Bộ chỉ tiêu hiệu quả quản lý kho hàng tại các doanh nghiệp ở Việt Nam: Nghiên cứu, so sánh giữa doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp trong nước
TS. TRƯƠNG HUY HOÀNG - TS. DƯƠNG TRUNG KIÊN - TS. NGUYỄN ĐẠT MINH (Trường Đại học Điện lực)
TÓM TẮT:
Kho hàng là một trong những mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng sản xuất đối với bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào. Hệ thống kho hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo được hoạt động sản xuất được liên tục, đồng thời thỏa mãn nhu cầu của khách hàng thông qua cung ứng hàng hóa đúng hạn.
Mặc dù vậy, hiện nay, hiệu quả quản lý kho hàng đang là thách thức đặt ra cho doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của công nghệ và quá trình logistics toàn cầu. Hiện nay, chi phí cho quản lý kho hàng chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp FDI tại Việt Nam đã cho thấy kho hàng là một trong những khu vực cần quản lý hàng đầu trong cả chuỗi sản xuất.
Bài viết đề xuất các chỉ số đánh giá hiệu quả quản lý kho hàng tại các doanh nghiệp có kho hàng phân phối tại Việt Nam thông qua nghiên cứu tình huống. Kết quả nghiên cứu cho thấy, chỉ số hiệu quả quản lý kho tại các doanh nghiệp của Việt Nam là không đầy đủ và cần được đơn giản hóa. Bên cạnh đó, tác giả cũng chỉ ra rằng đang có sự khác biệt đáng kể về triết lý quản lý kho hàng giữa các nhóm doanh nghiệp.
Từ khóa: Quản lý kho hàng, doanh nghiệp trong nước, doanh nghiệp FDI.
1. Đặt vấn đề
Kho hàng ngày nay giữ một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thậm chí nó quyết định đến sự thành công hoặc thất bại của doanh nghiệp đó (Frazelle, 2002). Không những vậy, kho hàng còn là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng hàng hóa, nó tác động đến cả chi phí cung ứng và chi phí sản xuất (Faber, De Koster, & Smidts, 2013). Trong chiến lược quản trị sản xuất và chuỗi cung ứng hiệu quả, nhiều doanh nghiệp đã xây dựng các trung tâm quản lý sản xuất và hệ thống quản lý kho tích hợp hiệu quả trong những năm trở lại đây. Đây là hiệu ứng từ việc nhận thức được vai trò quyết định của kho hàng trong hệ thống logistics, lưu trữ trong bối cảnh hệ thống cung ứng ngày càng đòi hỏi đúng thời điểm ở hệ thống logistics ngày càng phức tạp (Association & Kearney, 2004).
Quản lý một hệ thống kho hàng hiệu quả và tối ưu đã và đang trở thành nhiệm vụ đầy thách thức đối với doanh nghiệp (DN), đặc biệt là trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt và chuỗi cung ứng toàn cầu ngày càng hoàn thiện với chi phí vận hàng giảm. Do vậy, câu hỏi quan trọng cần được các DN trả lời là làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả trong chuỗi cung ứng, sản xuất, quản lý, kế hoạch và sự biến động đầy thách thức như hiện nay (Hompel & Schmidt, 2006). Trong phạm vi quản lý sản xuất tác nghiệp, mức độ phức tạp và sự ổn định trong quản lý kho hàng còn phụ thuộc nhiều vào quá trình sản xuất và mức độ đa dạng của sản phẩm sản xuất của DN. Theo đó, một doanh nghiệp sản xuất càng đa dạng chủng loại sản phẩm với mức độ dao động sản lượng càng lớn thì càng đòi hỏi hệ thống quản lý kho hàng và các chương trình kế hoạch cao và phức tạp (Faber et al., 2013; Wäscher, 2004).
