Chuyển đổi số - bước chuyển mình cần thiết của bộ máy hành chính

Với chức năng thực hiện quyền lập hiến, quyền lập pháp, quyết định các vấn đề quan trọng của đất nước và giám sát tối cao đối với hoạt động của Nhà nước, Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội cần tiên phong trong chuyển đổi số, ứng dụng trí tuệ nhân tạo.

Câu chuyện chuyển từ ngôi nhà cũ đến ngôi nhà mới

Trong một con hẻm nhỏ giữa lòng thành phố, có một gia đình đã sống trong ngôi nhà cũ hơn ba mươi năm. Ngôi nhà ấy chật chội, tường có chỗ nứt, cửa sổ lúc nào cũng kêu cót két, nhưng mọi thứ đều quen thuộc. Bố mẹ bước ra khỏi giường đã biết rõ dép để đâu. Nhắm mắt cũng có thể tìm thấy công tắc đèn.

Rồi một ngày, gia đình quyết định chuyển sang một căn hộ mới – rộng rãi, sáng sủa, có hệ thống đèn cảm biến, khóa cửa thông minh và bếp điện từ hiện đại. Nhưng ngày đầu tiên dọn vào, ai cũng cảm thấy bỡ ngỡ. Mẹ loay hoay mãi vẫn không bật được bếp. Bố tìm hoài không thấy tủ thuốc đặt ở đâu. Đứa con nhỏ than thở vì không còn cái ghế quen thuộc để ngồi học bài. Câu chuyện ấy chẳng khác nào quá trình chuyển đổi số mà nhiều cán bộ, công chức đang đối mặt.

Vướng víu giữa hai cách làm việc

Chuyển đổi số trong bộ máy hành chính không chỉ đơn giản là bỏ giấy tờ để dùng máy tính hoặc trên các thiết bị thông minh. Đó là một sự thay đổi lớn về tư duy, phương pháp làm việc và cách ra quyết định. Cũng giống như khi chuyển sang một ngôi nhà mới, ban đầu có thể bất tiện, nhưng về lâu dài, những lợi ích đem lại là không thể phủ nhận.

Tuy nhiên, hiện nay, vẫn còn nhiều cán bộ công chức loay hoay giữa hai phương thức làm việc. Vẫn có người vừa nhập liệu trên hệ thống nhưng vẫn ghi chép bằng sổ tay. Hồ sơ điện tử đã có, nhưng vẫn in ra giấy để “cho chắc”. Việc ký số đã triển khai, nhưng một số nơi vẫn yêu cầu thêm bản ký tay. Đây chính là khoảng thời gian “quá độ” mà bất kỳ sự thay đổi nào cũng phải trải qua. Nhưng nếu không dứt khoát chuyển đổi, chúng ta sẽ mắc kẹt giữa hai hệ thống, dẫn đến sự chồng chéo, tốn kém, tạo thêm áp lực và giảm hiệu quả công việc.

Tâm lý ngại thay đổi và cách thích nghi

Theo kinh tế học hành vi, con người có xu hướng “né tránh tổn thất”, thường sợ mất đi những gì quen thuộc hơn là mong muốn đạt được lợi ích mới. Đối với nhiều cán bộ, việc chuyển sang làm việc hoàn toàn trên môi trường số không chỉ là một thay đổi về công cụ mà còn là thay đổi cả thói quen và tư duy.

Một chuyên gia chuyển đổi số chia sẻ: “Ban đầu chắc chắn sẽ có nhiều bất cập. Nhưng cũng như khi chúng ta chuyển từ điện thoại phím sang điện thoại thông minh, có thể lúc đầu sẽ bỡ ngỡ, nhưng khi đã quen rồi, không ai muốn quay lại cách làm cũ nữa”. Điều đó cũng giống như một người mới chuyển vào nhà hiện đại, ban đầu có thể chưa quen dùng bếp điện từ, nhưng khi đã thành thạo, sẽ nhận ra rằng nấu ăn nhanh hơn, an toàn hơn, dễ dàng vệ sinh hơn.

