Bí quyết làm việc từ xa hiệu quả

Để tương tác và trao đổi thông tin thật sự hiệu quả, tác giả đưa ra nguyên tắc 3Cs - Channel (kênh giao tiếp), Code (quy ước) và Context (bối cảnh) trong cuốn Làm việc từ xa sao cho hiệu quả?

Sách Làm việc từ xa sao cho hiệu quả? bản chuyển ngữ tiếng Việt do Saigon Books xuất bản. Ảnh: Thủy Vũ.

Giao tiếp khi làm việc từ xa

Trong công việc, kênh giao tiếp là một hệ thống, quy trình hoặc công nghệ cho phép ta tương tác với người khác. Trong nhóm làm việc, kênh giao tiếp thường xuyên được sử dụng là đối thoại trực tiếp.

Tuy nhiên, khi làm việc từ xa, những kênh giao tiếp như: Email và tin nhắn; điện thoại và hội nghị từ xa; các ứng dụng Skype, Webex... sẽ trở nên cần thiết.

Khi làm việc từ xa, những quy ước trong cách viết email, trả lời điện thoại là điều cần chú ý. Cách thức sử dụng hợp lý sẽ cải thiện hiệu quả giao tiếp, tăng cường khả năng tương tác, trao đổi.

Theo tác giả, những người làm việc từ xa cần luôn ghi nhớ từ “các” trong cụm từ “các bối cảnh” để luôn ý thức được toàn bộ cục diện khi giao tiếp.

Tối ưu thời gian làm việc

Sau khi nghiên cứu nhiều tình huống thực tế và đặt ra những phương án để cải thiện những tình huống này, tác giả đưa đến cho người đọc một số phương án giúp cải thiện thời gian làm việc từ xa.

Làm việc từ xa giúp kết nối công việc từ những người có không gian địa lý và múi giờ làm việc khác biệt nhau. Bởi vậy, điều quan trọng đầu tiên là tìm hiểu giờ giấc làm việc, nghỉ ngơi, giai đoạn nghỉ lễ của các đồng nghiệp làm việc từ xa.

Cần có sự luân chuyển thời gian họp thường xuyên, để tạo sự công bằng giữa những người sống ở các múi giờ khác nhau. Việc cân nhắc từ ngữ chỉ thời gian sao cho dễ hiểu nhất cũng là điều cần lưu ý.

Ngoài ra, để đạt được sự kết nối tốt nhất với những đồng nghiệp làm việc từ xa, chúng ta cần tận dụng những khoảng thời gian đồng bộ để cả nhóm có thể gặp nhau. Điều đó sẽ tạo sự gắn kết, tăng cường sáng tạo và nâng cao chất lượng công việc.

Làm việc tại nhà cần có sự trợ giúp của những kỹ năng cơ bản, để tạo hiệu quả tốt nhất. Ảnh: 1office.

Đặt ra nguyên tắc làm việc tại nhà

Tự làm việc cho chính mình tại nhà là điều tuyệt vời nhưng cũng rất thử thách. Tác giả Nicole Stinton, trong cuốn sách Làm việc từ xa sao cho hiệu quả?, đã đưa ra những lý do gây trở ngại, đồng thời cũng chia sẻ những bí quyết giúp độc giả có thể áp dụng để vượt qua những thách thức khi làm việc tại nhà.

Khi làm việc tại nhà, vấn đề đáng lo ngại là khả năng tập trung công việc, bởi ở nhà sẽ gặp phải nhiều điều gây xao nhãng. Chúng có thể đến từ bất cứ thứ gì, từ câu hỏi của con cái cho đến tiếng chó sủa bên nhà hàng xóm, từ âm báo tin nhắn điện thoại đến đống bát đĩa bẩn trong bồn...

Từ những điều đó, tác giả tổng kết những bí quyết hữu ích có thể áp dụng cho người làm việc tại nhà như: Lên danh sách công việc phải làm, đánh số thứ tự ưu tiên từng hạng mục; Nghỉ ngơi một chút sau mỗi 45 phút đến 90 phút làm việc; Tạo một không gian văn phòng tại nhà; Đừng mặc đồ ngủ, hãy mặc trang phục đi làm...

Những bí quyết trong cuốn sách, được rút ra từ quá trình làm việc, và nghiên cứu tài liệu trong nhiều năm của tác giả Nicole Stinton.

Cuốn sách được viết dễ đọc, dễ hiểu và sát thực tiễn với mục đích cung cấp những công cụ thiết yếu cho quá trình làm việc của mỗi người.

Sách cũng có nhiều minh họa để nhấn mạnh các nội dung quan trọng, tạo sự hài hước vui vẻ, thú vị cho người đọc.

Minh Anh