Các hoạt động quản lý kho hàng thường liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa vật chất và các quy trình quản lý thông tin cần thiết liên quan đến hàng hóa. Theo đó, việc quản lý này phải đáp ứng được yêu cầu lưu trữ hiệu quả và quản lý thông tin tốt liên quan đến tình trạng của hàng hóa trong kho hàng (Gunasekaran, Marri, & Menci, 1999). Bên cạnh đó, việc quản lý kho hàng cần đảm bảo quản lý hiệu quả chủng loại, số lượng, vị trí hàng hóa, mức độ sẵn sàng lưu trữ hàng hóa và tối ưu không gian kho hàng (Faber et al., 2013; Gunasekaran et al., 1999).
Mặc dù vậy, hiện nay không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được mục tiêu quản lý kho hàng hiệu quả như mong muốn, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) và doanh nghiệp tại các quốc gia đang phát triển (De Boer & Voordijk, 2014; Muchaendepi, Mbohwa, Hamandishe, & Kanyepe, 2019). Theo đó, các vấn đề chính mà các DN SMEs và DN tại các nước đang phát triển gặp phải trong quản lý kho hàng gồm: (1) Cơ sở hạ tầng hạn chế, (2) Năng lực quản lý vận hành, (3) Khả năng cải tiến và lập kế hoạch (De Boer & Voordijk, 2014). Ngược lại, tại các tập đoàn đa quốc gia (MNCs) thì hệ thống kho hàng lại tỏ ra hiệu quả cao hơn với tỷ lệ chi phí ở mức thấp hơn (Assis & Sagawa, 2018; Dong, 2011).
Do đó, việc đánh giá được thực trạng tồn tại trong quản lý kho hàng tại các doanh nghiệp SMEs và tại các quốc gia đang phát triển là điều cần thiết để đưa ra được các chiến lược nâng cao năng lực cạnh tranh của DN và quốc gia đó. Ngoài ra, có được sự so sánh trong quản lý kho hàng của DN tại quốc gia đang phát triển với các MNCs có thể giúp các nhà quản lý DN rút ra được những bài học, kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng.
Bài viết triển khai đánh giá thực trạng quản lý kho hàng đối với DN truyền thống của Việt Nam trong bối cảnh so sánh với hệ thống quản lý kho hàng của DN MNCs tại Việt Nam thông qua 2 tình huống nghiên cứu để có được bức tranh đánh giá tổng thể sự khác biệt, từ đó rút ra những bàn luận và đề xuất cho các nhà quản lý DN và cho các đơn vị quản lý phát triển công nghiệp tại Việt Nam.
2. Cơ sở lý thuyết 2.1. Quản lý kho hàng
Quản lý kho hàng được hiểu là việc quản lý và kiểm soát tất cả các hoạt động liên quan đến lập kế hoạch và kiểm soát các quy trình tác nghiệp trong kho hàng (Slack, Chambers, & Johnston, 2010). Mục đích chính của quản lý kho hàng là đảm bảo quá trình sản xuất tác nghiệp được thực hiện liên tục, có hiệu quả và cung cấp hàng hóa/ dịch vụ đến khách hàng đúng thời điểm (Faber et al., 2013; Slack et al., 2010).
Hoạt động cơ bản trong quản lý kho hàng bao gồm tiếp nhận hàng hóa, lưu trữ hàng hóa, lựa chọn đơn hàng, vận chuyển đơn hàng (Hompel & Schmidt, 2006). Theo đó, để quản lý kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp buộc phải quan tâm đến việc tối ưu hóa mọi hoạt động của kho hàng từ khi tiếp nhận hàng hóa đến khi vận chuyển hàng hóa tới khu vực sản xuất hoặc đến tay khách hàng.
