Cần đẩy nhanh tiến độ số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh Quảng Trị

- Thưa ông! Đề nghị ông cho biết mục đích, ý nghĩa của việc thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh Quảng Trị vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử quốc gia?

- Việc quản lý sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh trước đây đều bằng phương pháp thủ công (lưu giữ sổ giấy). Hầu hết sự kiện hộ tịch của cá nhân bị phân tán, không xâu chuỗi, không kết nối được với nhau, gây khó khăn trong kiểm soát thông tin về hộ tịch của từng người. Bên cạnh đó, sổ hộ tịch từ những năm 1990 trở về trước đã cũ, rách, thậm chí nhiều địa phương không còn lưu trữ được.

Theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014, sổ hộ tịch phải được lưu trữ vĩnh viễn để sử dụng, phục vụ nhu cầu của Nhân dân và hoạt động quản lý nhà nước. Vì vậy, việc thực hiện số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh Quảng Trị là hết sức cần thiết và có ý nghĩa rất lớn trong việc lưu giữ, khai thác thông tin hộ tịch của cá nhân. Số hóa sổ hộ tịch không chỉ nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ sổ gốc, đồng nhất các loại hình tài liệu, giúp quản lý, khai thác tập trung, mà còn từng bước xây dựng và tạo lập cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đảm bảo triển khai đồng bộ, thống nhất việc thực hiện số hóa sổ hộ tịch cũ tại địa phương vào cơ sở dữ liệu hộ tịch toàn quốc. Từ đó, thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch ở địa phương; bảo đảm việc kết nối liên thông, chia sẻ, cung cấp thông tin cho cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác. Qua đó, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả, hiện đại hóa công tác quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn tỉnh, góp phần đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn tỉnh, tạo nền tảng phát triển chính quyền điện tử.

Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan/chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file excel từ các sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch. Thông tin hộ tịch số hóa là các thông tin hộ tịch đã được đăng ký trước thời điểm địa phương triển khai, đưa vào sử dụng hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp. Sau khi hoàn thành, các dữ liệu hộ tịch cũ sẽ được chuyển đổi vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và sẽ mang lại nhiều lợi ích đó là: Khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch khó khăn như hiện nay. Khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Mặt khác, giúp công chức làm công tác hộ tịch khắc phục được cách làm thủ công, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động nghiệp vụ. Nhờ vậy, xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch khi người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào thực hiện hoặc thực hiện việc đăng ký trực tuyến mức độ 3, mức độ 4; người dân giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại. Đặc biệt, khi cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối, chia sẻ với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin đầu vào cơ bản của công dân mà có thể sử dụng những thông tin hộ tịch đã được cập nhật vào hệ thống dữ liệu. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực cho công tác này.

- Là đơn vị được UBND tỉnh giao chủ trì thực hiện kế hoạch, Sở Tư pháp đã xây dựng lộ trình phối hợp triển khai với UBND các huyện, thành, thị, các ngành liên quan như thế nào, thưa ông?

- Trên cơ sở dữ liệu thống kê sơ bộ về số lượng sổ hộ tịch, số lượng các trường hợp đăng ký hộ tịch đã được ghi nhận trong các sổ hộ tịch đang được lưu trữ trên địa bàn tỉnh từ thời điểm địa phương chính thức triển khai phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp trở về trước, Sở Tư pháp đã phối hợp các địa phương trong tỉnh thực hiện rà soát, hiệu chỉnh số liệu thông tin và sắp xếp toàn bộ sổ hộ tịch hiện có tại đơn vị một cách khoa học, ngăn nắp để chuẩn bị phục vụ cập nhật số hóa thông tin dữ liệu hộ tịch. Đồng thời, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các đơn vị có liên quan trong việc thẩm định kinh phí triển khai thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch năm 2021 trên địa bàn tỉnh.

Cán bộ Sở Tư pháp đối chiếu, kiểm tra dữ liệu hộ tịch - Ảnh: L.T

Về nội dung, thời gian thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch, Sở Tư pháp sẽ tiến hành thực hiện nhiệm vụ số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh bằng việc cập nhật dữ liệu hộ tịch điện tử từ sổ hộ tịch của 851.832 hồ sơ vào cơ sở dữ liệu toàn quốc. Nội dung trên chia thành 4 giai đoạn cụ thể, trong đó năm 2021 sẽ thực hiện giai đoạn 1 và giai đoạn 2 của kế hoạch là số hóa sổ hộ tịch của khoảng 530.804 sự kiện hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch; các văn bản hướng dẫn quản lý hộ tịch (từ ngày 1/1/2016 đến thời điểm địa phương chính thức triển khai phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp) và Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu đăng ký từ ngày 1/4/2006 - 31/12/2015).

