Giải thể doanh nghiệp: thủ tục vẫn 'tắc' ở cơ quan thuế

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Thông tư 86/2024/TT-BTC, thủ tục giải thể doanh nghiệp được quy định với ba bước cơ bản: (i) Thông báo giải thể đến cơ quan đăng ký kinh doanh; (ii) Chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại cơ quan thuế; và (iii) Hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy phần lớn hồ sơ bị ách tắc ở bước làm việc với cơ quan thuế.

“Tắc nghẽn” kéo dài với thủ tục thuế

Theo quy định, khi giải thể, doanh nghiệp phải hoàn tất các nghĩa vụ thuế như xử lý hóa đơn, hồ sơ khai thuế, thuế giá trị gia tăng (GTGT) chưa khấu trừ và xác nhận nghĩa vụ xuất nhập khẩu (nếu có(1).

Đối với các trường hợp cần kiểm tra quyết toán thuế tại trụ sở, thời gian xử lý kéo dài là điều có thể hiểu được do cần rà soát đầy đủ nghĩa vụ phát sinh. Tuy nhiên, điều bất cập là ngay cả doanh nghiệp không phát sinh doanh thu, chưa từng sử dụng hóa đơn - thuộc diện không phải kiểm tra thuế tại trụ sở(2) thì hồ sơ vẫn mất nhiều tháng, thậm chí cả năm để được xử lý.

Bất cập trong thực thi và thực tế

Trong một vụ việc cụ thể, doanh nghiệp đã nộp đầy đủ hồ sơ giải thể từ hơn một năm trước nhưng không được xử lý, dù đã chủ động liên hệ nhiều lần. Doanh nghiệp này không phát sinh doanh thu, chưa sử dụng hóa đơn kể từ khi thành lập đến thời điểm giải thể, thuộc diện không phải kiểm tra thuế tại trụ sở. Chỉ đến khi doanh nghiệp gửi đơn khiếu nại, cán bộ mới liên hệ và xử lý hồ sơ trong... một ngày. Đáng tiếc hơn, trước khi được xử lý, doanh nghiệp còn bị gợi ý “rút đơn” và “chi thêm chi phí cà phê”.

Tuy vậy, cũng cần ghi nhận rằng có các cơ quan thuế thực hiện đúng quy trình và thời hạn. Hồ sơ được tiếp nhận, phản hồi kịp thời, hướng dẫn rõ ràng từng bước và xử lý dứt điểm, không để doanh nghiệp rơi vào tình trạng chờ đợi.

Nhiều quy định đã rõ, nhưng chưa đi vào thực tiễn

Theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, cơ quan thuế có trách nhiệm ban hành Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế trong thời hạn ba ngày làm việc, kể từ khi người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, thời điểm được coi là đã “hoàn thành nghĩa vụ thuế” trên thực tế lại không dễ xác định, bởi việc này một phần còn phụ thuộc vào quá trình kiểm tra, rà soát và xác nhận hồ sơ của cán bộ thuế.

Bên cạnh đó, thông tư cũng có quy định về việc gửi đề nghị cơ quan hải quan xác nhận nghĩa vụ thuế xuất nhập khẩu trong vòng ba ngày làm việc kể từ ngày ban hành thông báo ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Tuy nhiên, thực tế có không ít trường hợp cán bộ thuế lại yêu cầu doanh nghiệp tự đi xác nhận, gây phát sinh thủ tục trái quy định(3).

Ngay cả khi nghĩa vụ thuế đã hoàn tất, doanh nghiệp cũng có thể bị vướng lại do thông tin không được cập nhật kịp thời trên Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế. Điều này khiến doanh nghiệp không thể tiếp tục nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh, buộc phải mất thêm từ 5-10 ngày làm việc để bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ - chỉ vì một cập nhật lẽ ra có thể hoàn tất trong cùng ngày(4).

Bị động, rủi ro và tổn thất không đáng có!

