Chuyển đổi số để tạo bước tiến trong công tác tổ chức

Quy mô lớn, số lượng môn và nội dung thi đấu nhiều, địa điểm trải rộng khiến việc kết nối giữa Ban Tổ chức, các tiểu ban, bộ môn, đoàn thể thao và lực lượng trực tiếp làm nhiệm vụ trở thành yêu cầu quan trọng. Trong điều kiện đó, chuyển đổi số đang được đặt vào vị trí quan trọng trong phương án vận hành Đại hội.

Sở VHTT TP.HCM vừa tổ chức Hội nghị tập huấn sử dụng hệ thống phần mềm và cổng thông tin phục vụ Đại hội Thể thao toàn quốc lần thứ X năm 2026

Từ quản lý truyền thống đến vận hành trên nền tảng số

Hệ thống phần mềm và cổng thông tin phục vụ Đại hội được xây dựng nhằm số hóa các quy trình quản lý, điều hành; cập nhật, tổng hợp và khai thác dữ liệu trên một hệ thống thống nhất. Từ thông tin vận động viên, đơn vị tham dự, lịch thi đấu, kết quả, bảng xếp hạng đến các nội dung điều hành chuyên môn đều được đưa vào quy trình quản lý điện tử.

Hệ thống cũng có các chức năng phân quyền người sử dụng, theo dõi tiến độ công việc, quản lý vé, mã QR, kiểm soát truy cập, cập nhật tin tức và các tiện ích tương tác với người hâm mộ.

Đáng chú ý, cổng thông tin còn được xác định là kênh chính thức để các đoàn thể thao, lực lượng chuyên môn, cơ quan báo chí và người hâm mộ tra cứu thông tin. Vì thế dữ liệu từ mỗi bộ môn không còn là thông tin riêng lẻ, mà trở thành một phần của hệ thống dữ liệu chung phục vụ cả điều hành và công bố thông tin.

Phó Giám đốc Sở VHTT TP.HCM Nguyễn Nam Nhân nhìn nhận, ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số vào quản lý thông tin, kết quả thi đấu và các hệ thống chuyên môn là yêu cầu hết sức quan trọng.

Để công nghệ thực sự phát huy hiệu quả, lực lượng chuyên môn phải được trang bị kỹ năng, nắm chắc quy trình và có khả năng vận hành hệ thống thuận tiện, hiệu quả trong thực tế.

Xa hơn, theo ông Nguyễn Nam Nhân, việc ứng dụng công nghệ còn hướng tới nâng cao chất lượng tổ chức, đưa Đại hội trở thành sự kiện có sức lan tỏa rộng rãi đến người dân, góp phần thúc đẩy phong trào thể dục thể thao, nâng cao nhận thức về rèn luyện thể chất và đóng góp cho sự phát triển kinh tế - xã hội.

Quan điểm này cho thấy, vấn đề cốt lõi của chuyển đổi số trong tổ chức Đại hội là công nghệ chỉ thực sự tạo ra giá trị khi đi cùng sự thay đổi trong cách vận hành và trách nhiệm của con người.

Công nghệ hiện đại, con người phải làm chủ

Ông Nguyễn Nam Nhân đặc biệt lưu ý, dữ liệu của từng môn thi đấu là một phần cấu thành hệ thống dữ liệu chung của toàn Đại hội. Chỉ một khâu cập nhật chậm, sai hoặc thiếu thông tin cũng có thể ảnh hưởng đến tổng hợp kết quả, công bố thông tin và hoạt động điều hành.

Bởi vậy, những người trực tiếp sử dụng hệ thống không chỉ cần biết thao tác, mà phải hiểu rõ trách nhiệm đối với dữ liệu mình đưa vào.

Đây cũng là điểm khác biệt căn bản khi chuyển từ phương thức quản lý truyền thống sang vận hành số. Một kết quả thi đấu sau khi được xác nhận phải được cập nhật chính xác, từ đó phục vụ bảng xếp hạng, công tác điều hành, truyền thông và nhu cầu tra cứu.

Khi dữ liệu trở thành mắt xích kết nối toàn bộ Đại hội, yêu cầu về tính chính xác và kỷ luật vận hành cũng phải được nâng lên tương ứng.

Thực tế kiểm thử cho thấy đây là bài toán không đơn giản. Hơn 270 đại biểu, học viên thuộc các lực lượng khác nhau đã tham gia thực hành trên môi trường thử nghiệm.

Gần 100 ý kiến góp ý, đề xuất điều chỉnh được ghi nhận, tập trung vào quy trình nhập liệu, lịch và kết quả thi đấu, biểu mẫu chuyên môn, phân quyền tài khoản, giao diện sử dụng cũng như những yêu cầu đặc thù của từng môn.

Mỗi môn thể thao có điều lệ, thể thức, cách xác định thành tích và biểu mẫu chuyên môn khác nhau. Do đó, hệ thống vừa phải bảo đảm tính thống nhất trong quản lý chung, vừa đáp ứng đặc thù của từng môn.

Khi Đại hội diễn ra, nhiều môn tại nhiều địa điểm sẽ đồng thời cập nhật và khai thác dữ liệu, đặt ra yêu cầu cao về độ ổn định của hệ thống, đường truyền, thiết bị cũng như khả năng hỗ trợ kỹ thuật.

Việc nhận diện những vấn đề này ngay trong quá trình kiểm thử, là cơ sở để tiếp tục hoàn thiện hệ thống trước khi vận hành chính thức. Ông Nguyễn Nam Nhân cũng đặt yêu cầu lực lượng kỹ thuật phải chủ động phối hợp với các bộ môn, kịp thời xử lý khó khăn, sự cố phát sinh; đồng thời các đơn vị cần tiếp tục phản ánh những điểm chưa phù hợp để hệ thống được điều chỉnh sát với thực tế.

Mục tiêu cuối cùng là hệ thống phần mềm và cổng thông tin phải bảo đảm ổn định, chính xác, đồng bộ, kịp thời và thuận tiện cho người sử dụng, đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành, chuyên môn và cung cấp thông tin phục vụ Đại hội.

Nếu thực hiện tốt, giá trị của chuyển đổi số tại Đại hội Thể thao toàn quốc lần thứ X sẽ không chỉ giới hạn trong một kỳ tranh tài. Hệ thống dữ liệu được chuẩn hóa, quy trình điện tử được kiểm nghiệm qua một sự kiện quy mô quốc gia cùng đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm vận hành có thể trở thành nền tảng cho việc tổ chức các Đại hội lớn sau này.

Một kỳ Đại hội hiện đại không chỉ được nhận diện qua cơ sở vật chất hay những kỷ lục trên sân đấu. Phía sau đó còn là khả năng kết nối con người, dữ liệu và các quy trình thành một hệ thống vận hành chính xác, thông suốt.

Nếu làm tốt, chuyển đổi số tại Đại hội lần thứ X có thể tạo ra bước tiến cho phương thức tổ chức và quản trị các sự kiện thể thao Việt Nam trong những năm tới.