Vận hành Phòng họp không giấy - Tỉnh ủy Vĩnh Phúc tiên phong thực hiện chuyển đổi số
Chuyển đổi số là xu thế tất yếu khách quan diễn ra toàn diện trong mọi lĩnh vực và trên phạm vi toàn cầu trong giai đoạn hiện nay. Chính vì vậy, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 52/2019 về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trong đó nhấn mạnh: Tiên phong thực hiện chuyển đổi số mạnh mẽ trong các cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị-xã hội.
Phòng họp không giấy được triển khai lần đầu tại Hội nghị lần thứ 13, Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh khóa XVII, nhiệm kỳ 2020-2025, ngày 5/7/2022
Ban Bí thư Trung ương Đảng cũng đã ban hành Quyết định số 27/2021 về chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan Đảng giai đoạn 2021-2025, nhấn mạnh trọng tâm là chuyển đổi số, cải cách hoạt động của các cơ quan Đảng bằng việc ứng dụng cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.
Thực hiện các chủ trương trên, Tỉnh ủy Vĩnh Phúc đã xây dựng Chương trình hành động số 84 ngày 31/12/2019 của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh Vĩnh Phúc thực hiện Nghị quyết số 52/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư; Nghị quyết số 39/2021 của HĐND tỉnh Vĩnh Phúc thông qua Đề án hoàn thiện chính quyền điện tử hướng đến chính quyền số tỉnh Vĩnh Phúc, giai đoạn 2021-2025; chỉ đạo xây dựng Đề án chuyển đổi số trong các cơ quan Đảng tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2021-2025 và Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan Đảng tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2021-2025.
Với mục tiêu hình thành nền hành chính không giấy tờ, là cơ sở quan trọng để xây dựng chính phủ số, nền kinh tế số, xã hội số, Đề án chuyển đổi số và kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan Đảng tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 2021-2025.
Nhằm từng bước hiện thực hóa các mục tiêu trên, từ cuối năm 2021 và đầu năm 2022, Tỉnh ủy Vĩnh Phúc đã giao Văn phòng Tỉnh ủy xây dựng chủ trương đầu tư và thực hiện triển khai hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên môi trường internet đến tất cả các cơ quan Đảng; đặc biệt là dự án trang bị phòng họp không giấy E-cabinet tại Tỉnh ủy Vĩnh Phúc.
Theo đó, việc đưa hệ thống phòng họp không giấy E-cabinet vào khai thác, sử dụng sẽ làm thay đổi toàn diện việc tổ chức các cuộc họp, đáp ứng mục tiêu đơn giản hóa việc tổ chức các cuộc họp, giảm văn bản giấy, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian họp, nâng cao chất lượng thảo luận, giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong các cơ quan Đảng tỉnh Vĩnh Phúc.
Hệ thống phòng họp không giấy E-Cabinet tại Tỉnh ủy Vĩnh Phúc sử dụng trên nền tảng Web và có ứng dụng P-IONE cài đặt trên thiết bị thông minh như điện thoại, máy tính bảng. Hệ thống cho phép đăng ký các cuộc họp với đầy đủ các thông tin của cuộc họp, bao gồm giấy mời họp; các nội dung và tài liệu tương ứng của cuộc họp; địa điểm phòng họp và thời gian họp; người chủ trì, đồng chủ trì, thư ký và người phê duyệt cuộc họp; danh sách đại biểu dự họp.
Hệ thống cung cấp đến đại biểu hệ thống các văn bản, tài liệu với nhiều tiêu chí như chỉ đọc trên thiết bị mà không cho phép tải về, chỉ đọc trong khi cuộc họp diễn ra; thu hồi sau khi cuộc họp kết thúc…
Hệ thống cho phép đại biểu dự họp có thể đánh máy trực tiếp các ý kiến phát biểu, có thể chuyển đổi từ giọng nói sang văn bản các ý kiến phát biểu của đại biểu và lưu lên hệ thống, đại biểu có thể nghe lại và chỉnh sửa nội dung phát biểu của mình một cách dễ dàng.
Ngoài ra, hệ thống còn cho phép người chủ trì cuộc họp có thể tạo các câu hỏi để các đại biểu thực hiện biểu quyết thông qua các nội dung của cuộc họp. Kết thúc cuộc họp có thể kết xuất các ý kiến phục vụ việc ban hành các biên bản, kết luận của cuộc họp và đăng lên hệ thống chuyển đến các đại biểu.
Với đầy đủ các tính năng hiện đại, khoa học, phục vụ tổ chức một cuộc họp không giấy, Hệ thống phòng họp không giấy E-Cabinet tại Tỉnh ủy Vĩnh Phúc bảo đảm khi đưa vào khai thác, sử dụng sẽ làm thay đổi toàn diện việc tổ chức các cuộc họp, đáp ứng mục tiêu đơn giản hóa việc tổ chức các cuộc họp; giảm thiểu văn bản giấy; tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm; rút ngắn thời gian chuẩn bị và thời gian họp; nâng cao chất lượng thảo luận tại cuộc họp; giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác.
