Thực hiện công tác số hóa hồ sơ, tài liệu
Bố trí nguồn lực để tổ chức số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố trước khi kết thúc hoạt động và UBND các xã, phường, thị trấn trước khi được tổ chức lại.
Ngày 15-5, UBND tỉnh ban hành Công văn số 2181/UBND-NC về việc triển khai thực hiện công tác số hóa hồ sơ, tài liệu.
Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn bám sát hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại Công văn số 851/BNV-CVT&NN ngày 1-4-2025 về việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Công văn số 2274-CV/TU ngày 17-4-2025 để tổ chức số hóa tài liệu của Tỉnh ủy.
Ban hành quyết định phê duyệt và chịu trách nhiệm về danh mục tài liệu đưa ra số hóa của cơ quan, đơn vị, địa phương mình để làm cơ sở thực hiện, đảm bảo tài liệu sau khi số hóa phải đáp ứng yêu cầu khai thác và sử dụng hiệu quả. Trong đó, tập trung ưu tiên số hóa các tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức; tài liệu đang phục vụ nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức.
Đối với việc số hóa các tài liệu khác do Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn; người đứng đầu cơ quan, tổ chức cấp huyện quyết định theo thẩm quyền quản lý tài liệu, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương, cơ quan, tổ chức.
Bố trí nguồn lực để tổ chức số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố trước khi kết thúc hoạt động và UBND các xã, phường, thị trấn trước khi được tổ chức lại. Đồng thời, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để thực hiện số hóa (thống kê, phân loại, lập hồ sơ trước khi số hóa). Thời gian hoàn thành trước ngày 30-6-2025.
Chủ tịch UBND tỉnh giao Sở Nội vụ hướng dẫn quy trình, nghiệp vụ số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định của trung ương đối với các cơ quan, đơn vị khối chính quyền. Theo dõi, đôn đốc tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ số hóa tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc huyện trước khi cấp huyện kết thúc hoạt động; UBND các xã, phường, thị trấn đảm bảo đúng quy định và báo cáo kết quả thực hiện về UBND tỉnh khi có yêu cầu.
Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện số hóa hồ sơ tài liệu nhằm đảm bảo sự đồng bộ các dữ liệu thông tin đầu vào và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Cung cấp phần mềm, kho lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác số hóa và lưu trữ hồ sơ, tài liệu sau khi số hóa. Đồng thời, chịu trách nhiệm hướng dẫn về mặt kỹ thuật, các tính năng, thao tác thực hiện số hóa trên phần mềm cho các cơ quan, đơn vị, địa phương.
Văn phòng Tỉnh ủy có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai đến các cơ quan, đơn vị khối Đảng triển khai thực hiện nhiệm vụ số hóa theo Công văn số 14204-CV/VPTW ngày 9-4-2025 của Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn một số nội dung về số hóa tài liệu khi sắp xếp đơn vị hành chính.
