TPHCM lên kế hoạch số hóa hơn 600 triệu trang tài liệu phục vụ lưu trữ

UBND TP.HCM vừa ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn TPHCM giai đoạn tài liệu hình thành từ năm 1975 đến ngày 30/6/2025. Đây được xem là một trong những nhiệm vụ trọng tâm nhằm hiện đại hóa công tác lưu trữ, phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước, cải cách hành chính và xây dựng chính quyền số trong giai đoạn mới.

TP.HCM lên kế hoạch số hóa hơn 600 triệu trang tài liệu lưu trữ

Theo kế hoạch, việc số hóa được triển khai đối với toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành từ năm 1975 đến ngày 30/6/2025, bảo đảm thực hiện đồng bộ, thống nhất trên phạm vi toàn thành phố. Mục tiêu nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ số tập trung, an toàn, đáp ứng yêu cầu khai thác, chia sẻ thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cấp chính quyền cũng như nhu cầu khai thác thông tin của cơ quan, tổ chức và người dân.

Không chỉ dừng ở việc chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng điện tử, kế hoạch còn hướng đến chuẩn hóa toàn bộ quy trình lựa chọn, số hóa, kiểm tra chất lượng, tạo lập cơ sở dữ liệu, lưu trữ và khai thác tài liệu theo các tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu lâu dài. Việc triển khai cũng gắn chặt với yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng và bảo vệ bí mật nhà nước trong suốt quá trình thực hiện.

Theo thống kê, tổng khối lượng tài liệu cần số hóa lên đến 75.371 mét giá, tương đương khoảng 602,97 triệu trang tài liệu. Trong đó có hơn 20.460 mét giá tài liệu lưu trữ vĩnh viễn đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP.HCM và gần 54.911 mét giá tài liệu đang lưu giữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.

Đề án được chia thành hai giai đoạn. Giai đoạn 2026-2030 sẽ số hóa khoảng 434,8 triệu trang tài liệu của 159 cơ quan, tổ chức với tổng kinh phí dự kiến hơn 1.925 tỷ đồng. Giai đoạn 2031-2035 tiếp tục thực hiện đối với khoảng 168,2 triệu trang tài liệu của 181 cơ quan, tổ chức, kinh phí gần 745 tỷ đồng. Đồng thời, các cơ quan được yêu cầu hoàn thành số hóa 100% tài liệu lưu trữ của ba năm gần nhất theo chỉ đạo của Trung ương về phát triển chuyển đổi số.

Để bảo đảm tiến độ và chất lượng thực hiện, UBND TP.HCM giao Sở Nội vụ chủ trì triển khai, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra chất lượng và tổng hợp tình hình thực hiện; Sở Khoa học và Công nghệ hướng dẫn các tiêu chuẩn kỹ thuật, kết nối và chia sẻ dữ liệu; Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố chịu trách nhiệm xây dựng hạ tầng kỹ thuật, trung tâm dữ liệu và nền tảng lưu trữ số dùng chung.

Đặc biệt, Công an TP.HCM được giao nhiệm vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa đối với hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước theo đúng quy định pháp luật. Đồng thời phối hợp hướng dẫn các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng trong quá trình số hóa, truyền nhận, lưu trữ và khai thác dữ liệu.

Kế hoạch cũng yêu cầu các sở, ban, ngành, UBND phường, xã, đặc khu chủ động xây dựng kế hoạch số hóa phù hợp với điều kiện thực tế; rà soát, thống kê đầy đủ khối lượng tài liệu, tổ chức lựa chọn nhà thầu đủ năng lực, bảo đảm thực hiện đúng quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật, đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu sau số hóa trước khi tích hợp vào hệ thống lưu trữ điện tử của Thành phố.