Chuyển đổi số 'chắp cánh' cho ngành lưu trữ

Nhận xét của ông Tùng gắn với một bối cảnh rộng, khi Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia - cũng như Đề án Chuyển đổi số trong lĩnh vực văn hóa đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045 của Chính phủ - đã được ban hành và tạo động lực cho nhiều thay đổi trên mọi lĩnh vực. Với ngành lưu trữ, đó là cơ hội để mở rộng hướng khai thác nguồn tư liệu hiện có - và xa hơn, định vị lại vai trò của mình trong kỷ nguyên phát triển mới của dân tộc.

Ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, chia sẻ tại cuộc trưng bày

Hồ sơ cán bộ đi B trên không gian số

Tại cuộc trưng bày chuyên đề Thanh xuân gửi lại do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) tổ chức từ ngày 17/7 vừa qua, hơn 100 hồ sơ, kỷ vật và tài liệu gốc của cán bộ đi B đã để lại nhiều cảm xúc cho khách tham quan khi tái hiện bức tranh chung về một thế hệ trẻ gắn với giai đoạn lịch sử đặc biệt của đất nước. Bên cạnh không gian trưng bày, khu vực tra cứu hồ sơ đi B cũng thu hút sự chú ý không kém.

Điểm tra cứu hồ sơ cán bộ đi B tại trưng bày “Thanh xuân gửi lại". Ảnh: Đông Mai

Ở đó, thông qua hệ thống màn hình tương tác được bố trí, những cán bộ đi B ngày đó hoặc thân nhân có thể tìm lại thông tin của mình từ khối hồ sơ đang được Cục lưu giữ. Đồng thời, hoạt động tra cứu cũng được triển khai trên Cổng thông tin điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa chỉ http://www.luutru.gov.vn/hosodiB/, giúp người dân có thêm một kênh tiếp cận thuận tiện mà không nhất thiết phải trực tiếp tới cơ quan này.

Theo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đơn vị hiện bảo quản hơn 72.000 bộ hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B trong điều kiện lưu trữ đặc biệt. Toàn bộ khối tài liệu này đang từng bước được số hóa để phục vụ việc tra cứu và đưa lên không gian mạng. Bên cạnh đó, trong trường hợp những người có nhu cầu tra cứu chủ động liên lạc, phía Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước sẽ tiến hành đối chiếu, tìm kiếm và cung cấp bản sao hồ sơ (nếu còn lưu giữ) dựa trên những thông tin được cung cấp về họ tên, quê quán hay thời gian đi B của cán bộ.

Hệ thống tra cứu hồ sơ cán bộ đi B tại trưng bày “Thanh xuân gửi lại”. Ảnh: BTC

Như thế, từ việc số hóa hồ sơ cán bộ đi B đến xây dựng các nền tảng dữ liệu và không gian trưng bày số, ngành lưu trữ đang từng bước thay đổi cách quản lý, khai thác và phát huy giá trị tài liệu.

Từ kho lưu trữ đến không gian trải nghiệm

Thực tế, bên cạnh những bước phát triển của công nghệ và sự xuất hiện của nhu cầu xã hội, những thay đổi trong ngành lưu trữ còn bắt đầu từ nỗ lực chủ động của các đơn vị thuộc lĩnh vực này. Đơn cử như trường hợp Trung tâm Lưu trữ quốc gia I - một đơn vị quan trọng của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: Từ nhiều năm trước, Trung tâm đã bắt đầu triển khai số hóa các tư liệu, xây dựng hệ thống tra cứu nội bộ rồi dần mở rộng sang các nền tảng trực tuyến để giúp công chúng tiếp cận tài liệu thuận tiện hơn. Đặc biệt, trong khoảng 5 năm gần đây, các triển lãm trực tuyến như Giáo dục triều Nguyễn - Vang vọng còn lại hay Hồ Gươm - Giao lộ Đông - Tây cũng được đơn vị này triển khai trên cơ sở ứng dụng công nghệ số cùng đồ họa 3D để tái hiện tư liệu và gây tiếng vang lớn.

Hồ sơ đi B của nhà văn Nguyễn Quang Sáng và nhà thơ liệt sĩ Lê Anh Xuân tại cuộc trưng bày

Từ những bước đi như vậy, việc đưa tài liệu ra khỏi phạm vi lưu trữ truyền thống để tiếp cận công chúng ngày càng được đẩy mạnh trong ngành lưu trữ. Nhưng bước ngoặt tiêu biểu có lẽ chính là việc hình thành không gian trưng bày ngay tại trụ sở Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (12 Đào Tấn, Hà Nội) - vốn là "đại bản doanh" của ngành - vào đầu năm 2026. Bên cạnh hệ thống trưng bày truyền thống, không gian media được xây dựng để chuyển hóa tài liệu lưu trữ thành nội dung số và các sản phẩm đa phương tiện. Người xem có thể tra cứu, tìm hiểu và tương tác với nhiều tư liệu quan trọng như Mộc bản triều Nguyễn, Châu bản triều Nguyễn hay các tài liệu liên quan đến Quốc kỳ, Quốc ca, Quốc huy.

