Chỉnh lý, số hóa tài liệu, hồ sơ điện tử là nền tảng quan trọng phục vụ xây dựng chính quyền số trong giai đoạn mới

Đồng chí Đỗ Anh Tuấn, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ phát biểu chỉ đạo tại Hội nghị.

Hội nghị được tổ chức theo hình thức trực tiếp kết hợp trực tuyến tới 124 điểm cầu xã, phường trong tỉnh.

Quán triệt chủ trương, quy định của Trung ương về xây dựng chính quyền số, cải cách hành chính và chuyển đổi số quốc gia, UBND tỉnh kịp thời ban hành các văn bản chỉ đạo, kế hoạch triển khai, giao nhiệm vụ cụ thể cho các sở, ban, ngành và UBND cấp xã tổ chức thực hiện phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao.

Công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ và lập hồ sơ điện tử được lồng ghép vào chương trình, kế hoạch công tác hằng năm của các cơ quan, đơn vị, từng bước trở thành nhiệm vụ thường xuyên, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, cải cách hành chính, xây dựng chính quyền số và khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Sở Nội vụ đã chủ động tham mưu UBND tỉnh, đồng thời ban hành các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ; tổ chức tập huấn, phổ biến Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Đến thời điểm báo cáo, tổng khối lượng tài liệu lưu trữ cần chỉnh lý tại các cơ quan, đơn vị thuộc UBND tỉnh và 124 xã, phường trên địa bàn tỉnh trên 14 nghìn mét giá; đã hoàn thành chỉnh lý trên 3,5 nghìn mét giá (đạt 18,21%), còn lại chưa được chỉnh lý. Cùng với việc số hóa tài liệu lưu trữ, các cơ quan, đơn vị, địa phương cũng đẩy mạnh việc lập hồ sơ điện tử trong quá trình xử lý công việc, tăng tỷ lệ văn bản điện tử được ký số, trao đổi hoàn toàn trên môi trường mạng.

Tuy nhiên, quá trình triển khai vẫn còn một số hạn chế, khó khăn như: Tiến độ triển khai thực hiện còn chậm, khối lượng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý hiện còn rất lớn. Chất lượng công tác chỉnh lý chưa đáp ứng đầy đủ các quy định hiện hành: Việc phân loại tài liệu chưa khoa học; công tác đánh số tờ, lập mục lục văn bản và biên mục tờ bìa hồ sơ thiếu thông tin kiểm soát; nhiều hồ sơ chưa xác định được giá trị. Một số cơ quan, đơn vị mới thực hiện quét (scan) tài liệu, chưa tổ chức số hóa theo đúng quy trình nghiệp vụ; hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và thiết bị phục vụ số hóa, quản lý tài liệu số hóa chưa được xây dựng, đầu tư phù hợp.

Lãnh đạo Sở Nội vụ báo cáo tiến độ thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu, hồ sơ điện tử.

Tại hội nghị, lãnh đạo các sở, ngành, địa phương đã tập trung thảo luận, đánh giá thực trạng triển khai, làm rõ những nguyên nhân ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện; đồng thời kiến nghị UBND tỉnh, Sở Nội vụ tiếp tục hỗ trợ về nhân lực, trang thiết bị, kinh phí, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn và tăng cường kiểm tra, giám sát để bảo đảm chất lượng công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu.

Phát biểu kết luận hội nghị, đồng chí Đỗ Anh Tuấn nhấn mạnh: Chỉnh lý, số hóa tài liệu và xây dựng hồ sơ điện tử không chỉ là nhiệm vụ trước mắt mà còn là nền tảng quan trọng phục vụ xây dựng chính quyền số, phát triển kinh tế số và xã hội số của tỉnh trong giai đoạn mới. Vì vậy, các cơ quan, đơn vị, địa phương phải quyết tâm cao, hành động quyết liệt, phối hợp chặt chẽ để bảo đảm tiến độ và chất lượng.

Đồng chí yêu cầu người đứng đầu các sở, ngành, địa phương trực tiếp chỉ đạo, chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện, coi đó là tiêu chí đánh giá xếp loại; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc tiến độ tại đơn vị mình. Các cơ quan chuyên môn tiếp tục hướng dẫn nghiệp vụ, kịp thời tháo gỡ những khó khăn phát sinh; rà soát, chuẩn hóa dữ liệu chỉnh lý ngay từ đầu nhằm bảo đảm tính chính xác, đồng bộ và khả năng khai thác lâu dài.

Phó Chủ tịch UBND tỉnh Đỗ Anh Tuấn cũng yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương cần xây dựng lộ trình cụ thể cho từng tháng, năm, giai đoạn, phân công rõ trách nhiệm đối với từng bộ phận, từng cá nhân; thường xuyên báo cáo tiến độ, kịp thời đề xuất giải pháp xử lý những khó khăn vượt thẩm quyền. Đối với các đơn vị, địa phương chậm tiến độ, cần khẩn trương rà soát nguyên nhân, bổ sung nhân lực, nguồn lực, tăng thời gian làm việc, quyết tâm hoàn thành các chỉ tiêu theo kế hoạch của tỉnh.