Văn phòng số ở Điện lực Hải Dương

Việc sử dụng phần mềm D-Office giúp công việc khối văn phòng Công ty TNHH một thành viên Điện lực Hải Dương dễ dàng, nhanh chóng hơn

Điều này vừa giúp công việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu, công văn được dễ dàng hơn, vừa góp phần nâng cao năng suất lao động.

Nâng cao năng lực quản lý, điều hành

Đưa vào sử dụng từ cuối năm 2021, phần mềm D-Office đã thực sự phát huy hiệu quả giúp Điện lực Hải Dương thực hiện xây dựng văn phòng số.

Phòng Tổ chức - Nhân sự là đơn vị được hưởng lợi khá nhiều từ khi Điện lực Hải Dương thực hiện chủ trương chuyển đổi số nói chung và xây dựng văn phòng số nói riêng. Phần mềm D-Office được tích hợp với phần mềm Quản lý nguồn nhân lực (HRMS), đồng bộ hóa hồ sơ nhân sự. Trước đây, Phòng Tổ chức - Nhân sự sẽ phải lưu toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của mỗi nhân viên, khi cần thông tin phải tra cứu rất vất vả. Nhưng từ khi có ứng dụng này, mọi hoạt động quản lý nhân sự của phòng đều được thực hiện trên máy tính. Mỗi nhân viên trong công ty sẽ được cấp một tài khoản riêng, tùy từng vị trí công tác sẽ được cấp quyền truy cập đến từng trường thông tin cá nhân hoặc toàn đơn vị… Ông Lương Văn Đạt, Phó Trưởng Phòng Tổ chức - Nhân sự cho biết: “Phần mềm này giúp chúng tôi lưu trữ, tra cứu thông tin của từng nhân viên dễ dàng hơn. Mỗi khi cần thông tin của bất kỳ nhân viên nào trong công ty, chỉ cần vài thao tác nhỏ là có đầy đủ toàn bộ sơ yếu lý lịch, quá trình công tác, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của người đó. Điều này giúp phòng làm tốt hơn công tác tham mưu cho lãnh đạo công ty về công tác nhân sự”.

Đến ngày 21.9, bộ phận văn thư thuộc Điện lực Hải Dương đã xử lý trên 6.500 văn bản đi, gần 8.000 văn bản đến, tất cả các văn bản đều ký số trên hệ thống phần mềm D-Office.

Điện lực Chí Linh nằm cách khá xa Công ty TNHH một thành viên Điện lực Hải Dương so với nhiều đơn vị khác. Trước đây việc tiếp nhận hoặc chuyển công văn đều mất khá nhiều thời gian, thậm chí có công văn thất lạc, ảnh hưởng không nhỏ đến thời gian thực hiện nhiệm vụ của đơn vị. Khi Điện lực Hải Dương triển khai sử dụng phần mềm E-Office đã giúp đơn vị này tiếp cận văn bản nhanh hơn. Đặc biệt, từ khi phần mềm D-Office được đưa vào sử dụng với nhiều tiện ích mới càng giúp đơn vị thuận tiện hơn trong xử lý công việc. Ông Nguyễn Văn Kiên, Giám đốc Điện lực Chí Linh cho biết: “Từ khi sử dụng phần mềm D-Office này chúng tôi tiếp cận các văn bản chỉ đạo nhanh hơn. Sau khi lãnh đạo công ty ký duyệt các văn bản thì công văn cũng được đồng thời chuyển tới các đơn vị ở các địa phương. Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh chúng tôi cũng có thể xử lý các văn bản chỉ đạo của công ty…”.

Đẩy mạnh chuyển đổi số

Hai phần mềm D-Office và Quản lý nguồn nhân lực (HRMS) đang được Điện lực Hải Dương triển khai thực hiện sâu rộng trong khối văn phòng toàn công ty. Những ưu điểm được tích hợp trên nhiều nền tảng giúp việc thao tác, xử lý công việc trên phần mềm được nhanh chóng, dễ dàng hơn. Hệ thống công văn được đồng bộ trên cùng trục của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, tạo sự liên kết giữa các đơn vị, phòng ban, giúp quá trình xử lý, trao đổi công việc linh hoạt, thống nhất và hiệu quả. Việc sử dụng các phần mềm số là một trong những giải pháp quan trọng giúp đẩy nhanh việc xây dựng văn phòng số của Điện lực Hải Dương... Do được tích hợp trên nhiều nền tảng như web, tablet và smartphone nên dù làm việc bằng máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng người dùng đều có thể tiếp cận dễ dàng.

Ngoài ra, nhiều hoạt động trong công tác văn phòng cũng được đẩy mạnh chuyển đổi số, điển hình như phòng họp không giấy, phòng họp trực tuyến, số hóa quy trình đăng ký lịch xe, lịch tuần, số hóa các bảng đăng ký công việc, chấm điểm văn hóa doanh nghiệp, đánh giá kết quả thực hiện công việc tháng, quý, năm… và các hoạt động chỉnh lý, số hóa, khai thác tài liệu lưu trữ. Đặc biệt, phòng họp trực tuyến đã giúp cho việc chỉ đạo điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của Ban giám đốc tới gần hơn với các đơn vị sản xuất, bất chấp ảnh hưởng dịch bệnh thời gian qua. Đánh giá về hiệu quả chuyển đổi số trong lĩnh vực văn phòng, ông Lê Đức Đỉnh, Chánh Văn phòng Điện lực Hải Dương cho biết: “Việc ứng dụng các phần mềm vào công tác văn phòng giúp mọi chỉ đạo của Ban giám đốc đến với các đơn vị sản xuất, kinh doanh nhanh chóng. Công tác lưu trữ, tìm kiếm, phát hành văn bản nhanh gọn giúp bộ phận văn phòng làm việc khoa học và hiệu quả hơn. Từ đó giúp các bộ phận khối văn phòng tham mưu sát, trúng, đúng hơn cho Ban giám đốc trong xử lý các công việc do mình phụ trách”.

Việc đưa các phần mềm D-Office, HMRS và nhiều ứng dụng khác vào thực hiện nhiệm vụ góp phần giúp Điện lực Hải Dương thực hiện chuyển đổi số toàn diện trong doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh.

THANH HOA