Công chức chủ động để không trễ hẹn hồ sơ

Công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Sơn Kiên hướng dẫn người dân thực hiện các thủ tục hành chính. Ảnh: VĨ AN

Không ít lần khi người dân đến thực hiện TTHC thì hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc đường truyền mạng gặp sự cố. Nếu chờ hệ thống hoạt động trở lại mới tiếp nhận hồ sơ thì thời gian giải quyết sẽ kéo dài, ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân. Vì vậy, tại Trung tâm PVHCC xã Bình Sơn, mỗi khi phát sinh sự cố, cán bộ, công chức chuyển sang những phần việc có thể thực hiện trước, bảo đảm quá trình giải quyết hồ sơ không bị gián đoạn.

Anh Nguyễn Duy Thanh - Phó Giám đốc Trung tâm PVHCC xã Bình Sơn cho biết khi hệ thống bị lỗi, cán bộ, công chức vẫn tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, hướng dẫn người dân hoàn thiện giấy tờ, kiểm tra kỹ thành phần hồ sơ để khi hệ thống hoạt động trở lại có thể cập nhật ngay, không mất thêm thời gian bổ sung, chỉnh sửa. Đồng thời, trung tâm thường xuyên phối hợp với đơn vị kỹ thuật để khắc phục sự cố, tranh thủ xử lý hồ sơ ngay khi hệ thống được khôi phục, kể cả ngoài giờ hành chính.

Theo anh Thanh, điều quan trọng khi xảy ra sự cố không phải là chờ mạng có lại mà là không để công việc bị “đứng yên”. Trong thời gian chờ khắc phục, cán bộ, công chức tranh thủ rà soát tính hợp lệ của hồ sơ, đối chiếu thông tin, kiểm tra thành phần giấy tờ, hướng dẫn người dân bổ sung ngay những nội dung còn thiếu hoặc chưa đúng quy định. Những hồ sơ đầy đủ được phân loại, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để khi hệ thống hoạt động trở lại chỉ cần cập nhật dữ liệu, ký số và chuyển xử lý. Nhờ chuẩn bị kỹ ngay từ đầu, thời gian thao tác trên hệ thống được rút ngắn, góp phần hạn chế hồ sơ phát sinh trễ hạn.

Không để người dân thấp thỏm chờ đợi, công chức trực tiếp gọi điện thoại hoặc trao đổi về tình trạng hệ thống, thông báo tiến độ giải quyết hồ sơ và thời gian dự kiến trả kết quả. Những hồ sơ sắp đến hạn được theo dõi riêng để ưu tiên xử lý ngay sau khi hệ thống được khôi phục.

Nhiều người dân, nhất là người cao tuổi hoặc người ít sử dụng công nghệ vẫn chưa quen với việc nộp hồ sơ trực tuyến và sử dụng tài khoản định danh điện tử. Vì vậy, ngoài tiếp nhận hồ sơ, công chức trung tâm còn dành thời gian hướng dẫn người dân từng bước thao tác trên điện thoại, hỗ trợ đăng nhập tài khoản, kiểm tra thông tin và hoàn thiện hồ sơ ngay tại quầy. Việc hướng dẫn kỹ từ đầu giúp hạn chế hồ sơ phải bổ sung nhiều lần.

Từ ngày 15/1 đến 9/6, Trung tâm PVHCC xã Bình Sơn tiếp nhận 1.412 hồ sơ, trong đó 99,85% được tiếp nhận trực tuyến. Trung tâm đã giải quyết 1.399 hồ sơ, đạt 99,64%, trong đó có 1.373 hồ sơ giải quyết trước hạn. Đơn vị duy trì 100% số hóa hồ sơ đầu vào, đầu ra và 100% TTHC được thực hiện trên môi trường điện tử. Dù vẫn còn những thời điểm hệ thống dùng chung và đường truyền chưa ổn định, xảy ra tình trạng chậm phản hồi, lỗi đồng bộ dữ liệu hoặc gián đoạn kết nối, cán bộ, công chức trung tâm chủ động phối hợp với đơn vị kỹ thuật để khắc phục, đồng thời chuẩn bị sẵn các bước nghiệp vụ nhằm hạn chế thấp nhất ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết hồ sơ.

Tinh thần chủ động ấy cũng được duy trì tại xã Sơn Kiên. Theo chị Nguyễn Thị Bích Duyên - Phó Giám đốc Trung tâm PVHCC xã Sơn Kiên, đơn vị luôn quán triệt công chức thực hiện kỹ ngay từ khâu tiếp nhận hồ sơ. Mỗi hồ sơ đều được kiểm tra đầy đủ thành phần giấy tờ, hướng dẫn người dân bổ sung ngay nếu còn thiếu để tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình xử lý. Bên cạnh việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đơn vị xác định sự chủ động của cán bộ, công chức là yếu tố quyết định. “Khi hệ thống gặp sự cố, hồ sơ đã được chuẩn bị đầy đủ nên khi kết nối trở lại có thể cập nhật và giải quyết ngay, không mất thêm thời gian yêu cầu người dân bổ sung. Đây cũng là giải pháp giúp giảm áp lực cho cán bộ và hạn chế tối đa hồ sơ trễ hạn”, chị Duyên nói.

Đến thực hiện TTHC tại Trung tâm PVHCC xã Sơn Kiên, anh Lâm Văn Đạt cho biết: “Dù có lúc hệ thống gặp sự cố nhưng công chức vẫn hướng dẫn tận tình, tiếp nhận đầy đủ hồ sơ và thông báo rõ nguyên nhân, thời gian dự kiến trả kết quả. Nhờ được giải thích cụ thể, người dân yên tâm chờ đợi, không phải đi lại nhiều lần”.

Dù công nghệ ngày càng hỗ trợ hiệu quả cho cải cách hành chính nhưng yếu tố quyết định vẫn là tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức. Sự chủ động, linh hoạt trong từng tình huống góp phần bảo đảm hồ sơ của người dân được giải quyết đúng hẹn, đúng quy định, ngay cả khi hệ thống gặp sự cố.