Văn hóa họp - nền tảng của công sở hiện đại - Bài 1

Bài 1: Văn hóa họp trong công sở hiện đại

Ở các cơ quan, đơn vị, địa phương cuộc họp không chỉ là phương thức làm việc thường xuyên mà còn phản ánh rõ nét văn hóa công sở, thể hiện kỷ luật hành chính, tinh thần trách nhiệm và năng lực quản trị của đội ngũ cán bộ, công chức, lao động. Đối với nhiều địa phương trong tỉnh, điều kiện giao thông đi lại khó khăn, hạ tầng còn hạn chế, yêu cầu nâng cao văn hóa họp càng trở nên cấp thiết nhằm bảo đảm hiệu quả điều hành, tiết kiệm thời gian, nguồn lực và phục vụ tốt hơn nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội địa phương.

Văn hóa họp - thước đo tác phong công vụ

Văn hóa họp trước hết thể hiện ở việc tuân thủ các nguyên tắc cơ bản: đúng giờ, đúng thành phần, đúng nội dung, đúng thời lượng và đúng trách nhiệm. Một cuộc họp được tổ chức nghiêm túc, chuẩn bị đầy đủ, điều hành chặt chẽ và kết luận rõ ràng sẽ giúp tập thể thống nhất quan điểm, xác định trọng tâm công việc, từ đó nâng cao hiệu quả thực thi nhiệm vụ. Ngược lại, cuộc họp thiếu kỷ luật, kéo dài, lan man hoặc không có kết luận cụ thể không chỉ làm giảm chất lượng điều hành mà còn gây tâm lý mệt mỏi, tạo thói quen làm việc hình thức.

Theo Bí thư Đảng ủy xã Đàm Thủy Tô Vũ Ninh, thực tế ở địa bàn vùng cao còn nhiều khó khăn do địa hình rộng, giao thông đi lại phức tạp, nhất là mùa mưa lũ. Cán bộ cơ sở thường phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, vừa thực hiện công việc chuyên môn vừa bám nắm thôn bản. Vì vậy, việc tổ chức họp phải khoa học, tránh trùng lặp, hạn chế họp hình thức. Quan điểm của xã là họp phải thiết thực, bàn việc cụ thể, giải quyết vấn đề cụ thể. Nội dung nào có thể triển khai bằng văn bản thì ưu tiên triển khai bằng văn bản, chỉ tổ chức họp khi thật sự cần thiết.

Thực tế tại một số cơ quan, đơn vị, địa phương cho thấy, việc duy trì chế độ họp định kỳ, giao ban chuyên môn và họp chuyên đề đã góp phần bảo đảm công tác lãnh đạo, chỉ đạo được triển khai kịp thời, thống nhất. Nhiều cuộc họp tập trung vào các nhiệm vụ trọng tâm như giảm nghèo bền vững, xây dựng nông thôn mới, quản lý đất đai, phòng chống thiên tai, giữ gìn an ninh trật tự, chăm lo đời sống nhân dân. Bên cạnh những kết quả tích cực, vẫn còn tình trạng tổ chức họp chưa thật sự khoa học, chưa phát huy đầy đủ vai trò của cuộc họp trong quản trị và điều hành.

Ở một số nơi, nội dung cuộc họp còn dàn trải, thiếu trọng tâm, nặng về báo cáo tình hình nhưng nhẹ về phân tích nguyên nhân và đề xuất giải pháp. Không ít trường hợp tài liệu gửi sát giờ họp hoặc chưa đầy đủ số liệu, dẫn đến đại biểu không có thời gian nghiên cứu, chuẩn bị ý kiến đóng góp. Một số cuộc họp vẫn diễn ra theo “lối mòn”, chủ yếu đọc văn bản, thông báo tình hình, trong khi những nội dung này hoàn toàn có thể truyền đạt bằng văn bản hoặc qua hệ thống thông tin nội bộ, nhằm dành thời gian cho thảo luận, trao đổi và quyết định các vấn đề cốt lõi.

Bên cạnh đó, ở một số cuộc họp vẫn còn biểu hiện của văn hóa họp cũ, khi một số đại biểu chưa thực sự tập trung vào nội dung chung mà biến cuộc họp thành nơi phản ánh bức xúc cá nhân, nêu khó khăn ngoài phạm vi chương trình, thậm chí tranh thủ giải quyết việc riêng. Điều này không chỉ làm lệch trọng tâm cuộc họp mà còn ảnh hưởng đến chất lượng thảo luận, gây mất thời gian của tập thể.