Việc chậm trễ xử lý hồ sơ giải thể không chỉ kéo dài thời gian chấm dứt hoạt động, mà còn khiến doanh nghiệp phát sinh chi phí, lãng phí thời gian không cần thiết. Trong thời gian chờ đợi, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với nguy cơ bị xác định là chưa hoàn tất nghĩa vụ pháp lý, làm ảnh hưởng đến uy tín của người đại diện.

Gần đây, Tổng cục Thuế đã ra Thư ngỏ khuyến nghị doanh nghiệp chủ động hoàn tất thủ tục giải thể. Tuy nhiên, thực tế cho thấy vướng mắc chủ yếu nằm ở khâu thực thi. Có doanh nghiệp chủ động cung cấp hồ sơ nhưng vẫn bị kéo dài xử lý. Ngược lại, cũng có trường hợp chỉ nộp thông báo đang làm thủ tục để chuyển trạng thái “đang làm thủ tục giải thể”, nhưng không tiếp tục bổ sung hồ sơ để kiểm tra, khiến quá trình giải thể bị bỏ ngỏ.

Kiến nghị hoàn thiện cơ chế giải thể

Từ những bất cập nêu trên, có thể thấy việc hoàn thiện cơ chế xử lý thủ tục giải thể là cần thiết. Trước hết, pháp luật cần quy định thời hạn cụ thể để cơ quan thuế xử lý hồ sơ chấm dứt mã số thuế, áp dụng cho cả trường hợp có và không kiểm tra tại trụ sở. Thời hạn rõ ràng sẽ giúp kiểm soát tiến độ và tránh tình trạng hồ sơ bị “treo” vô thời hạn.

Bên cạnh đó, nghĩa vụ mà cơ quan thuế phải thực hiện - như gửi văn bản đề nghị cơ quan hải quan xác nhận tình trạng thuế xuất nhập khẩu theo Thông tư 86/2024/TT-BTC - cần được triển khai đúng quy định và đúng thời hạn. Việc cán bộ yêu cầu doanh nghiệp “tự xác nhận” là sai quy trình và gây áp lực hành chính không cần thiết.

Ngoài ra, cần tăng cường kết nối dữ liệu giữa cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh, nhằm cập nhật kịp thời tình trạng nghĩa vụ thuế, tránh phát sinh thêm thủ tục chỉ vì hệ thống chưa đồng bộ.

Cuối cùng, nên có cơ chế ràng buộc trách nhiệm cá nhân đối với cán bộ xử lý hồ sơ và doanh nghiệp nộp hồ sơ. Với cơ quan thuế, trách nhiệm là xử lý hồ sơ đúng hạn, minh bạch. Còn với doanh nghiệp, cần nghiêm túc trong việc cung cấp đầy đủ hồ sơ, tránh tình trạng nộp sơ sài chỉ để hệ thống ghi nhận đang làm thủ tục giải thể rồi bỏ ngỏ không tiếp tục, gây khó khăn cho việc theo dõi và xử lý.

Kết luận

Giải thể doanh nghiệp là quyền hợp pháp, cần được bảo đảm thực hiện minh bạch, đúng luật và đúng thời hạn. Không nên để tình trạng “muốn giải thể cũng không được phép” trở thành thực tế phổ biến trong môi trường hành chính.

Việc cải thiện chất lượng phục vụ không chỉ đến từ phía cơ quan quản lý, mà cũng đòi hỏi sự nghiêm túc từ doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chủ động hoàn thiện đầy đủ hồ sơ, thay vì chỉ nộp thông báo để chuyển trạng thái rồi để hồ sơ “treo”; trong khi đó, cơ quan thuế phải đảm bảo xử lý hồ sơ đúng thời hạn, minh bạch và đúng quy định.

(*) Công ty Luật TNHH Nghiệp Thành

(1) Điều 16 Thông tư 86/2024/TT-BTC

(2) Điều 72.1.(b) Thông tư 80/2021/TT-BTC

(3) Điều 16.1.a.(a.4) Thông tư 86/2024/TT-BTC

(4) Điều 16.1.b.(b.2) Thông tư 86/2024/TT-BTC

Nguyễn Linh Chi (*)