5 thủ thuật Excel nâng cao giúp xử lý dữ liệu hiệu quả

Microsoft Excel cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ nhưng không phải lúc nào cũng được tận dụng triệt để. Việc nắm vững một số thủ thuật nâng cao có thể giúp người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc, xử lý dữ liệu chính xác và tiết kiệm thời gian đáng kể. Dưới đây là 5 kỹ thuật hữu ích mà bạn có thể áp dụng ngay.

Chuyển đổi mảng động thành dữ liệu tĩnh

Các hàm mảng động mới trong Microsoft 365 như FILTER, SEQUENCE hay RANDARRAY tự động "tràn" kết quả ra các ô liền kề. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần cố định các giá trị này thay vì để chúng cập nhật liên tục. Ví dụ, sau khi tạo một chuỗi ngày bằng hàm SEQUENCE, bạn muốn giữ nguyên kết quả đó.

Để thực hiện, hãy chọn toàn bộ vùng dữ liệu của mảng động (có đường viền màu xanh lam), nhấn Ctrl+C để sao chép. Ngay sau đó, khi vùng chọn vẫn còn hoạt động, nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+V để dán chỉ giá trị. Lúc này, đường viền xanh sẽ biến mất và thanh công thức chỉ hiển thị giá trị cụ thể thay vì công thức mảng. Kỹ thuật này rất hữu ích khi cần đưa dữ liệu vào một Bảng Excel (Table), vì mảng động không thể hoạt động bên trong bảng.

Dán giá trị tĩnh là một thao tác quan trọng khi làm việc với kết quả từ các hàm mảng động.

Tăng tốc nhập công thức bằng thao tác kéo-thả

Thay vì gõ thủ công các tham chiếu ô, việc sử dụng chuột hoặc phím mũi tên để chọn vùng dữ liệu không chỉ nhanh hơn mà còn giảm thiểu sai sót. Đây là một kỹ thuật cơ bản nhưng cực kỳ hiệu quả trong công việc hàng ngày.

Ví dụ, để tính tổng cho một hàng dữ liệu, sau khi gõ =SUM(, bạn chỉ cần dùng chuột nhấp và kéo từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng của vùng cần tính. Excel sẽ tự động điền đúng tham chiếu, ví dụ như B2:G2. Sau đó, bạn chỉ cần đóng dấu ngoặc và nhấn Enter. Thao tác này đặc biệt hữu ích khi làm việc với các Bảng Excel có cấu trúc, nơi cú pháp tham chiếu phức tạp hơn.

Nhân bản quy tắc xác thực dữ liệu mà không ảnh hưởng định dạng

Khi bạn đã thiết lập một quy tắc xác thực dữ liệu (Data Validation) phức tạp cho một cột và muốn áp dụng nó cho một vùng dữ liệu khác mà không làm thay đổi định dạng hay nội dung có sẵn, hãy sử dụng tính năng Paste Special.

Chọn ô hoặc vùng chứa quy tắc xác thực bạn muốn sao chép, sau đó nhấn

Ctrl+C

.

Chọn ô hoặc vùng đích nơi bạn muốn áp dụng quy tắc.

Nhấn tổ hợp phím

Ctrl+Alt+V

để mở hộp thoại Paste Special.

Trong hộp thoại, chọn mục

Validation

và nhấn

OK

.

Quy tắc xác thực sẽ được sao chép ngay lập tức mà không ghi đè lên định dạng, công thức hay dữ liệu hiện có trong vùng đích.

Tính năng Paste Special cho phép sao chép chỉ quy tắc xác thực dữ liệu một cách nhanh chóng.

Tối ưu hóa phạm vi dữ liệu với toán tử tham chiếu cắt xén

Đây là một thủ thuật nâng cao dành cho người dùng Microsoft 365, giúp công thức mảng động trở nên gọn gàng và hiệu quả hơn. Khi sử dụng các hàm như XLOOKUP trên một cột dữ liệu có thể mở rộng, kết quả trả về thường bao gồm các lỗi #N/A cho các ô trống ở cuối, gây lãng phí bộ nhớ.

Để khắc phục, bạn có thể sử dụng toán tử tham chiếu cắt xén (trim ref operator), là một dấu chấm (.). Ví dụ, thay vì viết công thức =XLOOKUP(G2:G100,...), bạn có thể viết =XLOOKUP(G2:.G100,...). Dấu chấm đặt trước dấu hai chấm (:) sẽ cắt bỏ các khoảng trắng ở đầu phạm vi, trong khi dấu chấm đặt sau sẽ cắt bỏ khoảng trắng ở cuối. Điều này giúp mảng động kết quả chỉ mở rộng đến đúng hàng cuối cùng có dữ liệu, và tự động co giãn khi dữ liệu nguồn thay đổi.

Đảm bảo tính nhất quán khi in bảng tính nhiều trang

Khi in một bảng dữ liệu dài, các tiêu đề cột thường chỉ xuất hiện trên trang đầu tiên, gây khó khăn cho việc theo dõi ở các trang sau. Excel cho phép bạn lặp lại các hàng tiêu đề trên mỗi trang in một cách dễ dàng.

Để thiết lập, hãy vào tab Page Layout trên thanh ribbon, chọn Print Titles. Trong hộp thoại Page Setup hiện ra, chuyển đến tab Sheet. Tại ô Rows to repeat at top, nhấp vào biểu tượng và chọn hàng chứa tiêu đề của bạn. Sau khi nhấn OK, bản xem trước khi in (Print Preview) sẽ cho thấy các tiêu đề cột được lặp lại trên tất cả các trang, giúp tài liệu in ra trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc hơn.

Tính năng Print Titles giúp các bảng tính dài khi in ra giấy trở nên dễ theo dõi hơn.

Việc áp dụng các kỹ thuật trên không chỉ giúp giải quyết các tác vụ cụ thể mà còn hình thành thói quen làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn với Microsoft Excel. Bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa các thao tác thường ngày, người dùng có thể tập trung vào việc phân tích dữ liệu thay vì xử lý thủ công.

CTVX