Cách xử lý khi đơn hàng tăng đột biến

Công ty TNHH Ba Thức Food (Ba Thức Food - chuyên cung cấp đặc sản vùng miền) có kinh nghiệm xử lý tình huống đơn hàng tăng đột biến khi khởi nghiệp trên nền tảng online.

Anh Phan Minh Thức, đồng sáng lập Ba Thức Food, cho biết tháng 7-2022, khi các video của công ty lên xu hướng, đơn hàng về dồn dập, từ 50 - 100 đơn/ngày vọt lên 700 - 1.000 đơn/ngày, vượt năng lực vận hành dẫn đến có đơn hàng nhưng không có hàng giao, giao hàng trễ, hàng hoàn trả hư hỏng, xoay vòng tiền chậm... Công ty đã phải phải dừng 1 tháng để nâng cấp.

"Chúng tôi có tiêu chuẩn chất lượng riêng và quy trình kiểm soát chất lượng từng khâu. Rút kinh nghiệm, chúng tôi cố gắng dự báo nhu cầu và sản lượng theo kế hoạch tăng trưởng mục tiêu để chuẩn bị nhân lực (cố định và bán thời gian). Khi đơn hàng tăng đột biến, chúng tôi tăng cường sản xuất để bù cho hàng tồn kho dự phòng và có kết nối nhà cung cấp dự phòng theo tiêu chuẩn riêng của công ty" - anh Thức nêu các giải pháp.

Ba Thức Food livestream bán hàng Ảnh: AN NA

Theo anh Thức, với DN khởi nghiệp, tài chính và dòng tiền cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng. Bởi lẽ, tiền từ nền tảng thương mại điện tử thường sẽ tất toán 10 - 15 ngày từ khi đơn hàng đi. Công ty đàm phán với nhà cung cấp thanh toán tiền gối đầu và vay vốn để có nguồn tiền dự phòng, cố gắng giữ dòng tiền dương.

Cuối cùng, việc đội ngũ nhân sự được thông báo và tham gia quy trình kế hoạch mục tiêu là chìa khóa để bảo đảm mọi thứ hoạt động trơn tru. Khi đội ngũ biết rõ về mục tiêu và thách thức thị trường, họ có thể hỗ trợ tốt hơn và cống hiến hơn nữa cho sự thành công.

"Tóm lại, chìa khóa then chốt là phải lập kế hoạch chuẩn bị và thích ứng linh hoạt khi nền tảng thay đổi cũng như không ngừng cải tiến, theo sát thị trường" - anh Thức đúc kết.

Ngọc Ánh