2.2. Các chỉ số đánh giá hiệu quả kho hàng
Việc đo lường hiệu quả quản lý kho hàng mà một yêu cầu cần thiết để doanh nghiệp thấy được việc sử dụng kho hàng đang đạt mức độ thế nào so với mục tiêu mong muốn và so với các hệ thống kho hàng khác (Kusrini et al., 2018). Theo đó, chỉ số đo lường hiệu quả quản lý kho hàng bao gồm một hệ thống các chỉ tiêu đo lường định lượng được sử dụng để đánh giá như thời gian lưu trữ, hệ số sử dụng, chi phí kho hàng (Neely, Gregory, & Platts, 1995). Ngoài ra, mức độ hài lòng của khách hàng (bao gồm khách hàng cuối cùng và khách hàng nội bộ) cũng được sử dụng như một chỉ tiêu đánh giá định tính hiệu quả quản lý kho hàng (Staudt, Alpan, Di Mascolo, & Rodriguez, 2015).
Frazelle và cộng sự (2005) đã đưa ra ma trận đánh giá hiệu quả quản lý kho hàng với 25 chỉ dẫn đánh giá liên quan đến các thông số về năng suất, chất lượng, thời gian đối với từng hoạt động từ tiếp nhận đơn hàng, lưu trữ đơn hàng, lựa chọn đơn hàng cho đến vận chuyển đơn hàng (Frazelle, 2002). Bảng 2 trình bày về các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý kho hàng.
Bảng 2.Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý kho hàng
Nguồn: Frazelle, 2002
3. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính để thu thập và phân tích dữ liệu. Nghiên cứu định tính giúp cung cấp một cái nhìn và sự am hiểu sâu sắc về một sự vật, hiện tượng (Perry, 1988). Bên cạnh đó, nó lại thể hiện khá tốt trong việc giúp người nghiên cứu hiểu sâu vấn đề và giúp trả lời các câu hỏi “tại sao” và “như thế nào” để giải thích cho một sự vật, hiện tượng (Easterby-Smith, Thorpe, & Jackson, 2012; Parkhe, 1993).
Nghiên cứu tình huống là một cách thức rất giá trị để kiểm nghiệm lý thuyết hiện hữu, đồng thời cung cấp một nguồn câu hỏi nghiên cứu mới. Hơn nữa, nghiên cứu tình huống cung cấp sự linh hoạt trong việc thăm dò ý kiến người trong cuộc trong quá trình phỏng vấn người tham gia và thu thập các minh chứng tại chỗ (Eng, 2009). Các kỹ thuật thu thập dữ liệu kết hợp giữa nghiên cứu tài liệu, thu thập dữ liệu thứ cấp, phỏng vấn cá nhân… được tiến hành nghiên cứu trong bài viết này để khám phá ra những đặc điểm và thực trạng quản lý kho hàng tại doanh nghiệp ở Việt Nam. Thông qua nghiên cứu sâu tại các tình huống, tác giả chỉ ra được thực trạng quản lý kho hàng dựa trên các chỉ số đánh giá hiệu quả được trình bày ở phần trước, đồng thời có được sự so sánh giữa các tình huống.
Hai hệ thống kho hàng sản phẩm của hai doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam gồm doanh nghiệp cổ phần nhà nước và doanh nghiệp FDI được lựa chọn để nghiên cứu. Một số điều kiện để lựa chọn tình huống nghiên cứu là doanh nghiệp phải có hệ thống kho hàng quản lý trên 300 chủng loại sản phẩm. Hoạt động quản lý hàng hóa xuất nhập trong kho được thực hiện hàng ngày. Bảng 3 tổng hợp lại một số thông tin cơ bản của các tình huống nghiên cứu:
Bảng 3.Thông tin các tình huống nghiên cứu
Nguồn: Nhóm tác giả thu thập
Ngoài ra, để đánh giá hiệu quả quản lý hệ thống kho hàng trong doanh nghiệp tại Việt Nam, bài viết cũng thực hiện phỏng vấn các chuyên gia và nhà quản lý kho hàng để tái khẳng định và điều chỉnh một số chỉ tiêu trên cơ sở nghiên cứu của Frazelle, 2002. Theo đó, thông tin người được phỏng vấn và nội dung phỏng vấn được thể hiện như Bảng 4.