Một số biểu hiện tuy nhỏ nhưng phản ánh rõ ý thức tham dự họp. Chẳng hạn, vào thời điểm cuối buổi họp, khi người chủ trì đang tổng kết và kết luận nội dung, một số đại biểu đã vội vàng gấp sổ, thu dọn tài liệu, tạo ra âm thanh và không khí thiếu nghiêm túc. Những hành vi tưởng chừng không đáng kể này lại vô tình để lại hình ảnh thiếu tôn trọng người điều hành và làm giảm tính trang nghiêm của cuộc họp.

Những hạn chế nêu trên nếu không được chấn chỉnh kịp thời sẽ dẫn đến hệ lụy là lãng phí thời gian, phân tán nguồn lực, giảm hiệu quả công việc, làm suy giảm kỷ luật hành chính và tác phong công vụ.

Hội nghị trực tuyến tại các xã tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm thủ tục hành chính.

Nhiều cuộc họp nhưng hiệu quả chưa tương xứng

Trong khối doanh nghiệp, cuộc họp được xem là công cụ điều hành quan trọng nhằm triển khai kế hoạch sản xuất, kinh doanh, xử lý công việc phát sinh và tăng cường phối hợp giữa các bộ phận. Tuy nhiên, thực tế cho thấy chất lượng họp ở không ít doanh nghiệp vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động và hiệu quả quản trị.

Một trong những biểu hiện phổ biến là tình trạng họp quá nhiều, họp dàn trải, thiếu phân loại cuộc họp theo tính chất công việc. Nhiều cuộc họp được tổ chức theo thói quen, mục tiêu chưa rõ ràng, nội dung trùng lặp giữa các phòng ban hoặc kéo dài quá thời lượng cần thiết. Ở chiều ngược lại, cũng có nhiều đơn vị, nhất là các cơ sở sản xuất, kinh doanh nhỏ, không duy trì họp định kỳ, thiếu cơ chế giao ban, đánh giá tiến độ công việc, dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận chưa chặt chẽ, công tác chỉ đạo điều hành thiếu thống nhất. Điều này khiến việc triển khai nhiệm vụ dễ rơi vào bị động, xử lý công việc theo tình huống, thiếu kế hoạch dài hạn.

Một thực trạng đáng chú ý là việc tổ chức họp đôi khi chưa phù hợp thời điểm, làm phát sinh áp lực cho người lao động. Chẳng hạn, trước các đợt cao điểm sản xuất, kinh doanh, lẽ ra cần dành thời gian cho công tác chuẩn bị nhân lực, thiết bị, vật tư và phương án triển khai thì lại tổ chức nhiều cuộc họp, gây gián đoạn công việc. Điều này không chỉ làm mất thời gian mà còn tạo tâm lý căng thẳng, bởi người thực hiện vừa phải tham gia họp, vừa phải hoàn thành khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn.

Trong môi trường doanh nghiệp, mục tiêu cốt lõi là nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, tăng năng suất và tạo ra lợi nhuận. Do đó, mỗi cuộc họp cần có số liệu cụ thể, đánh giá rõ tình hình, chỉ ra vấn đề và đề xuất giải pháp. Ngoài ra, văn hóa họp ở một số doanh nghiệp vẫn chịu ảnh hưởng bởi phong cách điều hành cũ: lãnh đạo nói nhiều, cấp dưới ít phản biện, ngại nêu vấn đề hoặc ngại tranh luận. Việc thiếu cơ chế khuyến khích phản biện tích cực khiến nhiều cuộc họp không khai thác được trí tuệ tập thể, dẫn đến quyết định thiếu dữ liệu, thiếu phương án so sánh và hiệu quả triển khai chưa cao.

Thực tiễn cho thấy vẫn có nhiều đơn vị hoạt động chuyên nghiệp, hiện đại, trong đó có một số công ty con trực thuộc Tổng Công ty Khoáng sản - TKV. Với mô hình quản trị theo hướng hiện đại, điều hành dựa trên dữ liệu và mục tiêu, các đơn vị này đòi hỏi tính kỷ luật cao, quyết định nhanh và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Văn hóa họp được xem là một trong những yếu tố quan trọng góp phần hình thành phong cách làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.

Phó Giám đốc Công ty cổ phần Du lịch Thương mại Bằng Giang Nông Thị Thúy cho biết: Thực hiện theo mô hình quản trị của Tổng Công ty Khoáng sản - TKV, các cuộc họp giao ban, họp điều hành sản xuất, kinh doanh, đều được tổ chức đúng thành phần, tập trung vào các vấn đề trọng tâm, hạn chế tối đa báo cáo dài dòng, hình thức. Nội dung cuộc họp được chuẩn bị kỹ, có số liệu cụ thể, có dự báo và phân tích, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, sát thực tiễn. Ngoài ra, các cuộc họp chủ yếu là giao ban chuyên môn và họp trước các đợt lễ, tết, sự kiện tại địa phương, có số lượng khách lớn... chủ yếu phân công nhiệm vụ các bộ phận cho hợp lý.

