TP.HCM: Cán bộ phường, xã 'vào guồng' với bộ máy mới

Sau tuần đầu hợp nhất và vận hành chính quyền hai cấp, TP.HCM cơ bản đã hoàn thành giai đoạn 1 của sắp xếp cơ quan chuyên môn, cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập. Hiện bộ máy chuẩn bị bước vào giai đoạn 2, giai đoạn “tinh gọn” thực sự và vận hành hiệu quả, nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Theo ghi nhận của PV, hầu hết cán bộ, người dân đều đánh giá việc xử lý, giải quyết hồ sơ, thủ tục cho người dân đều diễn ra nhanh chóng. Tại trung tâm phục vụ hành chính công các phường, xã, dòng người ra vào làm thủ tục không ngớt, cán bộ luôn tay tiếp nhận và xử lý hồ sơ, không khí làm việc rộn ràng từ sáng đến chiều muộn.

Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Bình Hưng Hòa tấp nập người dân đến làm thủ tục dù là ngày cuối tuần. Ảnh: BẢO PHƯƠNG

Bộ máy đã vào guồng

Ngồi trước quầy tiếp nhận hồ sơ Trung tâm phục vụ hành chính công phường Bình Hưng Hòa, anh Lâm Nhật Nam (ngụ phường Bình Hưng Hòa) vừa cầm theo xấp giấy tờ vừa tranh thủ dò lại thông tin. Anh cho biết đang chờ làm sao y, chứng thực hồ sơ xin việc.

“Ban đầu tôi cũng lo phường mới sáp nhập, không biết có con dấu hay chưa nhưng đến nơi được cán bộ hướng dẫn tận tình, giải thích rõ ràng nên cũng yên tâm” - anh Nam chia sẻ.

Còn bà Phạm Thị Doan (ngụ phường Bình Hưng Hòa) cũng cho hay hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh của bà đã hoàn tất sau gần 15 phút chờ. “Mới sắp xếp nhưng việc làm hồ sơ, thủ tục rất nhanh chóng. Cán bộ làm nhanh, hỏi gì cũng trả lời kỹ càng” - bà Doan nhận xét.

Phường Bình Hưng Hòa được thành lập trên cơ sở sáp nhập phường Bình Hưng Hòa và một phần phường Bình Hưng Hòa A (quận Bình Tân cũ), một phần phường Sơn Kỳ (quận Tân Phú cũ), với tổng diện tích là 8,47 km2, dân số hơn 187.000 người và là một trong những phường đông dân của TP.HCM.

Chị Phạm Thị Hồng Nhung, công chức phục trách lĩnh vực tài nguyên - môi trường, cho biết trước đây chị công tác tại UBND phường Bình Hưng Hòa (cũ). Sau một tuần làm việc trong bộ máy mới, từ những lo lắng ban đầu khi phường mới có dân số đông hơn, công việc nhiều hơn, đến nay chị đã dần thích ứng và bắt nhịp với công việc.

“Trước khi chuyển về đây, lãnh đạo đã tổ chức tập huấn chuyên môn, hướng dẫn nghiệp vụ khá kỹ nên khi vào vận hành, mọi thứ diễn ra khá trơn tru. Ban đầu thấy người dân đến đông, tôi cũng sợ không xử lý kịp, rồi bà con phải chờ đợi lâu nhưng giờ thì quen hơn rồi” - chị Nhung kể và nhìn nhận giai đoạn đầu chắc chắn còn nhiều áp lực, khối lượng công việc tăng lên nhưng ai cũng cố gắng vì mục tiêu chung.

Ông Phạm Hoàng Khanh, Phó Chủ tịch UBND phường Bình Hưng Hòa, đánh giá sau một tuần vận hành theo mô hình mới, trung tâm phục vụ hành chính công của phường đã “vào guồng”, trung bình mỗi ngày tiếp nhận 300-400 lượt người đến làm hồ sơ, thủ tục hành chính.

