Xã Bình Ca, Tuyên Quang: Đẩy mạnh cải cách hộ tịch, nâng cao sự hài lòng của người dân

Phóng viên báo Pháp luật Việt Nam đã có cuộc trao đổi với bà Lưu Thị Lan Hương, Chủ tịch UBND xã Bình Ca, cùng cán bộ chuyên môn và người dân địa phương để ghi nhận đầy đủ những nỗ lực, vướng mắc và kỳ vọng trong lĩnh vực quan trọng này.

Những sáng kiến của cán bộgiúpgiảm phiền hà, tăng hiệu quả

Tại xã Bình Ca, công tác hộ tịch đang được đặt ở vị trí trọng tâm bởi tính chất thiết thân: từ giấy khai sinh, đăng ký kết hôn đến giấy khai tử. Tất cả đều gắn với quyền và nghĩa vụ của mỗi công dân.

Cán bộ tại Trung tâm hành chính công xã Bình Ca trao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người dân (Ảnh: Lê Hanh)

Trong thực tế triển khai, như Chủ tịch UBND xã Lưu Thị Lan Hương đã thẳng thắn nhìn nhận: “Khó khăn lớn nhất khi tiếp nhận và giải quyết là hồ sơ không đầy đủ, không chính xác, và thiếu thống nhất giữa các giấy tờ”.

Bà Hương kể nhiều trường hợp mà cán bộ nghiệp vụ thường xuyên phải đối mặt: người dân nộp hồ sơ nhưng thông tin giữa CMND/CCCD, giấy khai sinh và giấy đăng ký kết hôn không trùng khớp, từ họ tên, ngày tháng năm sinh đến quê quán. Những bất đồng ấy không chỉ làm chậm tiến độ, mà còn kéo theo công đoạn xác minh phức tạp, khiến người dân phải quay lại nhiều lần, mất thời gian và công sức.

Bên cạnh đó, bà nhắc tới một trở ngại kỹ thuật: hệ thống phần mềm hộ tịch điện tử thỉnh thoảng bị lỗi, chậm đồng bộ, khiến quá trình nhập và tra cứu dữ liệu bị gián đoạn.

Dẫu gặp khó, xã Bình Ca không chần chừ trong việc ứng dụng công nghệ. Theo bà Hương, phần mềm quản lý hộ tịch đã thay đổi căn bản cách lưu trữ và xử lý hồ sơ: các nội dung đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân… được nhập trực tiếp, lưu trữ điện tử, tạo thuận lợi khi tra cứu, cấp bản sao hay đối chiếu khi có yêu cầu.

“Nhờ phần mềm, các biểu mẫu, sổ hộ tịch được tự động tạo và in theo đúng quy định, giúp rút ngắn thời gian viết tay, tránh sai sót,” bà Hương cho biết.

Bà cũng nhấn mạnh phần mềm còn giúp kết nối, chia sẻ dữ liệu với các ngành khác, tăng tính công khai, minh bạch.

Tuy nhiên, bà Hương cũng thừa nhận rằng công nghệ chỉ thực sự hiệu quả khi hệ thống được vận hành ổn định và dữ liệu được đồng bộ. “Khi người dân đăng ký hộ tịch qua Cổng dịch vụ công, hồ sơ được chuyển trực tuyến vào phần mềm giúp theo dõi tiến độ rõ ràng nhưng nếu phần mềm lỗi hoặc mất kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì mọi thứ bị ảnh hưởng,” bà Hương nói.

Bà Lưu Thị Lan Hương, Chủ tịch UBND xã Bình Ca. (Ảnh: Lê Hanh)

Bà kiến nghị Bộ Tư pháp cùng Bộ Công an tăng cường nâng cấp hệ thống để đảm bảo liên thông và truy xuất dữ liệu nhanh hơn.

Những nỗ lực kỹ thuật được bổ sung bằng các giải pháp gần dân. Xã Bình Ca đã niêm yết các bảng hướng dẫn thủ tục hành chính tại Trung tâm phục vụ hành chính công, liệt kê rõ thành phần hồ sơ, quy trình và thời gian giải quyết; đồng thời chuẩn bị sẵn mẫu đơn để người dân chỉ cần điền, tránh viết sai, viết thiếu. Việc hướng dẫn đăng ký trực tuyến cũng được cán bộ thường xuyên nhắc nhở, hỗ trợ, nhất là với các trường hợp ở xa.

Bà Lã Thị Tuyền, chuyên viên Văn phòng HĐND và UBND xã, cho biết song hành với việc chuẩn hóa dữ liệu, địa phương đẩy mạnh tuyên truyền: tổ chức các buổi truyền thông ở thôn, phát thanh qua hệ thống loa truyền thanh, cập nhật trên trang thông tin điện tử và phối hợp với các đoàn thể như Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh niên để đưa thông tin đến từng hộ dân.

Mục tiêu không chỉ là hướng dẫn thủ tục, mà còn nâng cao nhận thức để người dân chủ động đăng ký các sự kiện hộ tịch đúng thời hạn, giảm tình trạng sửa chữa, thêm bớt giấy tờ gây rối thông tin.

