Triển khai tiếp nhận hồ sơ cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ qua hệ thống điện tử

Từ ngày 1/11/2026, Sở Ngoại vụ chính thức triển khai tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (bao gồm hộ chiếu gắn chíp điện tử và không gắn chíp điện tử) qua hệ thống điện tử dùng chung kết nối với Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao. Việc triển khai nhằm đổi mới quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác nước ngoài, đồng thời tăng cường công tác quản lý hộ chiếu theo quy định.

Tỉnh triển khai cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ qua hệ thống điện tử, góp phần đẩy mạnh chuyển đổi số trong giải quyết thủ tục hành chính.

Theo đó, cá nhân sau khi nhận được quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu. Thành phần hồ sơ, gồm: 3 ảnh chân dung kích thước 4 x 6 cm, nền trắng, mặc áo sẫm màu; tờ khai có mã vạch được kê khai trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Bộ Ngoại giao tại địa chỉ http://dichvucong.mofa.gov.vn, sau đó in, dán ảnh, ký xác nhận theo quy định; quyết định cử đi công tác nước ngoài; bản chụp căn cước công dân; giấy giới thiệu hoặc công văn của cơ quan, tổ chức cử người đi công tác nước ngoài. Trường hợp đã được cấp hộ chiếu trước đó, cá nhân phải nộp lại hộ chiếu cũ; nếu hộ chiếu bị mất hoặc hỏng, cơ quan quản lý cán bộ có trách nhiệm gửi văn bản thông báo theo mẫu quy định. Đối với cán bộ, công chức, viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý, cần bổ sung quyết định bổ nhiệm gần nhất.

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, người được cử đi công tác nước ngoài trực tiếp nộp tại Phòng Lãnh sự, Lễ tân, Thông tin đối ngoại, Sở Ngoại vụ. Tại đây, cán bộ tiếp nhận kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ, đối chiếu thông tin cá nhân, chức vụ, đơn vị công tác và tính hợp thức của quyết định cử đi nước ngoài; xác định đối tượng, thẩm quyền cấp hộ chiếu. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người nộp được cấp giấy biên nhận; nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ sẽ được hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện. Đối với hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, cơ quan tiếp nhận thông báo rõ lý do và hướng dẫn liên hệ cơ quan có thẩm quyền.

Đối với trường hợp đề nghị cấp hộ chiếu điện tử lần đầu, Sở Ngoại vụ thực hiện chụp ảnh chân dung (nếu cần), thu nhận thông tin sinh trắc học, trong đó có dữ liệu dấu vân tay, bảo đảm yêu cầu kỹ thuật và đối chiếu với thông tin trong cơ sở dữ liệu căn cước. Trường hợp cá nhân đã được cấp hộ chiếu điện tử trước đó, cơ quan tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu thông tin và cập nhật dữ liệu khi có thay đổi theo quy định.

Sau khi hoàn tất việc tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, Sở Ngoại vụ lập danh sách, chuyển hồ sơ đến Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao qua dịch vụ bưu chính công ích. Thời gian chuyển hồ sơ từ Sở Ngoại vụ đến Cục Lãnh sự không quá 1 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ; Cục Lãnh sự giải quyết trong vòng 3 ngày làm việc; thời gian vận chuyển qua dịch vụ bưu chính công ích không quá 3 ngày làm việc. Sau khi nhận được kết quả, Sở Ngoại vụ thực hiện trả kết quả trong 1 ngày làm việc. Lệ phí cấp hộ chiếu được thực hiện theo thông báo của Cục Lãnh sự; trường hợp nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích, người đề nghị chi trả phí vận chuyển theo quy định.

Việc triển khai tiếp nhận hồ sơ qua hệ thống điện tử dùng chung góp phần từng bước hiện đại hóa quy trình giải quyết thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, tăng cường kết nối giữa cơ quan ngoại vụ địa phương với cơ quan chức năng của Bộ Ngoại giao. Qua đó, nâng cao hiệu quả quản lý, tạo thuận lợi cho các cơ quan, đơn vị và cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục, đáp ứng yêu cầu công tác đối ngoại trong tình hình mới.