“Đến nay, phường đã tiếp nhận hầu hết thủ tục thuộc thẩm quyền của cấp huyện thông qua hệ thống mới. Hiện hệ thống thông tin vận hành ổn định. Dĩ nhiên, với một nền tảng mới, quy trình mới, việc phát sinh một vài lỗi nhỏ trong quá trình xử lý là khó tránh khỏi” - ông Khanh nói và cho hay Trung tâm chuyển đổi số TP đã bố trí cán bộ túc trực tại phường để kịp thời hỗ trợ, xử lý ngay khi có vấn đề.

Trung tâm phục vụ hành chính công xã Vĩnh Lộc, TP.HCM bố trí chín quầy tiếp nhận hồ sơ theo từng lĩnh vực chuyên môn; sắp xếp thêm các quầy phục vụ riêng cho lĩnh vực bảo hiểm, tư vấn thuế… Ảnh: BẢO PHƯƠNG

Quy trình xử lý trơn tru, nhịp nhàng

Tại Trung tâm phục vụ hành chính công xã Vĩnh Lộc, không khí làm việc cũng diễn ra tất bật, nhộn nhịp không kém. Xã Vĩnh Lộc được thành lập trên cơ sở sáp nhập xã Vĩnh Lộc A và một phần xã Phạm Văn Hai (huyện Bình Chánh cũ), với hơn 167.000 dân.

Chị Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh, công chức phụ trách lĩnh vực kinh tế, cho biết sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, chị được điều chuyển từ xã Hưng Long (huyện Bình Chánh cũ) về công tác tại xã Vĩnh Lộc.

Theo chị Quỳnh, xã Vĩnh Lộc vốn đã là địa bàn đông dân nên lượng hồ sơ người dân nộp hằng ngày rất nhiều. Đặc biệt, trong những ngày đầu sau sắp xếp, cán bộ vừa tiếp nhận khối lượng hồ sơ từ cấp huyện chuyển về, vừa xử lý các thủ tục còn tồn đọng từ xã Vĩnh Lộc A cũ. “Thời gian đầu, tôi cũng hơi “choáng” vì công việc quá nhiều nhưng nhờ đã được chuẩn bị tâm lý từ trước nên mọi việc vẫn đảm bảo tiến độ. Mỗi ngày sau giờ tiếp dân, chúng tôi còn rà soát, phân loại lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cũ. Làm việc đến 20 giờ mới về là chuyện rất bình thường” - chị Quỳnh kể.

Sau một tuần, chị Quỳnh nhìn nhận công việc đang dần đi vào ổn định. Các quy trình xử lý hồ sơ ngày càng trơn tru hơn, sự phối hợp giữa các bộ phận cũng nhịp nhàng.

Đến Trung tâm phục vụ hành chính công xã Vĩnh Lộc để làm thủ tục hộ tịch, ông Nguyễn Viết Anh chia sẻ rằng ban đầu ông cũng có chút lo lắng khi nghe thông tin phường mới sáp nhập, bộ máy còn đang trong quá trình chuyển đổi, sợ rằng việc giải quyết hồ sơ sẽ chậm.

“Nhưng thực tế thì hoàn toàn khác. Từ khâu lấy số thứ tự đến nộp hồ sơ đều diễn ra nhanh chóng, có cán bộ hướng dẫn cụ thể, rõ ràng. Ai cũng làm việc rất nhiệt tình” - ông Viết Anh nói.

Ông Huỳnh Cao Cường, Bí thư Đảng ủy xã Vĩnh Lộc, cho biết các thủ tục được người dân đến giải quyết nhiều nhất tại xã là sao y, chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và đăng ký giấy phép kinh doanh.

Để đảm bảo việc vận hành được thuận lợi, xã đã bố trí chín quầy tiếp nhận hồ sơ theo từng lĩnh vực chuyên môn, đồng thời sắp xếp thêm các quầy phục vụ riêng cho lĩnh vực bảo hiểm, tư vấn thuế… nhằm tạo thuận tiện cho người dân, hạn chế việc phải di chuyển lòng vòng giữa các bộ phận.

Ảnh: Người dân đến làm thủ tục tại Trung tâm phục vụ hành chính công phường Hiệp Bình. Ảnh: THANH TUYỀN

Bố trí lực lượng thanh niên để hỗ trợ dân

Trong khi đó, ông Lê Thượng Duy Lập, Phó Chủ tịch UBND kiêm Giám đốc Trung tâm phục vụ hành chính công phường Thủ Đức, cho hay năm ngày qua số lượng người dân từ các phường cũ như Bình Thọ, Linh Chiểu, Trường Thọ và một phần của phường Linh Tây đến làm thủ tục rất đông.

