định 21/2021/NĐ-CP ngày 19-3-2021 thì thời hạn hợp lý là khoảng thời gian được hình thành theo thói quen đã được xác lập giữa các bên hoặc là khoảng thời gian mà trong điều kiện bình thường, các bên trong hợp đồng bảo đảm, biện pháp bảo đảm hoặc chủ thể khác có quyền, lợi ích liên quan có thể thực hiện được quyền, nghĩa vụ của mình.

Luật Doanh nghiệp năm 2020 không quy định về thời gian hợp lý để triệu tập họp ĐHĐCĐ, chỉ quy định rằng, người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.

Thông tư số 116/2020/TT-BTC ngày 31-12-2020 của Bộ Tài chính về hướng dẫn một số điều về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng tại Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31-12-2020 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Chứng khoán quy định rằng người triệu tập họp ĐHĐCĐ phải gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất (21 ngày) trước ngày khai mạc cuộc họp (nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn). Thời gian được tính từ ngày mà thông báo được gửi hoặc chuyển đi một cách hợp lệ.

Trong cuốn Cẩm nang quản trị công ty được thực hiện bởi Tổ chức Tài chính Quốc tế (IFC), theo thông lệ tốt, thông báo mời họp ĐHĐCĐ cần cho phép cổ đông có đủ thời gian để chuẩn bị cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, được gửi tới tất cả các cổ đông, cho phép cổ đông có đủ thời gian để liên lạc với cổ đông khác, được gửi trước ngày khai mạc ít nhất 30 ngày.

Do đó, từ những phân tích nêu trên, thời hạn hợp lý để các cổ đông tham dự họp ĐHĐCĐ là phải đảm bảo ít nhất 21 ngày, nhằm hướng đến việc cổ đông sau khi nhận được thông báo mời họp sẽ sắp xếp để tham dự họp, không làm mất quyền tham dự họp của cổ đông.

Những hậu quả có thể có nếu không tuân thủ

Khi hội đồng quản trị, ban kiểm soát, người triệu tập họp ĐHĐCĐ vi phạm quy định về thời hạn hợp lý được quy định tại Luật Chứng khoán năm 2019, sẽ được coi là vi phạm nghiêm trọng về trình tự, thủ tục triệu tập họp ĐHĐCĐ, do đó, sẽ phải chịu một số các chế tài.

Đầu tiên là bị xử phạt vi phạm hành chính. Cụ thể, theo quy định tại Thông tư 96/2020/TT-BTC ngày 16-11-2020 của Bộ Tài chính, thông báo mời họp là tài liệu bắt buộc phải công bố thông tin về họp ĐHĐCĐ, do đó, khi vi phạm quy định này, công ty sẽ bị xử phạt hành chính trong lĩnh vực chứng khoán, cụ thể là hành vi không công bố đối với thông tin phải công bố theo quy định pháp luật (không đảm bảo ít nhất 21 ngày), với mức phạt từ 70 đến 100 triệu đồng.

Tiếp đến là rủi ro trước tình huống cổ đông yêu cầu hủy nghị quyết ĐHĐCĐ đã được thông qua. Cụ thể, trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được nghị quyết hoặc biên bản họp ĐHĐCĐ, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo Điều lệ công ty có quyền yêu cầu tòa án hoặc trọng tài xem xét, hủy bỏ nghị quyết hoặc một phần của nghị quyết do vi phạm trình tự, thủ tục triệu tập họp.

Cuối cùng là rủi ro về bồi thường thiệt hại. Theo đó, cổ đông có thể khởi kiện trách nhiệm cá nhân, trách nhiệm liên đới đối với thành viên hội đồng quản trị để yêu cầu bồi thường thiệt hại do thực hiện trái với quy định pháp luật.

Vì thế, để hội đồng quản trị, ban kiểm soát, người triệu tập họp ĐHĐCĐ tuân thủ quy định Luật doanh nghiệp, Luật chứng khoán, điều lệ công ty, quy chế quản trị nội bộ công ty về thời hạn hợp lý triệu tập họp ĐHĐCĐ (phải đảm bảo ít nhất 21 ngày trước ngày khai mạc ĐHĐCĐ) thì cần phải áp dụng mức độ cẩn trọng tối đa trong khi thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao, tránh rủi ro pháp lý cho công ty, cũng như trách nhiệm cá nhân của mình. Qua đó, nâng cao tính minh bạch, chuẩn mực trong quản trị công ty, làm tăng giá trị cổ phiếu của các cổ đông.

————————-

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ luật Dân sự năm 2015;
2. Luật Doanh nghiệp năm 2020;
3. Luật Chứng khoán năm 2019;
4. Nghị định 156/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ;
5. Nghị định 21/2021/NĐ-CP ngày 19/3/2021 của Chính phủ;
6. Thông tư số 116/2020/TT-BTC ngày 31/12/2020 của Bộ Tài chính;
7. Thông tư 96/2020/TT-BTC ngày 16/11/2020 của Bộ Tài chính;
8. Ủy ban chứng khoán nhà nước và Tổ chức tài chính quốc tế (IFC), 2010. Cẩm nang quản trị công ty, Nhà xuất bản nông nghiệp, trang 304.

Ths Lê Duy Lượng