Doanh nghiệp, người lao động cần lưu ý gì khi ký hợp đồng lao động điện tử?

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy

Theo Nghị định số 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử. Loại hợp đồng này có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ các quy định về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân và lưu trữ. Hợp đồng phải được gửi cho cả người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.

Quy định này tạo cơ sở pháp lý để doanh nghiệp và người lao động thực hiện giao kết, quản lý hợp đồng trên môi trường số. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của hợp đồng không chỉ phụ thuộc vào việc các bên có thao tác ký trên một nền tảng điện tử hay không, mà còn phải bảo đảm đúng chủ thể, quy trình và điều kiện theo quy định.

Kiểm tra kỹ nội dung và người có thẩm quyền ký

Trước khi ký, người lao động cần đọc kỹ các điều khoản, đặc biệt là những nội dung liên quan trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Theo Điều 21 Bộ luật Lao động năm 2019, hợp đồng lao động cần thể hiện những nội dung chủ yếu như: công việc và địa điểm làm việc; thời hạn hợp đồng; mức lương, hình thức và thời hạn trả lương; chế độ nâng bậc, nâng lương; thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trang bị bảo hộ lao động; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.

Người lao động nên đối chiếu các thông tin cá nhân, chức danh, công việc, mức lương, phụ cấp và các thỏa thuận khác với nội dung đã trao đổi trước đó. Không nên ký khi hợp đồng còn bỏ trống nội dung quan trọng, có điều khoản chưa rõ hoặc khác với thỏa thuận giữa hai bên.

Về phía doanh nghiệp, cần bảo đảm người ký hợp đồng đúng thẩm quyền. Điều 18 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định về thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động của người lao động và người sử dụng lao động. Trường hợp người ký thay mặt doanh nghiệp, cần kiểm tra căn cứ ủy quyền và phạm vi được ủy quyền, tránh phát sinh tranh chấp về thẩm quyền giao kết.

Ảnh minh họa. Nguồn : ITN

Không phải nền tảng điện tử nào cũng đủ điều kiện

Một điểm đáng chú ý của Nghị định 337/2025/NĐ-CP là quy định riêng các điều kiện đối với hệ thống eContract, người sử dụng lao động, người lao động và nhà cung cấp dịch vụ.

Cụ thể, theo khoản 1 Điều 6, hệ thống eContract phải có phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng quy định; có biện pháp bảo mật, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, lưu trữ và khả năng tra cứu hợp đồng. Hệ thống cũng phải có chức năng định danh, xác thực danh tính các bên, xác nhận sự đồng ý với nội dung hợp đồng, chứng thực hợp đồng điện tử và thực hiện các chức năng kỹ thuật liên quan theo quy định.

Khoản 2 Điều 6 đặt ra điều kiện đối với người sử dụng lao động và người lao động, trong đó có yêu cầu về giấy tờ định danh, chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo pháp luật về giao dịch điện tử.

Trong khi đó, theo khoản 3 Điều 6, nhà cung cấp eContract phải đáp ứng các điều kiện về kỹ thuật, thực hiện xác thực danh tính bằng phương thức sinh trắc học và có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy đối với dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định.

Như vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp eContract đáp ứng điều kiện tại khoản 3 Điều 6; đồng thời bảo đảm hệ thống giao kết và người đại diện, người lao động đáp ứng các điều kiện tương ứng tại khoản 1, khoản 2 Điều này. Việc chỉ sử dụng một phần mềm ký văn bản trực tuyến hoặc gửi hợp đồng qua thư điện tử không đồng nghĩa với việc đã hoàn thành quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định.

Khi nào hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực?

Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian được gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu vào hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Đáng lưu ý, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID) theo quy định của Bộ Nội vụ. Đây là trách nhiệm của nhà cung cấp dịch vụ, không phải nghĩa vụ mà doanh nghiệp hoặc người lao động phải tự thực hiện.