Năm 2022 sẽ thực hiện giai đoạn 3, số hóa sổ hộ tịch đã được đăng ký theo Nghị định 83/998/ NĐ-CP ngày 10/10/1998 và các quy định khác của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký từ ngày 25/10/1998 - 31/3/2006) với khoảng 146.624 sự kiện hộ tịch và giai đoạn 4, số hóa sổ hộ tịch đã được đăng ký từ ngày 24/10/1998 trở về trước với khoảng 174.404 sự kiện hộ tịch.

- Ông có thể cho biết quá trình triển khai thực hiện số hóa sổ hộ tịch hiện nay có những khó khăn, vướng mắc gì?

- Qua công tác kiểm tra, rà soát tình hình lưu trữ sổ hộ tịch tại 125 đơn vị cấp xã, 10 đơn vị cấp huyện cho thấy nhiều khó khăn, bất cập trong việc lưu trữ, ghi chép, dẫn đến những vướng mắc trong việc hiệu chỉnh thông tin, thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch, đó là: Hầu hết các trường hợp đăng ký hộ tịch trước đây do sổ hộ tịch qua các thời kỳ thay đổi về biểu mẫu, nội dung các thông tin cá nhân không thống nhất, đồng bộ; một số trường hợp thông tin bản chính đã được cấp và thông tin trong sổ hộ tịch không thống nhất với nhau; cán bộ hộ tịch ghi chép chưa thực sự đầy đủ, do đó việc cập nhật các thông tin cá nhân gặp nhiều khó khăn. Một số sổ hộ tịch giai đoạn trước đã cũ, màu giấy kém, thậm chí rách nát nên khó xác định thông tin của người đăng ký. Nhiều trường hợp được đăng ký một sự kiện hộ tịch 2, 3 lần ở các năm và các sổ khác nhau; sổ hộ tịch viết liên tục nhiều năm không có chốt sổ, khóa sổ, không ghi số thứ tự trang; không ghi ngày tháng năm đăng ký, không đánh dấu tại các ô đăng ký đúng hạn, quá hạn hay đăng ký lại. Số thứ tự đăng ký lệch với số trường hợp đăng ký; tổng số trang lệch với tổng số trường hợp đăng ký; có nhiều sổ nhưng đăng ký sự kiện hộ tịch nhiều năm lộn xộn, không theo thứ tự; sổ hộ tịch bị tẩy xóa thông tin, khó xác định được thông tin chính xác, khi đối chiếu với bản chính, thông tin trong sổ không thống nhất với thông tin trên bản chính đã cấp…

Bên cạnh những khó khăn về công tác chuyên môn nghiệp vụ trong quá trình rà soát, hiệu chỉnh số liệu, hoàn chỉnh thông tin để số hóa sổ hộ tịch, thì khó khăn lớn nhất hiện nay là kinh phí thực hiện kế hoạch số hóa sổ hộ tịch vẫn chưa được cấp. Vì thế, các phần việc tiếp theo đang dẫm chân tại chỗ, trong khi đến nay hầu hết các tỉnh, thành trong nước đã triển khai cơ bản xong, thậm chí nhiều địa phương đã đưa vào ứng dụng, khai thác. Nếu tiếp tục chậm trễ thì tỉnh sẽ gây ách tắc trong việc khai thác dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Bên cạnh đó, theo lộ trình toàn quốc đến ngày 31/12/2022 sẽ thực hiện bỏ hộ khẩu, nếu Quảng Trị không triển khai thực hiện kịp thời việc số hóa sổ hộ tịch lên cơ sở dữ liệu quốc gia thì người dân địa phương sẽ gặp khó khăn khi thực hiện các giao dịch dân sự. Vì vậy, Sở Tư pháp kiến nghị UBND tỉnh sớm bố trí kinh phí để đơn vị thực hiện các phần việc tiếp theo của kế hoạch số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn tỉnh Quảng Trị.

- Xin cảm ơn ông!

Lâm Thanh (thực hiện)