Doanh nghiệp xuất khẩu thực phẩm sang Trung Quốc cần cập nhật hệ thống CIFER

Dưới đây là những điểm then chốt doanh nghiệp cần nắm để tránh sai sót ngay từ bước đầu.

Xác định mình thuộc nhóm nào?

Trước khi tạo tài khoản hay chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm của mình thuộc nhóm đăng ký nào, vì đây là yếu tố quyết định toàn bộ quy trình.

Doanh nghiệp sản xuất thuộc 18 nhóm sản phẩm gồm thịt và các sản phẩm thịt, thủy sản, sản phẩm sữa, trứng, yến sào, sản phẩm từ ngành ong, dầu mỡ thực phẩm, ngũ cốc, mỳ/bánh có nhân, rau tươi và rau sấy, các loại hạt, quả khô, gia vị, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm cho chế độ ăn đặc biệt, hạt cà phê và ca cao chưa rang, bột ngũ cốc và mạch nha, ruột sấy, bắt buộc phải đăng ký thông qua cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam trước khi hồ sơ được đề xuất lên Tổng cục Hải quan Trung Quốc (GACC).

Các sản phẩm ngoài 18 nhóm trên, như đường, bánh kẹo, trà, đồ uống,.. được phép tự đăng ký trực tiếp với GACC mà không cần qua trung gian.

Nếu doanh nghiệp có cả hai nhóm sản phẩm, không cần tạo hai tài khoản. Thay vào đó, liên hệ cơ quan có thẩm quyền để xác thực và nâng cấp tài khoản hiện có. Mỗi doanh nghiệp chỉ được phép có một tài khoản duy nhất trên hệ thống.

Hạt cà phê chưa rang bắt buộc phải đăng ký thông qua cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam trước khi hồ sơ được đề xuất lên Tổng cục Hải quan Trung Quốc (GACC).

3 thông tin không thể sửa trên tài khoản

Hệ thống CIFER hoạt động trên trình duyệt tại địa chỉ https://cifer.singlewindow.cn, hỗ trợ giao diện tiếng Anh. Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu: Windows 7/10 và Chrome phiên bản 50 trở lên.

Với nhóm tự đăng ký, chọn "Create an account" ngay trên trang đăng nhập và điền đầy đủ thông tin. Sau khi tạo xong, hệ thống sẽ yêu cầu bổ sung mã đăng ký tại quốc gia xuất xứ, bước này bắt buộc phải hoàn tất trước khi sử dụng được các chức năng khác.

Doanh nghiệp cần lưu ý có 3 thông tin không thể thay đổi sau khi tài khoản được tạo, gồm tên người dùng, quốc gia/vùng lãnh thổ và mã đăng ký quốc gia. Một sai sót ở đây đồng nghĩa với việc phải liên hệ lại từ đầu với cơ quan có thẩm quyền.

Đừng để bị từ chối vì thiếu tài liệu khi nộp hồ sơ

Hồ sơ đăng ký gồm 4 phần: thông tin cơ bản của doanh nghiệp, thông tin liên quan đến sản xuất, danh mục kiểm tra và cam kết, tài liệu đính kèm.

Các tài liệu thường bắt buộc gồm: giấy phép sản xuất do cơ quan có thẩm quyền nước xuất xứ cấp; cam kết của doanh nghiệp theo mẫu tải từ hệ thống, phải ký tên, đóng dấu và scan tải lên; sơ đồ quy trình chế biến. Tùy từng nhóm sản phẩm, hệ thống có thể yêu cầu thêm ảnh thực tế sản phẩm, hồ sơ xuất khẩu 3 lần gần nhất hoặc biên bản kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền trong vòng 1 năm.

Một quy tắc quan trọng khi hồ sơ bị từ chối không được chỉnh sửa để nộp lại, mà doanh nghiệp buộc phải lập hồ sơ hoàn toàn mới. Vì vậy, cần tận dụng bước "Preview" để kiểm tra toàn bộ nội dung trước khi nhấn "Submit".

Một lưu ý quan trọng nữa là doanh nghiệp đừng để hết hạn mới lo gia hạn đăng ký. Bởi vì đăng ký trên CIFER có thời hạn. Khi còn từ 3 đến 6 tháng trước ngày hết hạn, doanh nghiệp mới được phép nộp hồ sơ gia hạn. Sau khi được phê duyệt, thời hạn sẽ được cộng thêm 5 năm tính từ ngày hết hạn hiện tại.

Hệ thống sẽ tự động hiển thị cảnh báo trong 6 tháng cuối. Tuy nhiên, nếu đang có hồ sơ gia hạn, hủy đăng ký hoặc thu hồi chưa xử lý xong, hệ thống sẽ khóa không cho nộp thêm. Đây là một điểm dễ bị động nếu không theo dõi sát lịch.

Theo dõi tình trạng hồ sơ và xử lý khi bị trả về

Toàn bộ hồ sơ có thể tra cứu qua chức năng "Integrated Query – Application Form Query". Có hai trạng thái doanh nghiệp cần phân biệt rõ:

Nếu hồ sơ ở trạng thái "Supplementation and correction by enterprise", tức bị trả về để bổ sung thì doanh nghiệp được chỉnh sửa và nộp lại trên chính hồ sơ đó, không cần lập mới.

Nếu hồ sơ ở trạng thái "Unapproved", tức bị GACC từ chối thì doanh nghiệp bắt buộc phải lập hồ sơ mới hoàn toàn.

Trường hợp mã đăng ký bị chuyển sang trạng thái "Suspended" (tạm đình chỉ nhập khẩu) hoặc "Rectification" (yêu cầu khắc phục), hàng hóa liên quan sẽ không được thông quan. Doanh nghiệp phải hoàn thành khắc phục trong thời hạn GACC quy định, nếu không hệ thống sẽ tự động khởi động thủ tục hủy đăng ký.