Chuẩn bị kỹ trước khi tiếp cận khách hàng lớn

Thái độ tự tin và chuyên nghiệp sẽ dễ dàng ghi điểm với khách hàng. Ảnh: E.J.

Nếu những nỗ lực của bạn qua email và điện thoại mang lại quả ngọt, bạn sẽ chuẩn bị gặp mặt trực tiếp với khách hàng tiềm năng của mình. Cũng như mọi khía cạnh khác trong cuộc sống, ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Bạn muốn được nhìn nhận là một đối tác tinh tế, giàu kinh nghiệm và tự tin, một đối tác chuyên nghiệp đã quen với việc làm việc với khách hàng lớn mỗi ngày. Những chỉ dẫn dưới đây sẽ mở lối cho bạn.

Đừng chuẩn bị một bản thuyết trình dài dòng theo khuôn mẫu nhằm chiêu dụ khách hàng và đừng dùng nó để nói huyên thuyên trong mọi cuộc họp. Trong phạm vi có thể, hãy đến dự họp với một bản kế hoạch đưa ra những thảo luận phù hợp với khách hàng “voi” cụ thể.

Những liên hệ trước đó của bạn với khách hàng tiềm năng hẳn đã cung cấp cho bạn những thông tin bạn cần. Nếu không, hãy quay trở lại bước tìm hiểu khách hàng. Hãy chuẩn bị sẵn sàng để có thể bàn bạc về bất cứ điều gì bạn đã thu thập được trong cuộc gọi nhằm thiết lập cuộc họp này. Ngoài ra nên chú ý tới một số điểm sau:

Đầu tiên là việc thiết lập trật tự ưu tiên: Trước mỗi cuộc họp quan trọng, tôi lập danh sách các mục tiêu chi tiết cụ thể mà tôi kỳ vọng sẽ hoàn thành. Điều này giúp tôi luôn tập trung; khi đối diện với khách hàng tiềm năng của mình, thỉnh thoảng tôi lén xem danh sách để đảm bảo rằng tất cả các vấn đề của tôi đã được giải quyết.

Có một danh sách bằng văn bản giúp tôi tránh bị phân tâm bởi các vấn đề mà khách hàng tiềm năng đặt ra. Tất nhiên, chúng cũng phải được đề cập tới, nhưng nếu bạn làm như tôi nói, chúng ta sẽ tránh được rủi ro bỏ qua những vấn đề có thể tạo ra sự khác biệt và mở ra một cơ hội đi đến một thỏa thuận tốt hơn. Khi tôi đã đạt được các ưu tiên hàng đầu của mình, tôi sẽ đi xa hơn.

Sau đó, hãy dự đoán mối quan tâm của khách hàng. Họ có khả năng sẽ hỏi những câu hỏi nào? Hãy sẵn sàng cung cấp câu trả lời. Tốt hơn hết, hãy chuẩn bị các tài liệu có thể giúp trả lời những câu hỏi này, cũng như những tài iệu khác có thể làm rõ câu trả lời của bạn như: tờ quảng cáo, thông số sản phẩm, giải thích quy trình, v.v.

Một câu hỏi mà nhiều khách hàng tiềm năng của tôi đã từng hỏi khi cân nhắc sử dụng một trong các dịch vụ của tôi là: “Làm thế nào tôi biết được những người mà tôi chỉ định sẽ thực sự tiếp nhận tài liệu tiếp thị?”.

Thay vì đưa ra cho họ những lời cam đoan mơ hồ, tôi luôn chuẩn bị sẵn câu trả lời bằng cách vẽ sơ đồ tổng thể các quy trình mà công ty tôi đang tuân theo để đảm bảo điều đó xảy ra. Tôi cũng đưa các tài Llệu của chúng tôi theo một cách sống động hơn bằng các video về việc giao hàng mà chúng tôi đã thực hiện theo các quy trình này.

Việc này mang lại hiệu quả; các tài liệu không chỉ gia tăng uy tín cho lời nói của tôi, chúng còn cung cấp cho các đầu mối liên hệ một tài liệu để họ chuyển lên cấp trên, những người thực sự nắm quyền ra quyết định.

Trên tất cả, đừng bao giờ khiến khách hàng cảm thấy bạn không nghiêm túc với cuộc gặp. Nếu trong lần liên hệ bằng điện thoại đầu tiên bạn chưa thu thập được đầy đủ thông tin cần có, bạn hoàn toàn có thể liên hệ với khách hàng tiềm năng trước cuộc họp với bất kỳ câu hỏi nào về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn sẽ thảo luận.

Hãy mở đầu cuộc gọi của bạn bằng cách nói rằng: Vì bạn coi trọng thời gian của họ nên bạn muốn tìm hiểu nhu cầu của họ để có thể tập trung vào những điểm quan trọng nhất đối với họ trong cuộc họp.

Steve Kaplan/ Bách Việt Books & NXB Thanh Hóa