Trung tâm phục vụ hành chính công phường Thủ Đức đã tiếp nhận 511 hồ sơ thuộc các lĩnh vực như sao y, chứng thực, đăng ký kết hôn, thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thủ tục đất đai, đăng ký kinh doanh… Trung tâm đã giải quyết 468 hồ sơ (458 hồ sơ đúng hạn, 10 hồ sơ trước hạn).

Tại phường Hiệp Bình, trong năm ngày qua cũng tiếp nhận 1.225 hồ sơ, tập trung ở lĩnh vực sao y (446 hồ sơ), đất đai (204 hồ sơ), hộ tịch (218 hồ sơ)… Đây là một trong ba phường có số dân đông tại TP.HCM sau khi sáp nhập. Sau gần một tuần vận hành, các công tác như tiếp đơn thư, xác nhận hành chính... vẫn được phường tiếp nhận, có phân công người tham mưu, xử lý.

Cơ quan cấp trên cũng đã có văn bản cấp tài khoản khẩn cho các đầu mối tiếp nhận hồ sơ. Trung tâm chuyển đổi số cũng hỗ trợ nhân sự xuống phường để kịp thời gỡ khó trong thao tác phần mềm.

Ông Lê Thượng Duy Lập nhìn nhận khó khăn hiện nay trong việc vận hành trung tâm là đường truyền chưa ổn định. Hơn nữa, người dân chưa nắm bắt hết sự thay đổi trong việc thay đổi trụ sở làm việc, đơn vị hành chính nên cần tăng cường hướng dẫn và tuyên truyền sâu rộng hơn.

Để hỗ trợ người dân nắm thông tin và làm thủ tục, ông Lập cho biết trong tuần tới sẽ bố trí thêm lực lượng Đoàn thanh niên, hướng dẫn trực tiếp cho người dân.

Ghi nhận của PV, ở các trung tâm khác cũng gặp khó khăn tương tự. Đáng chú ý, trong lĩnh vực hộ tịch do chưa mở được sổ điện tử nên chưa trích lục bản sao không phụ thuộc nơi cư trú theo quy định mà vẫn phải hướng dẫn người dân về nơi giữ sổ gốc.

Đa phần người dân cũng chưa nắm hết thông tin về trụ sở UBND và Trung tâm phục vụ Hành chính công ngay tại nơi mình sinh sống; các thủ tục trực tuyến cũng chưa rõ quy trình thao tác nên phải nhờ người làm thay.

“Sau khi sáp nhập phường, tôi cần làm thủ tục ủy quyền rút BHXH nhưng chưa biết phải đi đâu. Nhờ một chú làm an sinh xã hội ở gần hướng dẫn nên tôi mới biết có thể đến các trung tâm hành chính công để làm” - chị Ngụy Ngọc Thủy, ngụ phường Linh Chiểu (cũ) nói.

Công an phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM hướng dẫn người dân làm các thủ tục hành chính. Ảnh: PHẠM HẢI

Rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm

Tại phường Tân Sơn Hòa, ông Trần Minh Vũ, Chủ tịch UBND phường, thông tin từ những ngày đầu vận hành, trụ sở công an phường tiếp đón đông người dân làm thủ tục, công tác hướng dẫn, tiếp nhận và xử lý hồ sơ diễn ra trật tự, thông suốt, được đánh giá chuyên nghiệp, tận tình.

Ngay từ lối vào trụ sở Công an phường Tân Sơn Hòa, lực lượng tình nguyện viên và đoàn viên thanh niên túc trực hỗ trợ, hướng dẫn người dân khai báo và chuẩn bị giấy tờ. Khu vực tiếp dân được phân chia rõ ràng theo từng loại thủ tục, giúp tránh nhầm lẫn và tạo thuận tiện cho người dân.

