Triển khai sổ bảo hiểm xã hội điện tử: Đơn giản hóa thủ tục, nâng cao hiệu quả quản lý
Từ ngày 4-11, Bảo hiểm xã hội (BHXH) tỉnh Khánh Hòa triển khai tiếp nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử. Đây là bước tiến trong quá trình chuyển đổi số của ngành BHXH. Không chỉ có giá trị pháp lý như sổ giấy, sổ BHXH điện tử còn giúp người lao động (NLĐ) thuận tiện theo dõi quá trình tham gia, thụ hưởng các chế độ và thực hiện thủ tục hành chính.
Nhiều tiện ích
Sổ BHXH điện tử là phiên bản số hóa của sổ BHXH giấy, ghi nhận quá trình tham gia và hưởng các chế độ BHXH của NLĐ, được lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu của ngành. Sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ giấy, được sử dụng trong các giao dịch hành chính, giải quyết chế độ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và chuyển quá trình đóng BHXH giữa các đơn vị.
Người dân giao dịch tại bộ phận một cửa của Bảo hiểm xã hội tỉnh.
Việc triển khai sổ BHXH điện tử nhằm đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin và mở rộng các dịch vụ công trực tuyến. Qua đó, từng bước hiện đại hóa công tác quản lý, đồng thời tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp khi tham gia, thụ hưởng các chính sách bảo hiểm.
Với sổ BHXH điện tử, NLĐ có thể chủ động tra cứu, theo dõi quá trình đóng BHXH, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp mọi lúc, mọi nơi thông qua các ứng dụng số. Việc sử dụng sổ điện tử cũng giúp người tham gia tiết kiệm thời gian, không phải thực hiện thủ tục cấp lại khi sổ bị mất, hỏng; giảm bớt việc bảo quản, xuất trình sổ giấy trong quá trình giải quyết các chế độ.
Không chỉ mang lại lợi ích cho NLĐ, việc chuyển đổi này còn giúp các đơn vị sử dụng lao động giảm khối lượng công việc liên quan đến cấp, quản lý sổ BHXH. Đối với cơ quan BHXH, việc lưu trữ dữ liệu trên môi trường điện tử góp phần tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế giấy; giảm nhân lực thực hiện các công việc liên quan, đồng thời thuận tiện hơn trong tra cứu, kiểm tra và quản lý hồ sơ.
Đặc biệt, việc quản lý sổ trên hệ thống dữ liệu điện tử góp phần hạn chế tình trạng mua bán, cầm cố, chuyển nhượng, thế chấp sổ BHXH, bảo vệ quyền lợi chính đáng của NLĐ. Khi dữ liệu được liên thông với Trung tâm Dịch vụ việc làm, cơ quan chức năng có thêm điều kiện kiểm tra, phát hiện và ngăn chặn các trường hợp giải quyết hưởng BHTN không đúng quy định.
Chủ động triển khai
Ông Lê Văn Điệp - Quyền Trưởng phòng Tuyên truyền và Hỗ trợ người tham gia BHXH tỉnh cho biết, từ ngày 4-11, cơ quan BHXH thực hiện cấp sổ BHXH điện tử đối với người tham gia được cấp sổ lần đầu. BHXH tỉnh đã thông báo đến các đơn vị sử dụng lao động, tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng về việc tiếp nhận, sử dụng sổ BHXH điện tử nhằm bảo đảm quá trình triển khai thuận lợi.
Theo đó, BHXH tỉnh đề nghị các đơn vị sử dụng lao động và tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng hướng dẫn người tham gia cài đặt, đăng ký, kích hoạt tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2 và ứng dụng BHXH số (VssID). Đồng thời, rà soát, thu thập chính xác địa chỉ thư điện tử cá nhân, số căn cước công dân hoặc mã định danh cá nhân để gửi cơ quan BHXH cập nhật vào hệ thống quản lý.
Ngoài trường hợp cấp sổ lần đầu, sổ BHXH điện tử còn được cấp lại do thay đổi thông tin, điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ, gộp sổ hoặc xác nhận bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN để giải quyết chế độ theo quy định. Sổ được gửi vào kho dữ liệu điện tử và ứng dụng VssID; mỗi mã số BHXH chỉ có một bản điện tử hiệu lực duy nhất. Sổ BHXH bản giấy chỉ được in khi người tham gia có yêu cầu.
Việc chuyển đổi sang sổ BHXH điện tử không chỉ là thay đổi hình thức quản lý mà còn hướng đến xây dựng phương thức phục vụ hiện đại, minh bạch và thuận tiện hơn. Vì vậy, sự chủ động của NLĐ trong cập nhật thông tin cá nhân, sử dụng các ứng dụng số sẽ góp phần giúp quá trình triển khai đạt hiệu quả, bảo đảm quyền lợi khi tham gia và thụ hưởng chính sách BHXH.
Người đã được cấp sổ BHXH điện tử có thể truy cập ứng dụng VssID, VNeID mức độ 2 hoặc thư điện tử cá nhân để tiếp nhận và sử dụng thông tin khi thực hiện các giao dịch, thủ tục hành chính về thu - sổ, thẻ và giải quyết chế độ BHXH, BHTN. Cơ quan BHXH không yêu cầu những trường hợp này xuất trình hoặc nộp sổ BHXH, tờ rời bản giấy. Riêng NLĐ đang tham gia BHXH hoặc đã bảo lưu thời gian đóng trước ngày 15-11-2026 nhưng chưa được cấp sổ BHXH điện tử vẫn tiếp tục sử dụng sổ BHXH, tờ rời bản giấy để giao dịch với cơ quan BHXH.