Theo Cục trưởng Đặng Thanh Tùng, đây là mô hình phù hợp với thông lệ quốc tế, đưa cơ quan lưu trữ từ vai trò bảo quản tài liệu trở thành không gian giới thiệu những giá trị tiêu biểu của lịch sử và văn hóa. Vì vậy, dù còn những hạn chế về hạ tầng của một trụ sở hành chính, Cục vẫn ưu tiên dành nguồn lực để xây dựng không gian phục vụ công chúng, qua đó đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, kết hợp trưng bày trực tiếp với các nền tảng số để đưa những giá trị từ tài liệu lưu trữ đến gần hơn với công chúng, đặc biệt là thế hệ trẻ.

Hệ thống media tra cứu tư liệu được giới thiệu trong dịp khai trương Trung tâm trưng bày của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vào đầu năm 2026

Với mô hình này, trước Thanh xuân gửi lại, hai cuộc trưng bày khác cũng đã được tổ chức tại trụ sở Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trong năm 2026: Thưởng lãm Châu phê - Lưu dấu Mộc bản và Chuyến bay Liên hợp 37 - Biểu tượng hợp tác vũ trụ Việt Nam - Liên bang Nga. Ở đó, những tài liệu lưu trữ đã được giới thiệu bằng nhiều phương thức trình bày hiện đại: màn hình tương tác, phim tư liệu, thậm chí là những ấn phẩm số cho phép người xem tải về để tiếp tục nghiên cứu sâu sau khi rời không gian trưng bày.

Định vị lại vai trò của ngành lưu trữ

Theo ông Đặng Thanh Tùng, để hiểu đúng chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ, trước hết cần vượt qua quan niệm coi đây chỉ là quá trình số hóa tài liệu. Điều cốt lõi là sự thay đổi về tư duy quản lý và khai thác dữ liệu, khi tài liệu lưu trữ được nhìn nhận như một nguồn dữ liệu chính thống, có giá trị lâu dài đối với sự phát triển của xã hội. Vì vậy, cùng với việc số hóa, ngành lưu trữ cần đổi mới cách tổ chức, quản lý và khai thác dữ liệu để đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng đa dạng của cộng đồng.

Người xem có thể tra cứu hồ sơ cán bộ đi B tại địa chỉ http://www.luutru.gov.vn/hosodiB/

Trên tinh thần này, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang phối hợp với một số bộ, ngành xây dựng các đề án chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ, hướng tới hình thành những nền tảng số quy mô lớn. Cùng với việc mở rộng khả năng tiếp cận tài liệu, quy trình lưu trữ cũng sẽ dần được chuyển từ tiếp nhận hồ sơ sau một thời gian dài sang quản lý tài liệu ngay từ khi được hình thành, bảo đảm tính xác thực trong suốt vòng đời của tài liệu.

Như lời ông Tùng, khi dữ liệu được tổ chức và quản lý thống nhất, việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cũng sẽ có thêm nhiều không gian mới. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước dự kiến phối hợp với ngành giáo dục lựa chọn những tư liệu phù hợp để đưa vào trường học thông qua phim, clip và các nền tảng trực tuyến, góp phần giúp học sinh tiếp cận lịch sử bằng nguồn tư liệu chính thống.

"Bằng cách này, chúng tôi cũng thực hiện một nhiệm vụ quan trọng là sử dụng thông tin chính thống từ tài liệu lưu trữ để cùng các cấp, các ngành đấu tranh với những thông tin sai lệch hoặc thiếu kiểm chứng trên không gian mạng. Đây cũng là trách nhiệm đã được quy định trong Luật Lưu trữ năm 2024" - ông Đặng Thanh Tùng chia sẻ.

Như thế, đặt trong dòng chảy chuyển đổi số, ngành lưu trữ đang từng bước vượt ra khỏi vai trò truyền thống là nơi bảo quản tài liệu để trở thành hạ tầng dữ liệu gốc của quốc gia. Và khi nguồn tư liệu được số hóa, kết nối và khai thác hiệu quả hơn, những giá trị lịch sử, văn hóa được lưu giữ trong các kho lưu trữ cũng có thêm điều kiện lan tỏa sâu rộng, đóng góp thiết thực cho sự phát triển của văn hóa và xã hội.