Bảng 4.Thông tin người được phỏng vấn
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp
4. Bộ chỉ số đánh giá hiệu quả quản lý kho hàng
Kết quả phỏng vấn các chuyên gia và nhà quản lý liên quan đến Logistics và quản lý chuỗi cung ứng về các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý kho hàng theo đề xuất của Frazella (2002) trong Bảng 2. Tác giả đã tiến hành phỏng vấn các chuyên gia và nhà quản lý theo cùng một cách như nhau, thông qua phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại.
Kết quả phỏng vấn cho thấy, một số chỉ tiêu đánh giá được xác định là phù hợp, tuy nhiên một số chỉ tiêu khác còn nhiều quan điểm chưa đồng nhất, đặc biệt là các chỉ tiêu liên quan đến tài chính và hệ số sử dụng không gian. Theo đó, một số chuyên gia cho rằng, rất khó để xác định cụ thể mức độ hiệu quả tài chính chính xác cho từng đơn hàng hoặc hệ số sử dụng không gian kho vì mỗi doanh nghiệp, kho hàng lại có đặc điểm thiết kế riêng và hàng hóa cũng khác nhau. Do đó, chuyên gia gợi ý có thể sử dụng một số chỉ tiêu đơn giản hơn để đảm bảo tính khả thi khi đánh giá. (Hộp 1)
Hộp 1.Tóm tắt kết quả phỏng vấn các chuyên gia và nhà quản lý
Tác giả: Khi đánh giá hiệu quả quản lý kho hàng, chỉ tiêu nào cần được quan tâm?
Trả lời: Trước tiên, cần xem đó là loại kho hàng gì vì mỗi loại kho hàng thì có các chỉ tiêu khác nhau với trọng số cũng khác nhau. Ở đây, quản lý kho hàng mới chỉ xem xét đến hoạt động quản lý thôi chứ nếu đề cập đến quản lý dự trữ lại là bài toán khác. Tuy nhiên, một kho hàng phân phối thông thường thì nên đánh giá theo quy trình quản lý và ở mỗi quy trình đó có các chỉ tiêu liên quan đến hiệu quả sử dụng không gian, mặt bằng, leadtime lưu trữ (CG.01., NQL 01). Hệ số rỗ tổ ong là một chỉ tiêu quan trọng (CG.02). Không chỉ là việc lưu được bao nhiêu hàng mà vấn đề là kho hàng được quản lý thế nào, khi có đơn hàng thì việc tìm kiếm, nhặt hàng được tốt nhất (NQL.02). Bên cạnh đó, tỷ lệ đạt chất lượng từ lúc nhập đến lúc xuất hàng cũng rất quan trọng vì nó thể hiện mức độ kiểm soát tốt của kho (NQL.03).
Tác giả: Vậy các chỉ số về tài chính như chi phí tiếp nhận đơn hàng, chi phí quản lý, chi phí lưu kho thì sao?
Trả lời: Thực ra, tất cả những chỉ số ở trên đều có thể quy hiệu quả về tiền nhưng nếu nói chính xác bao nhiêu tiền cho một lần nhập đơn hay một lần nhặt hàng thì khó có công ty nào tính đến (CG.01). Ngoài ra, mỗi đơn hàng nhiều ít khác nhau, giá trị các mặt hàng lưu trữ không phải lúc nào cũng giống nhau, nếu quy chung về chi phí cho mỗi đơn hàng có thể lại không thực sự phù hợp (NQL.03). Nếu có thì nên đưa chi phí liên quan đến quản lý và nhân công (NQL.02., CG.02).
