Cần có hướng dẫn chi tiết trước khi trao cho CSGD tự chủ tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Tại Khoản 3, Điều 6, dự thảo Nghị quyết của Quốc hội về một số cơ chế, chính sách đặc thù để thực hiện đột phá phát triển giáo dục và đào tạo nêu rõ: "Cơ sở giáo dục đại học, cơ sở giáo dục nghề nghiệp tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong các ngành, lĩnh vực đặc thù theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; thực hiện thông báo theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành".

Nội dung này đang nhận được sự quan tâm, ủng hộ từ nhiều lãnh đạo trường học bởi việc phân cấp cho đơn vị tự chủ trong tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế sẽ giúp giảm thủ tục hành chính, tạo điều kiện để các trường chủ động hơn trong hợp tác học thuật và tổ chức các hoạt động khoa học.

Thời gian chờ phê duyệt kéo dài ảnh hưởng đến việc mời chuyên gia quốc tế

Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, Tiến sĩ Đỗ Khắc Thanh - Hiệu trưởng Trường Đại học Hùng Vương (Phú Thọ) cho hay, hiện nay, khi tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học quốc tế, nhà trường đang thực hiện quy trình được hướng dẫn tại Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội nghị quốc tế tại Việt Nam.

Theo đó, nhà trường gửi đầy đủ hồ sơ xin phép cho Sở Ngoại vụ trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội nghị quốc tế. Cơ quan có thẩm quyền phê duyệt cho phép tổ chức là Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ. Hồ sơ xin phép bao gồm công văn xin phép tổ chức, đề án tổ chức; văn bản có ý kiến về các cơ quan liên quan trong trường hợp pháp luật khác được yêu cầu; thông tin của chuyên gia, nhà khoa học quốc tế tại hội thảo.

Trong quy trình xin phép theo quy định hiện hành tại Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg, nhà trường cũng gặp một số khó khăn. Thứ nhất, quy trình nhiều bước, hồ sơ phải trình qua nhiều cơ quan sau đó mới gửi Ủy ban nhân dân tỉnh để xin phép. Mỗi cấp đều yêu cầu rà soát nên có thể phát sinh thêm thời gian và thủ tục.

Thứ hai, thời gian phê duyệt kéo dài ảnh hưởng đến việc mời chuyên gia quốc tế. Theo quy định, việc xem xét thường cần từ 10 - 20 ngày làm việc, nhưng thực tế có thể lâu hơn do số lượng hồ sơ lớn hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ. Điều này gây khó khăn trong việc thống nhất lịch tổ chức với đối tác quốc tế và chuyên gia nước ngoài, vốn có lịch trình làm việc dày đặc. Việc phải chờ phê duyệt ngày tổ chức khiến họ do dự hoặc từ chối tham gia vì chưa có sự chắc chắn về thời gian.

Điều này cũng ảnh hưởng đến hình ảnh và tính chuyên nghiệp của nhà trường. Việc không thể xác nhận lịch sớm dễ khiến đối tác quốc tế đánh giá quy trình quản lý vẫn nặng tính hành chính.

Ngoài ra, thời gian xin phép kéo dài hạn chế cơ hội mời chuyên gia chất lượng cao. Trong nhiều trường hợp, khi chuyên gia đang làm việc tại Việt Nam hoặc khu vực lân cận, nhà trường có thể mời giao lưu hoặc thuyết trình. Tuy nhiên, do không kịp hoàn tất thủ tục xin phép, nhà trường bỏ lỡ cơ hội tiếp cận quý giá, làm giảm tính linh hoạt trong hoạt động học thuật và hợp tác quốc tế.

Thứ ba, yêu cầu hồ sơ rất chi tiết và bao gồm nhiều loại văn bản. Đơn vị phải nộp các tài liệu như tờ trình, đề án tổ chức, chương trình chi tiết, danh sách đại biểu quốc tế, lý lịch khoa học chuyên gia, tài liệu tham luận… Hồ sơ cần bảo đảm độ chính xác cao về thông tin khách mời, nội dung báo cáo và thời gian tổ chức.

