Chia sẻ kinh nghiệm chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ với Học viện Kỹ thuật và Công nghệ an ninh

Dự buổi làm việc có Thượng tá Hồ Lê Quân, Phó Bí thư Đảng ủy, Phó Trưởng phòng Tham mưu; Trung tá Ngô Kim Phương, Trưởng khoa Hồ sơ - Lưu trữ, Học viện Kỹ thuật và Công nghệ an ninh; đại diện chỉ huy các đội, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin, chuyển đổi số thuộc các phòng chức năng của Công an Thành phố cùng các học viên Lớp bồi dưỡng.

Toàn cảnh buổi làm việc

Bảo đảm luồng thông tin chỉ đạo, điều hành kịp thời, thông suốt

Phát biểu tại buổi làm việc, Thượng tá Hồ Lê Quân nhấn mạnh, Công an Thành phố xác định công tác văn thư, lưu trữ là khâu quan trọng, trực tiếp bảo đảm luồng thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ huy; đồng thời là nền tảng của quá trình quản lý, số hóa, chuẩn hóa dữ liệu, hướng tới xây dựng nguồn thông tin “đúng, đủ, sạch, sống”.

Thời gian qua, Công an Thành phố đã hoàn thiện hệ thống quy trình, quy chế nghiệp vụ; triển khai Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành phiên bản V3 đến 100% đơn vị trực thuộc; trang cấp chữ ký số cho 100% Trưởng, Phó các đơn vị và cán bộ văn thư; ứng dụng “Thẻ Văn thư điện tử” trong giao nhận tài liệu. Đến nay, nhiều văn bản, hồ sơ đã được thu thập, xử lý và số hóa, góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ phân tán, nâng cao hiệu quả khai thác dữ liệu và bảo đảm an toàn thông tin.

Thượng tá Hồ Lê Quân, Phó Bí thư Đảng ủy, Phó Trưởng phòng Tham mưu, phát biểu tại buổi làm việc

Chuẩn hóa nghiệp vụ, đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư

Chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn, Đại úy Lê Thị Thu Thủy, Phó Đội trưởng Đội Tham mưu tổng hợp, Phòng Tham mưu cho biết, hệ thống quy định, quy chế, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ của CATP được triển khai đồng bộ, bảo đảm đúng quy định của pháp luật, Bộ Công an và phù hợp tình hình thực tế. Quy trình quản lý, xử lý văn bản được thực hiện thống nhất trên cả môi trường giấy và môi trường điện tử, bảo đảm liên thông, kịp thời, an toàn và bảo mật.

Bộ phận Văn thư Công an Thành phố thực hiện tiếp nhận, phân loại, đề xuất xử lý, chuyển giao văn bản, tài liệu của các cơ quan, đơn vị trong và ngoài lực lượng gửi đến Công an Thành phố; đồng thời là đầu mối chuyển giao tài liệu giữa các đơn vị trực thuộc, tổ chức quản lý, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để phục vụ lưu trữ, tra cứu.

Đại úy Lê Thị Thu Thủy, Phó Đội trưởng Đội Tham mưu tổng hợp, Phòng Tham mưu, phát biểu trao đổi kinh nghiệm

Đặc biệt, từ năm 2023, Công an Thành phố đã chủ động nghiên cứu, ứng dụng thí điểm Phần mềm Quản lý, xử lý văn bản đi, đến, qua đó góp phần cung cấp cơ sở thực tiễn để Bộ Công an triển khai Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành thống nhất trong toàn lực lượng.

Đến nay, phần mềm đã được triển khai tới 100% đơn vị trực thuộc; cùng với đó, phần mềm số hóa cũng được triển khai với khả năng bóc tách dữ liệu, trích xuất thông tin, chuyển đổi khối lượng lớn hồ sơ giấy thành dữ liệu số, giúp việc tìm kiếm, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện.

Trao đổi từ những vấn đề thực tiễn ở cơ sở

Trung tá Ngô Kim Phương, Trưởng khoa Hồ sơ - Lưu trữ, Học viện Kỹ thuật và Công nghệ an ninh, phát biểu tại buổi làm việc

Phát biểu tại buổi làm việc, Trung tá Ngô Kim Phương cho biết, các học viên tham gia đoàn nghiên cứu thực tế là chỉ huy Công an cấp xã phụ trách công tác tổng hợp và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại Công an cấp xã thuộc nhiều địa phương.

Theo Trung tá Ngô Kim Phương, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng bởi đây là nơi tập trung, tiếp nhận và luân chuyển nguồn thông tin phục vụ trực tiếp công tác lãnh đạo, chỉ huy. Trong điều kiện Công an cấp xã đang tiếp tục được kiện toàn, khối lượng nhiệm vụ lớn, nhiều cán bộ vẫn phải kiêm nhiệm các mặt công tác, việc được nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm thực tiễn tại Công an thành phố Hà Nội có ý nghĩa thiết thực, nhất là trong bối cảnh toàn lực lượng đang đẩy mạnh chuyển đổi số.

Đại diện học viên trao đổi tại buổi làm việc

Tại buổi làm việc, hai bên đã tập trung trao đổi về việc sử dụng Thẻ Văn thư điện tử; khai thác Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; tổ chức kho lưu trữ; dung lượng phục vụ số hóa dữ liệu; quy trình chuyển giao văn bản và công tác bảo vệ bí mật nhà nước. Các học viên cũng nêu một số khó khăn tại Công an cấp xã như nhân lực, trình độ đào tạo chuyên sâu; kinh phí, trang thiết bị, hạ tầng phục vụ lưu trữ, chuyển giao và số hóa tài liệu...

Đại diện Phòng Viễn thông tin học và cơ yếu CATP, trao đổi tại buổi làm việc

Trên cơ sở những vấn đề được đặt ra, đại diện các đơn vị chức năng của Công an Thành phố đã trực tiếp trao đổi, giải đáp; chia sẻ kinh nghiệm về danh mục vị trí việc làm, phương pháp đánh giá khối lượng, chất lượng công tác văn thư; vận hành hệ thống chuyển giao văn bản; bảo đảm hạ tầng, dung lượng lưu trữ phục vụ số hóa tài liệu.

Hai đơn vị tặng quà lưu niệm

Tăng cường phối hợp, nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ văn thư

Kết luận buổi làm việc, Thượng tá Hồ Lê Quân đánh giá cao tinh thần trao đổi thẳng thắn, trách nhiệm giữa các báo cáo viên và học viên; đồng thời mong muốn thời gian tới Phòng Tham mưu Công an thành phố Hà Nội và Khoa Hồ sơ – lưu trữ Học viện Kỹ thuật và Công nghệ an ninh tiếp tục tăng cường phối hợp, nhất là trong tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của Công an Thành phố.

Đồng chí Phó Trưởng phòng Tham mưu đề nghị tiếp tục duy trì trao đổi chuyên môn giữa cán bộ văn thư Công an Thành phố với giảng viên, học viên và cán bộ Công an các địa phương, kịp thời chia sẻ những cách làm hiệu quả, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc phát sinh trong thực tiễn…

Đoàn công tác thăm thực tế tại bộ phận Văn thư, lưu trữ CATP

Chuyến thăm và làm việc của Đoàn nghiên cứu không chỉ tăng cường sự gắn kết giữa hai đơn vị mà còn góp phần nâng cao năng lực thực tiễn cho lực lượng Công an cơ sở, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong tình hình mới.