Tác giả: Nếu tác giả đưa ra một ma trận đánh giá thì thế nào (ma trận in từ Bảng 2)
Trả lời: Bạn định hỏi doanh nghiệp nào, vì nhiều doanh nghiệp không phân định rõ ràng thành các công đoạn thế này đâu. Công ty của tôi thì có nhưng chưa chắc công ty khác có? (NQL.01)
Tác giả: Tác giả định sử dụng bảng này để khảo sát 2 nhóm doanh nghiệp là DN Nhà nước và DN FDI
Trả lời: Nếu sử dụng để so sánh thì có thể được (NQL.01), tuy nhiên, cần phải làm rõ một số chỉ tiêu vì đã phân tách chi tiết thế này thì cần phải rất cụ thể (CG.01., NQL.01, NQL.03).
(Tổng hợp các ý kiến cụ thể từng chỉ tiêu sẽ được trình bày riêng).
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp từ các cuộc phỏng vấn
Cụ thể, các nhận xét về các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý kho hàng từ phỏng vấn các chuyên gia và nhà quản lý được trình bày như trong Bảng 5.
Bảng 5.Kết quả phỏng vấn các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả
quản lý kho hàng
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp từ kết quả phỏng vấn
Sau khi tổng hợp các ý kiến nhận xét và đề xuất các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý kho tại Việt Nam, tác giả đánh giá và so sánh với lý thuyết và tổng hợp ra bộ chỉ tiêu đánh giá đơn giản hóa theo điều kiện hiện tại của các DN Việt Nam, trình bày trong Bảng 6.
Bộ chỉ tiêu này được sử dụng để đánh giá tại các tình huống nghiên cứu. Các tiêu chí được lựa chọn trên cơ sở đơn giản hóa dựa trên gợi ý từ kết quả phỏng vấn cũng như để phù hợp với thực trạng quản lý kho tại Việt Nam.
Bảng 6.Tổng hợp các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý
kho hàng tại Việt Nam
Nguồn: Nhóm tác giả phát triển
5. Bàn luận kết quả nghiên cứu
Bài viết trình bày tổng quan lý thuyết về quản lý kho hàng và các chỉ số đánh giá hiệu quả quản lý tại một kho hàng trong doanh nghiệp. Thông qua nghiên cứu tình huống tại một doanh nghiệp FDI và một doanh nghiệp CP Nhà nước tại Việt Nam, nhóm tác giả đã đưa ra một bộ các chỉ số đánh giá hiệu quả sơ bộ cho các hệ thống kho hàng phân phối trong các doanh nghiệp Việt. Bộ chỉ số này được đưa ra trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, từ đó tham vấn ý kiến các chuyên gia và nhà quản lý trong doanh nghiệp cũng như điều kiện hệ thống quản lý kho hàng tại các doanh nghiệp tình huống.
Bài viết cũng cho thấy sự khác biệt giữa hệ thống quản lý kho hàng tại doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp trong nước. Theo đó, đa số các chỉ tiêu hiệu quả quản lý kho hàng đều được theo dõi đánh giá tại công ty TMV. Trong khi đó, phần lớn các chỉ tiêu đó lại không được theo dõi đầy đủ tại công ty NTP. Kết quả này phản ánh được sự khác biệt về trình độ quản lý giữa DN FDI và DN trong nước trong hệ thống quản lý sản xuất nói chung và quản ký kho hàng nói riêng (Nguyễn Đạt Minh, 2018).
Từ những đề xuất các chỉ số đánh giá của bài viết, các nghiên cứu tiếp theo có thể tiến hành nghiên cứu sâu hơn trên quy mô lớn các doanh nghiệp tại Việt Nam để đưa ra một bộ chỉ số đánh giá hiệu quả quản lý kho phù hợp hơn trong điều kiện các doanh nghiệp Việt.
TÀI LIỆU TRÍCH DẪN:
[1]. Leadtime lưu trữ: Là thời gian từ khi hàng được đưa vào lưu trữ đến khi hàng được nhặt để xuất đi
TÀI LIỆU THAM KHẢO:
Assis, R. d., & Sagawa, J. K. (2018). Assessment of the implementation of a Warehouse Management System in a multinational company of industrial gears and drives. Gestão & Produção, 25(2), 370-383.