Giảm văn bản giấy nhìn từ góc độ kinh tế, môi trường, văn hóa làm việc

Việc giảm văn bản giấy mang lại nhiều lợi ích lâu dài, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm tài nguyên và thay đổi tư duy làm việc truyền thống.

Dưới góc nhìn kinh tế, sẽ giúp tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ. Hàng năm, chi phí in ấn, giấy mực, vận chuyển văn bản giấy trong các cơ quan hành chính tiêu tốn một khoản kinh phí lớn. Chuyển sang tài liệu số giúp cắt giảm chi phí giấy, mực in, máy in, bảo trì thiết bị, kho lưu trữ và nhân lực phục vụ in ấn. Nếu mỗi đơn vị thống kê kinh phí sử dụng văn bản giấy tính theo đơn vị ngày, tuần, tháng, năm và tổng hợp cả bộ máy Quốc hội chắc chắn sẽ có con số ngân sách chi tiêu bất ngờ.

Dưới góc nhìn về tốc độ xử lý và ra quyết định, cho thấy văn bản giấy mất thời gian in ấn, ký duyệt, đóng dấu và gửi đi. Văn bản điện tử giúp tăng tốc độ phê duyệt, ký số, chia sẻ thông tin tức thời, nâng cao hiệu quả quản lý, giảm độ trễ trong xử lý công việc.

Dưới góc nhìn về tối ưu hóa nhân lực, thay vì dành thời gian soạn thảo, in ấn, photo, sắp xếp hồ sơ giấy tờ, cán bộ, nhân viên có thể tập trung vào những sáng kiến giúp nâng cao chất lượng công việc chuyên môn, tìm kiếm thêm nhiều dòng thông tin, những kiến thức, kỹ năng hữu ích giúp nâng cao năng suất lao động.

Góc nhìn môi trường: Giảm rác thải, bảo vệ tài nguyên thiên nhiên

Ngành sản xuất giấy tiêu thụ một lượng lớn gỗ rừng, nước và năng lượng. Cứ 1 tấn giấy tiêu tốn khoảng 17 cây xanh, 26.500 lít nước và gần 4.000 kWh điện. Giảm sử dụng giấy giúp bảo vệ rừng, giảm phá rừng, góp phần giảm thiểu biến đổi khí hậu. Quy trình sản xuất giấy tạo ra khí thải, nước thải và rác thải hóa chất. Ngoài ra, giấy sau sử dụng nếu không được tái chế sẽ gây ô nhiễm môi trường, tăng lượng rác thải văn phòng. Việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ văn bản giấy tiêu tốn nhiều điện năng. Chuyển đổi số giúp tiết kiệm năng lượng, giảm phát thải khí nhà kín.

Góc nhìn văn hóa làm việc: Thay đổi tư duy, nâng cao hiệu quả

Chuyển đổi từ thói quen giấy tờ sang làm việc số. Nhiều cán bộ, công chức vẫn quen với việc cầm văn bản giấy, ký duyệt thủ công. Chuyển sang văn bản điện tử đòi hỏi thay đổi thói quen, nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ, tạo ra môi trường làm việc hiện đại và minh bạch hơn.

Tăng cường khả năng truy xuất và lưu trữ dữ liệu. Văn bản giấy dễ thất lạc, hư hỏng, mất nhiều thời gian tra cứu. Hệ thống tài liệu điện tử giúp truy xuất nhanh chóng, lưu trữ an toàn và bảo mật cao, hỗ trợ quá trình làm việc linh hoạt hơn.

Thúc đẩy phong cách làm việc hiện đại, linh hoạt. Khi văn bản số hóa, lãnh đạo có thể ký duyệt từ xa, cán bộ có thể làm việc từ mọi nơi, tăng tính linh hoạt, giảm phụ thuộc vào không gian văn phòng truyền thống.

Giải pháp cho quá trình chuyển đổi, ứng dụng trí tuệ nhân tạo

Chuyển đổi số, ứng dụng trí tuệ nhân tạo không thể thành công nếu chỉ dựa vào công nghệ, mà quan trọng nhất là thay đổi nhận thức và thói quen của con người. Để giúp cán bộ công chức thích nghi nhanh chóng, cần áp dụng một số giải pháp mang tính thực tiễn.