Tuy nhiên, trên thực tế, các hội thảo khoa học quốc tế thường có sự điều chỉnh linh hoạt về nội dung hoặc khách mời, dẫn đến việc đơn vị phải cập nhật, chỉnh sửa và xin lại hồ sơ nhiều lần.

Đồng tình với quan điểm trên Tiến sĩ Nguyễn Văn Huy - Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế cho biết, theo quy định hiện hành, quy trình xin cấp phép tổ chức nghị hội, hội thảo khoa học quốc tế kéo dài và phải trải qua nhiều bước trung gian, gây khó khăn cho công tác chuẩn bị và tổ chức.

Việc xin phép phải được thực hiện ít nhất 40 ngày trước thời điểm diễn ra hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ, trong đó đề án yêu cầu cung cấp nhiều thông tin chi tiết về diễn đàn giả và người tham dự. Tuy nhiên, các thông tin này thường xuyên thay đổi trong quá trình chuẩn bị, dẫn đến sự bị động cho đơn vị tổ chức.

Bên cạnh đó, thủ tục xin phép phải qua nhiều cấp quản lý. Chẳng hạn, đối với hội thảo quốc tế do Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế tổ chức, nhà trường phải lập đề án và gửi Đại học Huế. Từ đây, hồ sơ được chuyển lên Bộ Giáo dục và Đào tạo. Bộ tiếp tục lấy ý kiến các cơ quan khác, trong đó có Công an địa phương và Ủy ban nhân dân thành phố Huế, rồi mới xem xét cấp phép.

Thời gian thẩm định kéo dài khiến hoạt động quảng bá sự kiện và việc bố trí tham gia của diễn giả, đại biểu quốc tế gặp khó khăn.

Ngoài ra, đối với diễn giả quốc tế, thời gian tổ chức hội thảo cần được chốt sớm và đảm bảo tính ổn định để họ có thể chủ động xin thị thực nhập cảnh, đặt vé máy bay, sắp xếp lưu trú tại địa phương và chuẩn bị nội dung trình bày.

Tiến sĩ Nguyễn Văn Huy - Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế. Ảnh: website nhà trường

Cần xây dựng hướng dẫn chi tiết về quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế sau khi phân cấp

Thực tế từ cơ sở giáo dục cho thấy quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có nhiều vướng mắc, không còn phù hợp với nhu cầu hợp tác học thuật ngày càng tăng. Vì vậy, nhiều trường ủng hộ đề xuất cơ sở giáo dục đại học, cơ sở giáo dục nghề nghiệp tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong các ngành, lĩnh vực đặc thù theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Nhà giáo ưu tú, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Vũ Đình Ngọ - Chủ tịch Hội đồng trường Trường Đại học Điện lực nhận định, các quy định về quản lý hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm công tác tổ chức được kiểm soát chặt chẽ về nội dung và tiêu chí liên quan.

Những quy định này cũng góp phần tạo điều kiện để tiếng nói của các nhà khoa học quốc tế khi tham gia vào môi trường giáo dục, nghiên cứu khoa học tại Việt Nam được thể hiện một cách chính thống. Đồng thời, việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế được thực hiện theo đúng các nguyên tắc cơ bản, bảo đảm tính minh bạch và chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, trong bối cảnh xu hướng phân quyền, giao quyền tự chủ cho cơ sở giáo dục ngày càng được mở rộng, việc trao thẩm quyền tự quyết và tự chịu trách nhiệm trong tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế sẽ góp phần giảm bớt thủ tục hành chính, rút gọn các khâu xin phép và những hình thức trung gian không cần thiết.

Việc phân quyền này còn tạo điều kiện để hoạt động khoa học công nghệ và môi trường học thuật trở nên thông thoáng, thuận lợi hơn. Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay, khi nhu cầu tiếp cận nền giáo dục hiện đại và hoạt động học thuật của đội ngũ chuyên gia, học giả quốc tế ngày càng tăng, việc chủ động tổ chức hội thảo sẽ mở ra cơ hội lớn cho các trường. Đây là điều kiện để đội ngũ giảng viên được giao lưu, học hỏi, nâng cao năng lực và tiệm cận với trình độ giáo dục đại học trên thế giới.

