Đánh giá cán bộ: Đừng đợi cuối năm mới biết ai làm việc

Quy trình thì đầy đủ, hồ sơ cũng tròn trịa. Nhưng nếu ngay lúc đó hỏi một câu rất đơn giản – việc nào đã xong, việc nào đang chậm, việc nào đang tắc và tắc ở đâu – thì không phải lúc nào câu trả lời cũng hiện ra ngay.

Câu chuyện ấy cho thấy một điều: Đánh giá cán bộ không phải là chuyện thiếu quy trình. Điều còn thiếu nhiều khi lại là thước đo thực sự của công việc.

Trong quản trị hiện đại, đánh giá không chỉ để tổng kết. Đánh giá phải giúp nhìn thấy tình trạng vận hành của bộ máy ngay trong lúc nó đang chạy. Khi lãnh đạo có thể nhìn vào một bảng số liệu và biết ngay việc nào đang tiến triển, việc nào đang đình trệ, lúc đó đánh giá mới trở thành công cụ điều hành.

Từ cách nhìn ấy, tỉnh Cao Bằng đang xây dựng một hệ thống đánh giá cán bộ theo các chỉ số công việc – thường gọi là KPI – với mục tiêu rất cụ thể: mỗi tháng nhìn vào là biết việc gì đang chạy, việc gì đang chậm và việc gì đang tắc.

Ảnh minh họa

Thông điệp quản lý được đặt ra khá rõ: Họp không phải là mục tiêu. Báo cáo không phải là kết quả. Điều cần nhìn thấy là công việc có được giải quyết hay không.

KPI vì vậy không được hiểu như một khẩu hiệu quản trị. Trong thiết kế của hệ thống này, mỗi chỉ số đều gắn với một con số cụ thể, có nguồn dữ liệu và có thời điểm chốt số liệu. Những dữ liệu ấy không lấy từ báo cáo viết lại, mà lấy trực tiếp từ các hệ thống đang vận hành như phần mềm quản lý văn bản, hệ thống một cửa điện tử hay dữ liệu giải ngân đầu tư công.

Cách làm này nhằm khắc phục một tình trạng khá quen thuộc trong bộ máy hành chính: Báo cáo thì trôi chảy nhưng sản phẩm công việc lại không hiện ra rõ ràng.

Hệ thống đánh giá được tổ chức theo ba trụ.

Trụ thứ nhất là kết quả nhiệm vụ. Đây là phần quan trọng nhất của đánh giá. Câu hỏi đặt ra rất thẳng: nhiệm vụ được giao đã hoàn thành hay chưa, hoàn thành đúng hạn hay không, chất lượng công việc ra sao.

Những con số như tỷ lệ nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn, số nhiệm vụ quá hạn, chất lượng tham mưu, tỷ lệ giải quyết thủ tục hành chính hay tiến độ giải ngân đầu tư công đều được theo dõi thường xuyên. Khi nhiệm vụ bị kéo dài, khi hồ sơ phải trả lại nhiều lần vì chất lượng kém hay khi dự án chậm giải ngân, tất cả đều hiện ra qua dữ liệu.

Nếu trụ thứ nhất trả lời câu hỏi “đã làm xong hay chưa”, thì trụ thứ hai nhìn vào hiệu quả của công việc. Không ít điểm nghẽn trong quản lý nhà nước không nằm ở chủ trương mà nằm ở khâu thực hiện. Những việc tưởng chừng rất cụ thể như chuẩn bị đầu tư dự án, giải phóng mặt bằng hay xử lý hồ sơ đất đai lại có thể làm chậm cả một dự án.

Vì vậy hệ thống theo dõi cả những chỉ số phản ánh quá trình tháo gỡ vướng mắc. Bao nhiêu vướng mắc của dự án được xử lý, tiến độ giải phóng mặt bằng ra sao, hồ sơ đất đai mất bao lâu để giải quyết, người dân và doanh nghiệp phản ánh điều gì khi làm thủ tục – những dữ liệu này giúp nhận diện chính xác nơi nào đang làm tốt và nơi nào đang trở thành điểm nghẽn.

Trụ thứ ba liên quan đến kỷ luật và uy tín công vụ. Nhiều vấn đề trong bộ máy hành chính không xuất phát từ năng lực chuyên môn mà từ kỷ luật công vụ lỏng lẻo. Vì vậy hệ thống theo dõi cả những chỉ số như kỷ luật thời hạn trả lời văn bản, việc tiếp dân và xử lý kiến nghị.

Một chi tiết đáng chú ý là chỉ số “họp ra việc”. Sau mỗi cuộc họp phải có kết luận rõ ràng, có việc phải làm, có người chịu trách nhiệm và có thời hạn hoàn thành. Nếu cuộc họp kết thúc mà không để lại những đầu việc cụ thể, thì cuộc họp đó về bản chất không tạo ra giá trị quản trị.

Để tránh hệ thống chỉ tồn tại trên giấy, tám chỉ số cảnh báo đỏ được đưa vào theo dõi thường xuyên. Đó là những dấu hiệu dễ nhận thấy nhất của sự trì trệ: nhiệm vụ quá hạn trên 30 ngày, hồ sơ tham mưu bị trả lại nhiều lần, dự án giải ngân bằng không trong quý, điểm nghẽn giải phóng mặt bằng tồn đọng, hồ sơ đất đai quá hạn, thủ tục hành chính trễ hạn do lỗi chủ quan, phản ánh nhũng nhiễu chưa được xử lý và các cuộc họp không có đầu ra công việc.

Chỉ cần nhìn vào những chỉ số này, lãnh đạo có thể nhận ra ngay những nơi đang có vấn đề trong hệ thống điều hành.

Tất nhiên, một hệ thống KPI chỉ có ý nghĩa khi dữ liệu là dữ liệu thật. Vì vậy mỗi chỉ số đều xác định rõ nguồn dữ liệu, đơn vị chịu trách nhiệm và thời điểm chốt số liệu. Dữ liệu được chốt theo tháng và tổng hợp thành bảng điều hành chung của tỉnh. Bảng này cho phép nhìn nhanh tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ của từng cơ quan, danh sách nhiệm vụ quá hạn và tình trạng các chỉ số cảnh báo.

Nhìn bên ngoài, có thể nhiều người sẽ nghĩ hệ thống KPI khiến bộ máy phải làm thêm việc. Nhưng mục tiêu của nó lại ngược lại: giảm báo cáo hình thức. Thay vì những bản báo cáo dài nhiều trang, lãnh đạo chỉ cần nhìn vào những con số phản ánh trực tiếp tình trạng vận hành của bộ máy.

Nếu được vận hành nghiêm túc, cách làm này có thể thay đổi khá nhiều cách đánh giá cán bộ trong khu vực công. Khi đó, việc đánh giá không còn dựa chủ yếu vào nhận xét định tính hay số lượng cuộc họp, mà dựa vào kết quả công việc.

Một bộ máy không thể vận hành tốt nếu chỉ đo nỗ lực. Bộ máy chỉ thay đổi khi buộc phải đo kết quả. Và khi mọi việc đều hiện ra bằng dữ liệu, người làm được việc sẽ được nhìn thấy, còn sự trì trệ cũng không còn chỗ để ẩn mình. Trong quản trị nhà nước, báo cáo có thể viết đẹp. Nhưng kết quả công việc thì không thể viết thay cho số liệu.

An Hải