Hệ thống không thể chuyển đổi toàn bộ ngay lập tức. Trong một thời gian nhất định, có thể duy trì cả văn bản giấy và tài liệu số, nhưng phải có thời hạn cụ thể để giảm tỷ trọng giấy tờ. Việc xây dựng hệ thống dữ liệu số cần một thời gian nhất định, trong thời gian đó, vẫn có thể thay đổi ở những nội dung khác. Không phải ai cũng có cùng tốc độ thích nghi với công nghệ nên cần có đội ngũ hỗ trợ, hướng dẫn từng bước để cán bộ làm quen với hệ thống mới. Kết hợp học lý thuyết, trực tiếp và trực tuyến, với hỗ trợ theo cách “người này giúp người kia”, từ lúng túng ban đầu dần dần sẽ chuyển sang thuần thục, chuyên nghiệp.

Trong quá trình thực hiện chuyển đổi số, ứng dụng trí tuệ nhân tạo cần có cơ chế khuyến khích, chính sách động viên, khen thưởng cho những cá nhân, đơn vị thực hiện tốt. Đồng thời cần đơn giản hóa hệ thống các phần mềm, nền tảng làm việc số cần thiết kế trực quan, dễ sử dụng, tránh gây tâm lý e ngại.

Từ e dè đến chủ động thay đổi

Một cán bộ lâu năm từng tâm sự: “Lúc đầu tôi cũng không quen khi bỏ giấy tờ, thấy nó mất đi cảm giác chắc chắn. Nhưng rồi một ngày, khi đi công tác xa, chỉ cần mở điện thoại là có thể xem tài liệu, ký phê duyệt ngay trên hệ thống. Khi đó tôi mới hiểu, làm việc số hóa thực sự hiệu quả hơn!”.

Chuyển đổi số không phải là “cắt đứt” với quá khứ, mà là một bước phát triển để làm việc tốt hơn, minh bạch hơn. Nếu ngày xưa, khi có điện, chúng ta đã không còn dùng đèn dầu; khi có điện thoại di động, chúng ta không còn lệ thuộc vào điện thoại bàn; thì ngày nay, chuyển đổi số trong hành chính công cũng là điều tất yếu.

Với chức năng thực hiện quyền lập hiến, quyền lập pháp, quyết định các vấn đề quan trọng của đất nước và giám sát tối cao đối với hoạt động của Nhà nước, Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội cần tiên phong trong chuyển đổi số, ứng dụng trí tuệ nhân tạo. Đó cũng là cách triển khai thi hành Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; Luật Bảo vệ môi trường; Luật Tài nguyên nước; Luật Công nghệ thông tin; Luật Công nghiệp số; Luật Khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo… đã được Quốc hội thông qua hoặc chuẩn bị thảo luận thông qua trong Kỳ họp tới.

Hội nghị chuyên đề "Quốc hội số và ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo trong chuyển đổi số của Quốc hội", ngày 19.03.2025. Ảnh: Lâm Hiển

Tương lai, bộ máy hành chính sẽ vận hành trơn tru trên môi trường số và ứng dụng trí tuệ nhân tạo. Các đại biểu Quốc hội, cán bộ công chức trong bộ máy Quốc hội có thể truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi, giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả làm việc. Và đến lúc đó, nếu có ai bảo chúng ta quay lại cách làm việc cũ, chắc hẳn nhiều người sẽ lắc đầu: “Giờ mà bắt tôi ôm cả đống hồ sơ giấy, chắc tôi không chịu nổi nữa!”.

Không ai có thể quay lại quá khứ để bắt đầu một khởi đầu mới, nhưng bất cứ ai cũng có thể bắt đầu từ bây giờ để tạo ra một kết thúc mới. Một học giả đúc kết: “Thành công không đến từ những điều lớn lao bạn làm một lần, mà từ những điều nhỏ bé bạn làm lặp đi lặp lại mỗi ngày”. Thay đổi nhỏ - Kết quả lớn!

Trình bày: Duy Thông