Association, E. L., & Kearney, A. (2004). Differentiation for performance excellence in logistics 2004. Deutscher Verkehrs-Verlag, Hamburg.
De Boer, S. J., & Voordijk, H. (2014). The changing strategic roles for warehousing in an emerging economy: case study in Ukraine. International Journal of Logistics Economics and Globalisation, 6(1), 1-21.
Dong, Q. (2011). Research on MNCs' Supply Chain Implementation in China. Contents, problems and Recommendations.
Easterby-Smith, M., Thorpe, R., & Jackson, P. R. (2012). Management research: Sage.
Eng, T. (2009). Manufacture upgrading and inter-firm relationship development: The case of electronics firms in the Pearl River Delta. Asia Pacific Business Review, 15(4), 507-525.
Faber, N., De Koster, M., & Smidts, A. (2013). Organizing warehouse management. International journal of operations & production management, 33(9), 1230 - 1256.
Frazelle, E. (2002). World-class warehousing and material handling (Vol. 1): McGraw-Hill New York.
Gunasekaran, A., Marri, H., & Menci, F. (1999). Improving the effectiveness of warehousing operations: A case study. Industrial Management and Data Systems, 99(8), 328-339.
Hompel, M., & Schmidt, T. (2006). Warehouse management: Automation and organisation of warehouse and order picking systems: Springer Science and Business Media.
Kusrini, E., Novendri, F., & Helia, V. N. (2018). Determining key performance indicators for warehouse performance measurement-a case study in construction materials warehouse. Paper presented at the MATEC Web of Conferences.
Muchaendepi, W., Mbohwa, C., Hamandishe, T., & Kanyepe, J. (2019). Inventory Management and Performance of SMEs in the Manufacturing Sector of Harare. Procedia Manufacturing, 33, 454-461.
Neely, A., Gregory, M., & Platts, K. (1995). Performance measurement system design: a literature review and research agenda. International Journal of Operations and Production Management, 15(4), 80-116.
Nguyễn Đạt Minh. (2018). Đánh giá những nhân tố tác động đến việc áp dụng thành công phương pháp sản xuất LEAN tại các doanh nghiệp sản xuất ở Việt Nam. Luận án tiến sĩ kinh tế. Trường Đại học Bách khoa Hà Nội.
Parkhe, A. (1993). “Messy” research, methodological predispositions, and theory development in international joint ventures. Academy of Management review, 18(2), 227-268.
Slack, N., Chambers, S., & Johnston, R. (2010). Operations management: Pearson education.
Staudt, F. H., Alpan, G., Di Mascolo, M., & Rodriguez, C. M. T. (2015). Warehouse performance measurement: A literature review. International Journal of Production Research, 53(18), 5524-5544.
Wäscher, G. (2004). Order picking: A survey of planning problems and methods Supply chain management and reverse logistics (pp. 323-347): Springer.
Indicators of the warehouse management efficiency of enterprises operating in Vietnam: A study on FDI enterprises and domestic enterprises
Ph.D Truong Huy Hoang
Ph.D Duong Trung Kien
Ph.D Nguyen Dat Minh
Electric Power University
ABSTRACT:
Warehouses play a key role in supply chains of any business and organization. The warehouse system helps an enterprise ensure its continuous production and satisfy its customers’ needs by timely supplying goods. However, the warehouse management efficiency is a current challenge for Vietnamese businesses in the context of rapid development of global logistics and technology. The cost of warehouse management accounts for a significant proportion of the total production cost of businesses. Meanwhile, the experience of many FDI enterprises operating in Vietnam hss shown that the warehouse management would be prioritized in the whole production chain. This paper proposes indicators to evaluate the warehouse management efficiency of enterprises which have distribution warehouses in Vietnam by analyzing cases. This paper’s findings show that the warehouse management efficiency indicator of Vietnamese enterprises is incomplete and it should be simplified. In addition, the findings show that there are significant differences in warehouse management approaches among business groups.
Keywords: Warehouse management, domestic enterprises, FDI enterprises.
