Thủy điện Sông Ba Hạ: Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí từ chuyển đổi số trong công tác hành chính văn phòng

Cụ thể Công ty Cổ phần Thủy điện Sông Ba Hạ (Thủy điện Sông Ba Hạ) cho biết đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp, ngay từ đầu năm 2021, Công ty đã đẩy mạnh tuyên truyền cho cán bộ người lao động về chủ trương, định hướng về chuyển đổi số. Nhờ đó 100% cán bộ, người lao động (CBNLĐ) của Thủy điện Sông Ba Hạ nắm vững những định hướng, mục tiêu, nhiệm vụ, lộ trình chuyển đổi số của đơn vị cũng như vai trò của mình trong chuyển đổi số. CBNLĐ toàn đơn vị nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm của mình trong hành trình chuyển đổi số, vai trò của an toàn thông tin, các nguy cơ mất an toàn thông tin và biện pháp phòng tránh…

CBNLĐ Thủy điện Sông Ba Hạ thao tác trên phần mềm D-Office.

Xác định chuyển đổi số trong quản trị hành chính văn phòng đóng vai trò tiên phong, có ý nghĩa quan trọng đối với công tác văn phòng cũng như hoạt động của các bộ phận liên quan trong đơn vị. Vì vậy đẩy mạnh ứng dụng chuyển đổi số, Thủy điện Sông Ba Hạ áp dụng văn phòng số D-Office - là hệ thống văn phòng điện tử mới gồm đầy đủ các phân hệ như: Phân hệ Văn thư, phân hệ Văn bản đến, công việc, phân hệ Văn bản đi/phân hệ Văn bản đi nội bộ, hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa EVN và các đơn vị...

Bên cạnh đó đơn vị đồng thời bổ sung một số tính năng nghiệp vụ mới cho Hệ thống, nhằm đáp ứng đầy đủ các quy định mới về công tác văn phòng, sẵn sàng cho việc mở rộng theo cải cách hành chính của Ngành.

Kết quả toàn bộ quy trình soạn thảo, ký số, phê duyệt, ban hành, tiếp nhận, lưu trữ văn bản đều được Thủy điện Sông Ba Hạ thực hiện trên môi trường số. Nhiều ứng dụng văn phòng đã được Công ty số hóa và liên kết với D-Office như lịch tuần công việc, đăng ký công tác, quản lý công tác…

Hình ảnh về các tiện ích trên văn phòng điện tử

So với phương thức hoạt động văn phòng truyền thống trước đây, Văn phòng điện tử D-Office mang lại cho Thủy điện Sông Ba Hạ một hệ thống quản lý tập trung có thể dễ dàng quản lý; tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, thực hiện ký số, phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng…

Hơn thế hồ sơ công việc điện tử của Công ty đã được lập, tuân thủ đúng quy định công tác lập hồ sơ, đảm bảo đầy đủ, chính xác, quy định hồ sơ điện tử, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ… từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản…

Ứng dụng này góp phần quan trọng giúp Thủy điện Sông Ba Hạ cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí. Theo đó mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời. Hơn thế lãnh đạo, cán bộ quản lý Công ty cũng dễ dàng kiểm tra được trách nhiệm cũng như thẩm quyền xử lý công việc, qua đó, nhắc nhở, đôn đốc và đưa ra ý kiến cho từng nội dung công việc, đảm bảo tiến độ công việc.

Hiệu quả từ văn phòng điện tử còn giúp Lãnh đạo Thủy điện Sông Ba Hạ dễ dàng theo dõi tổng quan các công việc trong; Nhanh chóng phát hiện các vấn đề để ra quyết định kịp thời. Đồng thời giúp cho cán bộ người lao động nắm bắt được chính xác công việc và nhiệm vụ, cải thiện hiệu suất làm việc của cá nhân, thúc đẩy hoàn thành công việc đúng thời hạn, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc chung.

Thanh - Vy