Công chứng điện tử - Bước chuyển mình cần thiết của lĩnh vực công chứng

Ngày 01 tháng 7 năm 2025 khi Luật Công chứng sửa đổi 2024 chính thức có hiệu lực, cùng với Nghị định 104/2025/NĐ-CP và Thông tư 05/TT-BTP của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số nội dung của Luật Công chứng, khái niệm “công chứng điện tử” còn khá mới mẻ ngay cả đối với những công chứng viên nhiều kinh nghiệm, thì đã dần trở thành một giải pháp tất yếu và phù hợp với sự phát triển của lĩnh vực công chứng ở Việt Nam.

Công chứng điện tử sẽ trở thành một giải pháp tất yếu và phù hợp với sự phát triển của lĩnh vực công chứng ở Việt Nam.

Sự cấp thiết của công chứng điện tử

Trong các giao dịch liên quan đến bất động sản, ủy quyền hay giao dịch của doanh nghiệp, vai trò của văn phòng công chứng và các công chứng viên là cực kỳ quan trọng, góp phần chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp, bảo đảm an toàn về pháp lý cho các giao dịch dân sự. Tuy nhiên, với việc thực hiện theo phương thức công chứng truyền thống đã cho thấy một số rào cản, hạn chế về phạm vi công chứng giới hạn theo địa giới hành chính, thủ tục giấy tờ phức tạp, thời gian chờ đợi, chi phí lưu trữ hồ sơ…

Kinh nghiệm ở một số nước đã triển khai công chứng điện tử như: Pháp, Uzbekistan, Estonia, Liên bang Nga cho thấy công chứng điện tử là giải pháp không thể thiếu trong quá trình phát triển lĩnh vực công chứng. Tại Pháp, 98% văn bản công chứng tồn tại ở dạng văn bản điện tử. Tại Uzbekistan, công chứng điện tử được áp dụng để cung cấp dịch vụ cho công dân Uzbekistan trên phạm vi toàn thế giới. Dịch vụ công chứng là một mắt xích quan trọng trong trục liên thông dịch vụ công từ khâu ký kết hợp đồng đến nộp thuế, đăng ký tài sản…Thực tế ở nhiều nước phát triển cho thấy giải pháp công chứng điện tử đã góp phần quan trọng để giải quyết nhiều vấn đề cốt lõi như: rút ngắn thời gian, tăng độ chính xác, giảm thiểu rủi ro làm giả giấy tờ, tăng mức độ nhận diện, nâng cao chất lượng hành nghề công chứng và giúp các cơ quan quản lý hiệu quả hơn.

Sự thay đổi của lĩnh vực công chứng không chỉ đến từ quy định pháp lý, mà đến từ thực tiễn vận hành và nhu cầu cuộc sống. Khi công chứng viên có thể làm việc linh hoạt, khi dữ liệu không còn “nằm trong tủ hồ sơ”, khi người dân không còn phải đi lại nhiều lần để bổ sung giấy tờ, đó là lúc công nghệ thực sự phát huy vai trò hỗ trợ pháp lý một cách hiệu quả.

Kết nối công nghệ với nhu cầu thực tiễn

Từ căn cứ pháp lý về công chứng điện tử tại Luật Công chứng năm 2024, Công ty VTS và GTEL CTS đang đồng hành nghiên cứu và phát triển nền tảng công chứng điện tử - eNotaryID, đã kết nối trực tiếp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư qua Trung tâm RAR của Bộ Công an, đồng thời tích hợp xác thực sinh trắc học, chữ ký số từ xa và chứng thực bản sao điện tử. Đây là một trong những giải pháp được thiết kế riêng cho đặc thù nghiệp vụ công chứng Việt Nam đơn giản, bảo mật theo quy định pháp luật hiện hành.

Trong thời gian qua, từ khi Luật công chứng có hiệu lực, ở một số địa phương như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng hay Quảng Ninh có nhiều văn phòng công chứng đã mạnh dạn tiếp cận với các nền tảng số hóa nghiệp vụ công chứng, trong đó có ứng dụng eNotaryID, một giải pháp công chứng điện tử “Made in Vietnam”. “Chúng tôi không làm công nghệ, nhưng không thể đứng ngoài chuyển đổi số” - đó là chia sẻ rất thật của chị Nguyễn T.L, công chứng viên tại Hải Phòng. "Trước đây, mỗi hợp đồng cần photo đến 4-5 bản, lưu trữ hàng trăm hộp hồ sơ giấy mỗi năm, tốn diện tích và rủi ro mất mát. Từ khi dùng eNotaryID, tôi kiểm tra thông tin trên căn cước công dân gắn chip nhanh hơn, chính xác và có xác nhận của Bộ công an, xác thực được ảnh, chữ ký số... Tất cả đều lưu trên một hệ thống an toàn và có thể tra cứu bất cứ lúc nào.”

Không chỉ riêng Hải Phòng, các công chứng viên tại Lào Cai, Thái Nguyên, Đà Nẵng, Quảng Ninh… cũng đã có cơ hội tiếp cận và tập huấn trực tiếp với nền tảng eNotaryID thông qua các chương trình đào tạo do Công ty Cổ phần giải pháp Công nghệ thông tin và Viễn thông (VTS) chia sẻ. Bà Hoàng Thị Hạnh, Giám đốc công ty VTS chia sẻ: “Chúng tôi đi rất nhiều địa phương đến từng văn phòng công chứng để hỗ trợ các công chứng viên triển khai nghiệp vụ về công chứng điện tử, vì chúng tôi hiểu rằng, chuyển đổi số trong ngành công chứng không thể thực hiện nếu không bắt đầu từ những con người cụ thể, những văn phòng cụ thể”.

Nhiều văn phòng hiện nay không chỉ dùng công chứng điện tử như một “công cụ hỗ trợ” mà đang chuyển dần sang coi đó là “nền tảng làm việc chính”, là công cụ không thể thiếu trong công việc hàng ngày tại Văn phòng công chứng. Và trong dòng chảy đó, các giải pháp công nghệ của Việt Nam cùng chia sẻ, đồng hành thực hiện các nghiệp vụ công chứng chính là mảnh ghép cần thiết nhất để Luật công chứng đi vào đời sống.

Chuyển đổi số trong ngành công chứng là một chặng đường dài. Nhưng ngay từ hôm nay, các văn phòng công chứng hoàn toàn có thể bắt đầu với những bước đi nhỏ, thử nghiệm một nền tảng công chứng điện tử, tiếp cận tập huấn nghiệp vụ số, chia sẻ kinh nghiệm, cùng nhau thay đổi, chuyển mình bằng các giải pháp công nghệ, chuyển đổi số, bởi hơn ai hết, mỗi công chứng viên đều hiểu: giữ vững pháp lý là giữ vững niềm tin và trong một thế giới số, niềm tin ấy cũng cần được chuyển hóa bằng công nghệ.

Quang Minh