Thực trạng họp ở khối doanh nghiệp cũng đặt ra yêu cầu cần đổi mới mạnh mẽ theo hướng: họp đúng việc, đúng người, đúng thời gian; giảm họp hình thức; tăng chất lượng điều hành và coi kết quả sau họp là thước đo hiệu quả quản trị. Khi cuộc họp thực sự tạo ra quyết định rõ ràng, giao nhiệm vụ cụ thể và thúc đẩy hành động hiệu quả, doanh nghiệp mới có thể nâng cao năng suất, tiết kiệm nguồn lực và tăng năng lực cạnh tranh trong bối cảnh thị trường biến động nhanh.

Khối doanh nghiệp thực hiện hình thức họp phù hợp với điều kiện sản xuất, kinh doanh của đơn vị.

Hội nghị số - xu hướng tất yếu trong công sở hiện đại

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, hội nghị số được xác định là một trong những nội dung quan trọng góp phần đổi mới phương thức quản trị và điều hành. Hội nghị số không đơn thuần là họp trực tuyến mà là quá trình số hóa toàn bộ hoạt động hội họp, từ gửi giấy mời, cung cấp tài liệu, trình chiếu dữ liệu, ghi biên bản điện tử đến theo dõi nhiệm vụ sau cuộc họp, chỉ với mã QR nhỏ mở ra kho tài liệu với những khối tài liệu đa dạng để đại biểu nghiên cứu.

Khi triển khai hiệu quả, hội nghị số giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm thủ tục hành chính, đồng thời tăng tính minh bạch và khả năng giám sát kết quả thực hiện. Hội nghị số có ý nghĩa đặc biệt quan trọng bởi có thể khắc phục phần nào khó khăn về địa hình, giao thông. Việc họp trực tuyến hoặc họp kết hợp giúp hạn chế di chuyển xa, giảm rủi ro đi lại trong mùa mưa lũ, đồng thời bảo đảm công tác chỉ đạo điều hành thông suốt. Trong nhiều tình huống khẩn cấp như phòng chống thiên tai, dịch bệnh, đảm bảo an ninh trật tự, hội nghị số giúp lãnh đạo các cấp kịp thời nắm bắt tình hình và chỉ đạo xử lý nhanh chóng.

Tuy nhiên, thực tiễn triển khai hội nghị số tại tỉnh vẫn còn nhiều khó khăn như: hạ tầng mạng chưa ổn định, thiết bị thiếu đồng bộ, kỹ năng sử dụng nền tảng số chưa đồng đều. Một số cuộc họp trực tuyến vẫn xảy ra tình trạng mất kết nối, âm thanh kém, gián đoạn, ảnh hưởng đến chất lượng trao đổi. Bên cạnh đó, văn hóa họp trực tuyến chưa được chuẩn hóa, dẫn đến một số biểu hiện thiếu nghiêm túc như tham dự nhưng không tập trung, thao tác chậm, phát biểu dài dòng, gây lãng phí thời gian.

Để nâng cao chất lượng cuộc họp và xây dựng văn hóa công sở hiện đại, trước hết cần thống nhất nhận thức: họp là công cụ giải quyết công việc, không phải thủ tục hình thức. Bám sát quyết định mỗi cuộc họp phải xác định rõ mục tiêu, nội dung trọng tâm, đối tượng tham dự và sản phẩm đầu ra. Chỉ tổ chức họp khi thật sự cần thiết; giảm các cuộc họp trùng lặp, họp theo thói quen hoặc họp để “báo cáo cho đủ”.

Cùng với đó, cần chuẩn hóa quy trình tổ chức họp theo hướng khoa học. Trước khi họp phải có chương trình cụ thể, tài liệu gửi trước để người dự nghiên cứu. Hiện nay, UBND tỉnh chỉ đạo khá rõ nét nội dung này, các cuộc họp được thông tin sẵn nội dung cần thảo luận để đại biểu tập trung, thời lượng phát biểu rõ ràng tại giấy mời họp. Kết luận cuộc họp thể hiện cụ thể: việc gì, người thực hiện, thời hạn, nơi nhận báo cáo, hạn chế các kết luận chung chung.

Văn hóa họp là biểu hiện tập trung của kỷ luật công vụ và văn hóa công sở. Việc nâng cao chất lượng cuộc họp và thúc đẩy hội nghị số không chỉ góp phần tiết kiệm thời gian, nguồn lực mà còn nâng cao hiệu quả điều hành, bảo đảm công tác lãnh đạo, chỉ đạo được thông suốt. Khi mỗi cuộc họp thực sự trở thành nơi ra quyết định đúng, phân công rõ và tạo ra hành động cụ thể, văn hóa công sở sẽ được nâng lên, đáp ứng yêu cầu quản trị hiện đại, phục vụ nhân dân ngày càng tốt hơn.