Cán bộ xã Bình Ca thực thi một loạt sáng kiến thực tế. Việc niêm yết rõ các giấy tờ cần chuẩn bị, quy trình xử lý kèm mẫu đơn sẵn đã giảm mạnh lỗi trình bày, thiếu thông tin. Đặc biệt, khi hồ sơ được nộp qua Cổng dịch vụ công, cán bộ dễ theo dõi tiến độ, giảm tiếp xúc trực tiếp và tăng tính minh bạch trong xử lý.

Về nhân lực, địa phương thường xuyên rà soát trình độ, cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ hộ tịch do cấp trên tổ chức, khuyến khích học trực tuyến và cấp phát tài liệu, video hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý.

Bà Tuyền cho rằng, khi cán bộ nắm vững phần mềm và nghiệp vụ, công việc không chỉ nhanh hơn mà còn giảm bớt sai sót trong đối chiếu, cấp bản sao hộ tịch.

Kiến nghị để đồng bộ hóa và nâng cao chất lượng phục vụ

Trên thực địa, cảm nhận của người dân phản ánh rõ sự chuyển biến ấy. Ông Nguyễn Văn Cường, thôn Hồ Sen chia sẻ: “Cán bộ hộ tịch chủ động tiếp đón, lắng nghe và giải thích thủ tục một cách tận tình, không gây khó dễ hay phiền hà. Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị được niêm yết công khai, nên tôi không mất nhiều thời gian để chuẩn bị. Thủ tục được giải quyết nhanh chóng, đúng hẹn”.

Ông Cường cũng thừa nhận rào cản công nghệ: “Tôi không biết sử dụng máy tính khi nộp hồ sơ trên cổng dịch vụ công quốc gia; cán bộ đã hướng dẫn và hỗ trợ tôi nộp hồ sơ trực tuyến”.

Chia sẻ của ông Cường cho thấy lợi ích thực tế của việc kết hợp giữa số hóa và hỗ trợ trực tiếp: phần mềm tạo thuận lợi, nhưng cần có những “cầu nối” để người dân không bị bỏ lại phía sau.

Theo ông, để người dân thuận lợi hơn nữa, cần tăng cường tuyên truyền để họ nhận thức tầm quan trọng của giấy tờ hộ tịch, không tự ý sửa chữa, thêm, bớt; đồng thời mở rộng tổ chức các “tổ công nghệ số cộng đồng” tại xã và thôn để trực tiếp hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến.

Từ thực tiễn những ngày tiếp xúc với công dân và xử lý hồ sơ, chính quyền xã Bình Ca đưa ra một số kiến nghị thiết thực. Trước hết là yêu cầu hoàn thiện, đồng bộ hệ thống phần mềm hộ tịch điện tử: hiện trạng vẫn còn xảy ra lỗi, treo, mất kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia khiến việc truy xuất và đối chiếu gặp khó.

Chủ tịch UBND xã Bình Ca đề xuất: cần có sự phối hợp chặt chẽ và đầu tư kỹ thuật từ Bộ Tư pháp và Bộ Công an để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định, liên thông.

Thứ hai, tăng cường nhân lực và đào tạo. Việc duy trì các lớp tập huấn, đồng thời triển khai các video, cẩm nang sử dụng phần mềm là cần thiết để cán bộ từ xã đến thôn nắm vững quy trình, tránh sai sót trong khâu nhập liệu và cấp phát.

Cuối cùng, mở rộng hoạt động tuyên truyền đến từng hộ, đặc biệt nhóm người lớn tuổi, người không thông thạo công nghệ. Việc thành lập tổ công nghệ số cộng đồng và phối hợp với đoàn thể, ban quản lý thôn sẽ tạo điều kiện để mọi người dân đều tiếp cận được dịch vụ công một cách thuận tiện.

Câu chuyện hộ tịch ở Bình Ca là một lát cắt sinh động của quá trình chuyển đổi số và cải cách hành chính tại cơ sở. Ở đó, có cả những hạn chế kỹ thuật, những thói quen cũ cần thay đổi, nhưng cũng có những nỗ lực cụ thể, những sáng kiến gần dân nhằm rút ngắn thủ tục, giảm phiền hà cho người dân. Quan trọng hơn, sự thay đổi về thái độ phục vụ của cán bộ đã được người dân ghi nhận và đánh giá cao, đó là nền tảng để củng cố niềm tin, thúc đẩy quá trình hiện đại hóa quản lý nhà nước.

Khi hệ thống phần mềm được hoàn thiện, dữ liệu đồng bộ, cán bộ thành thạo nghiệp vụ và người dân được hỗ trợ tiếp cận dịch vụ trực tuyến, công tác hộ tịch tại Bình Ca sẽ bước sang một giai đoạn mới: nhanh hơn, chính xác hơn và nhân văn hơn trong phục vụ. Đó cũng chính là tấm gương cho nhiều địa phương khác trong hành trình xây dựng Chính phủ số.

Lê Hanh