Mặt khác, khi được trao quyền tự chủ tổ chức, cơ sở giáo dục có thể chủ động quyết định số lượng hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức hàng năm nếu đáp ứng đủ điều kiện về chuyên môn và nguồn lực. Bên cạnh đó, cơ sở giáo dục cũng có thể xây dựng chính sách nhằm khuyến khích doanh nghiệp, tổ chức tài trợ, hỗ trợ kinh phí.

Phó Giáo sư, Tiến sĩ Vũ Đình Ngọ - Chủ tịch Hội đồng trường Trường Đại học Điện lực. Ảnh: website nhà trường

Thầy Ngọ thông tin thêm: “Đầu tháng 11 vừa qua, Trường Đại học Điện lực đã tổ chức Hội thảo khoa học quốc tế về Môi trường và Kỹ thuật điện - Châu Á năm 2025 (EΕΕ.ΑΜ) với chủ đề "Kỹ thuật điện trong tương lai: Xu hướng và đổi mới" về Kỹ thuật điện và Môi trường châu Á năm 2025, thu hút đông đảo nhà khoa học từ nhiều quốc gia trên thế giới.

Nếu được trao quyền tự chủ tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế, nhà trường không chỉ có thể tổ chức hiệu quả các hội nghị chuyên ngành điện và môi trường, mà còn có khả năng mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác như cơ khí, kinh tế và các ngành đào tạo đặc thù. Việc tự chủ giúp cơ sở giáo dục chủ động cân đối nguồn lực và triển khai sự kiện học thuật quy mô quốc tế một cách linh hoạt hơn”.

Theo thầy Ngọ, tại Việt Nam, các đơn vị cần tuân thủ những yêu cầu liên quan đến an ninh chính trị nội bộ và an ninh đối ngoại. Điều này bao gồm việc đón tiếp và quản lý lưu trú đối với khách quốc tế, hỗ trợ thủ tục xin cấp thị thực, cũng như phối hợp với cơ quan chức năng như công an, an ninh, văn hóa trong suốt quá trình tổ chức để đảm bảo hội nghị quốc tế diễn ra an toàn, đúng quy định.

Do đó, nếu việc giao quyền tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế cho cơ sở giáo dục được triển khai, cơ quan quản lý cần có hướng dẫn cụ thể, chi tiết hơn để các trường dễ dàng thực hiện. Chẳng hạn, cần quy định rõ thời gian tổ chức, quy mô sự kiện, thẩm quyền xét duyệt (hiệu trưởng hay cần thêm đơn vị khác tham gia), cùng các yêu cầu đối với nhà khoa học quốc tế khi tham dự.

Hội thảo khoa học quốc tế về Môi trường và Kỹ thuật điện - Châu Á năm 2025 (EΕΕ.ΑΜ). Ảnh: Lưu Diễm

Trong khi đó, theo Hiệu trưởng Trường Đại học Hùng Vương, việc trao quyền tự chủ cho nhà trường trong quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học quốc tế sẽ mang lại nhiều lợi ích rõ rệt trong bối cảnh đẩy mạnh hội nhập và hợp tác nghiên cứu.

Trước hết, thời gian xử lý thủ tục được rút ngắn đáng kể khi không phải chờ phê duyệt qua nhiều cấp trung gian, giúp nhà trường chủ động xác định thời điểm tổ chức và phù hợp hơn với lịch làm việc của đối tác quốc tế.

Cơ chế này cũng tạo điều kiện nâng cao tính chủ động trong hợp tác quốc tế. Nhà trường có thể kịp thời nắm bắt các đề xuất phối hợp tổ chức hội thảo hoặc chương trình nghiên cứu chung, qua đó mở rộng mạng lưới hợp tác với trường đại học, viện nghiên cứu và tổ chức khoa học trên thế giới.