Sau khi ký, người lao động cần lưu giữ bản hợp đồng điện tử được gửi đến, kiểm tra khả năng mở, tải xuống và tra cứu khi cần thiết. Doanh nghiệp cũng cần tổ chức lưu trữ, bảo đảm dữ liệu hợp đồng có thể truy xuất, đối chiếu trong quá trình quản lý lao động hoặc khi phát sinh tranh chấp.

Trường hợp sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng đã giao kết bằng phương thức điện tử, các bên cần thực hiện theo quy định tại Điều 9 Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Phụ lục hợp đồng, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt phải được gắn cùng mã ID của hợp đồng để bảo đảm tính thống nhất và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch.

Ba mốc thời gian cần đặc biệt lưu ý

Việc triển khai hợp đồng lao động điện tử hiện có một số quy định chuyển tiếp theo Nghị quyết số 44/2026/NQ-CP ngày 30/10/2026 của Chính phủ. Doanh nghiệp và người lao động cần phân biệt rõ ba mốc thời gian sau:

Thứ nhất, chậm nhất ngày 15/12/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được vận hành chính thức. Nghị quyết 44/2026/NQ-CP quy định tạm dừng vận hành chính thức nền tảng cho đến khi có nhà cung cấp eContract đáp ứng điều kiện tại khoản 3 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP và hoàn thành thủ tục kết nối, nhưng thời hạn cuối cùng không muộn hơn ngày 15/12/2026.

Thứ hai, đến hết ngày 31/12/2026, một số nhà cung cấp eContract được tiếp tục cung cấp dịch vụ trong thời gian chờ kết nối. Cơ chế này chỉ áp dụng đối với nhà cung cấp đã cung cấp dịch vụ giao kết hợp đồng lao động điện tử trước ngày 1/7/2026 nhưng đến ngày 1/7/2026 chưa hoàn thành kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Không phải mọi nhà cung cấp chưa kết nối đều đương nhiên thuộc diện được áp dụng.

Các hợp đồng được giao kết trong thời gian chờ kết nối theo trường hợp nêu trên vẫn có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và được thực hiện theo pháp luật lao động, pháp luật giao dịch điện tử đến hết thời hạn hợp đồng. Việc cấp mã định danh (ID) đối với các hợp đồng này được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, tương tự hợp đồng lao động điện tử giao kết trước ngày 1/7/2026.

Thứ ba, từ ngày 1/1/2027, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử phải bảo đảm đầy đủ điều kiện, phương thức quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Ba mốc thời gian trên có ý nghĩa khác nhau: ngày 15/12/2026 là hạn vận hành chính thức nền tảng; ngày 31/12/2026 là thời điểm kết thúc cơ chế tiếp tục cung cấp dịch vụ đối với nhóm nhà cung cấp đủ điều kiện chuyển tiếp; còn ngày 1/1/2027 là thời điểm phải thực hiện đầy đủ điều kiện, phương thức giao kết theo Điều 6 Nghị định 337.

Chủ động bảo vệ dữ liệu và quyền lợi khi giao kết

Bên cạnh việc kiểm tra nội dung và quy trình ký, người lao động cần thận trọng khi cung cấp giấy tờ định danh, thông tin cá nhân và thực hiện xác thực trên nền tảng điện tử. Chỉ nên thao tác trên hệ thống, đường dẫn do doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ xác nhận; không chia sẻ mã xác thực, thông tin đăng nhập hoặc phương tiện ký số cho người khác.

Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng quy định, có phương án bảo mật, lưu trữ và khôi phục dữ liệu; đồng thời thông tin rõ cho người lao động về cách nhận, tra cứu, tải và lưu giữ hợp đồng. Việc sử dụng hợp đồng điện tử không làm thay đổi trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc bảo đảm các quyền lợi theo pháp luật lao động.

Hợp đồng lao động điện tử giúp giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian giao kết và thuận tiện hơn trong quản trị nhân sự. Tuy nhiên, để hình thức này thực sự bảo đảm quyền lợi của các bên, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng điều kiện kỹ thuật và pháp lý, còn người lao động không nên xem thao tác ký trực tuyến là thủ tục hình thức mà cần đọc, hiểu và lưu giữ đầy đủ hợp đồng trước khi xác nhận.