Chị Nguyễn Dương Dạ Hương (phường Tân Sơn Hòa) đến trụ sở để xác nhận giấy tờ hồ sơ xin việc. Sau khi được tình nguyện viên hướng dẫn, chị được cán bộ công an hỗ trợ tận tình, dễ hiểu và nhanh gọn.

“Tôi được hướng dẫn rất cụ thể ngay từ cửa vào. Khi trao đổi, cán bộ công an rất niềm nở, giải đáp rõ ràng nên tôi thấy rất thoải mái. Trước đây, những thủ tục quan trọng tôi phải lên quận hoặc TP nhưng giờ chỉ cần đến phường là có thể xử lý nhanh gọn, tiết kiệm thời gian và chi phí” - chị Hương chia sẻ.

Theo ông Trần Minh Vũ, sau sáp nhập, công an phường và UBND phường đã triển khai nhiều giải pháp cải cách hành chính nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dân. Trong đó, tập trung nâng cao năng lực phục vụ, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho công chức, cán bộ, chiến sĩ theo hướng “rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm”, thống nhất quy trình liên thông giữa bộ phận một cửa và công an phường trong xử lý các thủ tục...

Về mặt công nghệ, UBND phường và công an phường tập trung hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục trực tuyến qua cổng dịch vụ công quốc gia và ứng dụng VNeID; từng bước áp dụng hồ sơ điện tử, chữ ký số. Các đơn vị cũng công khai quy trình, thời gian giải quyết, hỗ trợ người dân chuẩn bị hồ sơ đúng quy định để tránh đi lại nhiều lần.

“Phường cũng tăng cường lực lượng vào giờ cao điểm, mở thêm bàn tiếp nhận khi cần thiết; với thủ tục đơn giản, nếu hồ sơ đầy đủ sẽ được xử lý và trả kết quả ngay” - ông Vũ nói thêm.

Chủ tịch UBND phường Tân Sơn Hòa nhấn mạnh một điểm khác biệt lớn so với trước khi sáp nhập là các đơn vị đã ứng dụng mô hình “một cửa”, “một cửa liên thông” với hệ thống công nghệ thông tin đồng bộ. Qua đó, giúp người dân, doanh nghiệp thực hiện thủ tục qua hệ thống số hóa, dịch vụ công trực tuyến một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Rất đông người dân đến Trung tâm phục vụ hành chính công phường Phú Lợi để giải quyết thủ tục hành chính. Ảnh: LÊ ÁNH

Lượng hồ sơ tăng 20%-30%

Còn tại phường Phú Lợi (tỉnh Bình Dương cũ), thống kê bước đầu cho thấy số lượng hồ sơ giải quyết thủ tục của người dân tăng 20%-30% so với trước đây.

Theo ông Phan Công Khanh, Chủ tịch UBND phường Phú Lợi, sau một tuần đi vào hoạt động chính thức, phường cơ bản đã ổn định về tổ chức bộ máy. Ông Khanh cho biết từ ngày 19-6, Trung tâm phục vụ hành chính công phường Phú Lợi đã đi vào hoạt động thử nghiệm. Chính vì thế, khi vận hành chính thức, số lượng hồ sơ có tăng thêm nhưng hiệu quả giải quyết công việc của cán bộ phường rất tốt, không bị động, bỡ ngỡ.

Hiện tại, phường Phú Lợi đang bố trí cơ sở vật chất, trang thiết bị, đường truyền kết nối, liên thông đảm bảo liên thông giải quyết thủ tục hành chính. Đồng thời bố trí 22 cán bộ và các tình nguyện viên để hướng dẫn nhân dân thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trường mạng.

Dù vậy, theo ông Khanh, khi bắt đầu vận hành một bộ máy mới và sáp nhập nhiều phường chắc chắn sẽ gặp một số khó khăn, chủ yếu về cơ sở vật chất và đường truyền.

“Do sử dụng lại cơ sở vật chất của phường cũ nên một số trang thiết bị chưa đáp ứng được với công việc nhiều như hiện nay, nhất là hệ thống đường truyền liên thông để giải quyết thủ tục hành chính. Sở KH&CN TP.HCM đã yêu cầu địa phương rà soát, báo cáo để có phương án xử lý phù hợp” - theo ông Phan Công Khanh.

NHÓM PHÓNG VIÊN