Bên cạnh đó, điều này còn giúp nhà trường linh hoạt hơn trong việc mời chuyên gia quốc tế, đặc biệt là các học giả uy tín và có lịch công tác hạn chế, góp phần tăng chất lượng học thuật và uy tín cho các sự kiện khoa học.

Việc tự chủ tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế còn góp phần tăng sức cạnh tranh, uy tín và thương hiệu của nhà trường. Những sự kiện được triển khai chuyên nghiệp không chỉ nâng cao hình ảnh mà còn tạo sức hút đối với các đối tác, học giả và nhà khoa học quốc tế, thể hiện năng lực tổ chức hoạt động khoa học tầm quốc tế ngay tại trường.

Bên cạnh đó, quy trình thông thoáng và hiệu quả giúp nhà trường dễ dàng thu hút nguồn lực và dự án quốc tế. Khi thủ tục tổ chức hội thảo được rút ngắn, các tổ chức quốc tế dễ hợp tác, tài trợ hoặc lựa chọn nhà trường làm địa điểm tổ chức. Điều này mở ra nhiều cơ hội tiếp cận các quỹ nghiên cứu, chương trình trao đổi học thuật và các dự án hợp tác dài hạn.

Trong khi đó, Tiến sĩ Đỗ Khắc Thanh cho rằng: “Nếu việc trao quyền cho cơ sở giáo dục và nghiên cứu được tự quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học quốc tế đi vào thực tiễn sẽ tạo cơ chế và chính sách đặc thù nhằm thúc đẩy đột phá trong giáo dục, đào tạo. Theo đó, cơ sở giáo dục được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong các lĩnh vực theo quy định, đồng thời thực hiện thông báo theo mẫu tới cơ quan quản lý có thẩm quyền.

Cùng với đó, việc xây dựng hướng dẫn chi tiết về quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế sau khi phân cấp là cần thiết. Song song với đó là cho phép thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử. Hệ thống quản lý hồ sơ trực tuyến hoặc tích hợp trên cổng dịch vụ công sẽ góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý”.

Về phía Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế cho hay, nếu được phân cấp thẩm quyền tự quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học quốc tế, các trường sẽ chủ động hơn trong toàn bộ quy trình tổ chức. Khi đó, việc thống nhất nội dung, thời gian và các điều kiện liên quan có thể được thực hiện nhanh chóng, hạn chế ảnh hưởng đến người tham dự, đặc biệt là các diễn giả quốc tế.

Đồng thời, việc phân cấp cũng góp phần giảm tải gánh nặng hành chính cho các cơ quan quản lý cấp trên, đơn giản hóa thủ tục cho đơn vị thực hiện và giúp họ tập trung tốt hơn vào chuyên môn và chất lượng của hội nghị, hội thảo.

Để việc phân cấp thẩm quyền đạt hiệu quả, trước hết cần có quy trình hướng dẫn thống nhất trên phạm vi toàn quốc do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Quy trình này phải quy định rõ các bước thực hiện, thành phần hồ sơ tối thiểu và hệ thống biểu mẫu chuẩn, nhằm tạo cơ sở pháp lý minh bạch, thống nhất cho các đơn vị triển khai.

Sau đó, thủ tục có thể được thực hiện tại địa phương, đặc biệt đối với những hội nghị, hội thảo quốc tế mang tính chuyên môn thuần túy và quy mô nhỏ. Chẳng hạn, hội thảo quốc tế tổ chức tại Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Huế chỉ cần xin phép Đại học Huế; Đại học Huế trực tiếp lấy ý kiến của Sở Ngoại vụ và Công an thành phố Huế trước khi cấp phép, thay vì chuyển hồ sơ lên Bộ Giáo dục và Đào tạo như hiện nay.

Đối với hội thảo quốc tế có chủ đề quan trọng liên quan đến chính sách, an ninh - quốc phòng, cấp địa phương sẽ xem xét và báo cáo, chuyển thẩm quyền lên cấp cao hơn để quyết định.

Hồng Mai